Hiện nay, không ít doanh nghiệp gặp phải trường hợp hóa đơn đầu vào cao hơn đầu ra. Tình trạng này nếu không được cân đối, xử lý sẽ rất dễ dẫn tới nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Thậm chí, doanh nghiệp có thể bị xử phạt bởi cơ quan thuế.

DN gặp nhiều rủi ro khi bị chênh lệch hóa đơn.

1. Phân biệt hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra

Trước khi tìm hiểu về lý do và rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi để mất cân đối hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra, bạn và doanh nghiệp nên phân biệt rõ hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra, nhằm tránh những nhầm lẫn đáng tiếc có thể xảy ra.

Người dùng cần phân biệt rõ HĐ đầu vào và HĐ đầu ra.

Theo đó, hóa đơn đầu vào được hiểu là loại hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,... phục vụ cho doanh nghiệp.
Trái lại, hóa đơn đầu ra là hóa đơn được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định pháp luật.
Đối với trường hợp hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra ở dạng hóa đơn điện tử thì sẽ bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử.

2. Vì sao xảy ra tình trạng hóa đơn đầu vào cao hơn đầu ra?

Thực tế, có nhiều lý do dẫn tới tình trạng mất cân bằng hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra:
- Doanh nghiệp làm mất hoặc không lưu lại các hóa đơn đầu vào không dùng để kê khai, khấu trừ thuế;
- Doanh nghiệp không xuất hóa đơn đầu ra khi bán hàng hóa, dịch vụ vì khách hàng là cá nhân không muốn lấy hóa đơn. Trong khi đó, các hóa đơn đầu vào rất đầy đủ. Tình trạng này nếu xảy ra nhiều sẽ gây nên trạng thái mất cân bằng hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra. Cụ thể hơn là dẫn tới tình trạng hóa đơn đầu vào cao hơn đầu ra.

3. Những rủi ro doanh nghiệp gặp phải khi hóa đơn đầu vào và đầu ra mất cân đối

Doanh nghiệp bị kê khai sai thực tế vì chênh lệch HĐ.

Khi xảy ra thực trạng mất cân bằng về hóa đơn, cụ thể hơn là hóa đơn đầu vào cao hơn hóa đơn đầu ra thì trong báo cáo kê khai của doanh nghiệp sẽ có thể dẫn tới những trường hợp sau:
- Doanh nghiệp sẽ báo lỗ trên thuế khi doanh thu trên hóa đơn đầu ra bị ít hơn hóa đơn đầu vào;
- Hóa đơn, số liệu kê khai, thống kê của doanh nghiệp sẽ chênh lệch, không đúng với thực tế.
Với các trường hợp trên, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra và yêu cầu doanh nghiệp giải thích về lượng hàng hóa trong kho so với báo cáo Thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải giải trình về số lượng kê khai thực tế so với số lượng kê khai xuất hóa đơn. Khi này, doanh nghiệp khó có thể giải trình để số liệu kê khai khớp với số liệu thực tế, việc bị xử phạt là không thể tránh khỏi.
Như vậy, việc thiếu sát sao trong ghi nhận hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào sẽ dẫn tới sự chênh lệch, mất cân bằng hóa đơn; đồng thời khiến các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro: Bị cơ quan thuế thanh, kiểm tra; bị xử phạt về việc trốn thuế và báo cáo sai sự thật. Hơn thế, điều này còn dễ khiến doanh nghiệp mất uy tín với các đối tác trên thị trường kinh doanh.
>> Tham khảo: Hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào chưa kê khai.

4. Cách khắc phục

Để tránh hoặc khắc phục vấn đề mất cân bằng hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra, các doanh có thể áp dụng một trong hai cách dưới đây:

4.1. Đảm bảo kê khai đầy đủ hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra so với thực tế

Đây được xem là phương án đơn giản và dễ thực hiện nhất. Theo đó, doanh nghiệp phải nhận đầy đủ hóa đơn đầu vào và xuất đầy đủ hóa đơn đầu ra theo đúng thực tế kinh doanh. Khi này, việc chênh lệch, mất cân bằng hóa đơn đầu vào và đầu ra là không thể xảy ra.

DN cần kê khai đầu đủ các HĐ đầu vào và đầu ra.

Không những thế, việc ghi nhận đầy đủ hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra sẽ góp phần đảm bảo cho mọi chi phí trong doanh nghiệp đều được kê khai rõ ràng, tuân thủ đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp cũng không còn lo ngại khi có sự thanh, kiểm tra từ cơ quan Thuế.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4.2. Điều chỉnh hóa đơn đầu vào phù hợp với hóa đơn xuất ra của doanh nghiệp

Đây là cách mà doanh nghiệp cân đối từ hóa đơn đầu ra đã xuất để nhận lượng hóa đơn đầu vào phù hợp. Khi này, việc kê khai, báo cáo trong hồ sơ thuế sẽ hợp lý, không hoặc ít tạo ra có chênh lệch.
Tuy nhiên, phương án này vẫn có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro nếu bị cơ quan thuế thanh kiểm tra tình hình kinh doanh thực tế, nếu doanh nghiệp không thể giải trình được tính hợp pháp của các hóa đơn đầu ra và đầu vào không có hóa đơn.
Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý rằng: Phương án này không áp dụng với các doanh nghiệp có số mặt hàng quá lớn, kho bãi không thể kiểm soát. Đồng thời các doanh nghiệp cũng nên hạn chế dùng cách này.
Như vậy, bài viết trên đây đã chỉ ra những rủi ro doanh nghiệp có thể gặp phải nếu để xảy ra tình trạng hóa đơn đầu vào cao hơn đầu ra. Đồng thời hướng dẫn các doanh nghiệp cách khắc phục, xử lý tình trạng mất cân bằng hóa đơn này.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: