Hiện nay, không ít kế toán doanh nghiệp gặp phải tình trạng hóa đơn chưa kê khai vì bị bỏ sót. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết tới bạn và doanh nghiệp cách xử lý hóa đơn đầu vào chưa kê khai nhanh chóng, chính xác.

Hóa đơn chưa kê khai bị bỏ sót phải xử lý theo đúng quy định pháp luật.

1. Cách xử lý hóa đơn đầu vào chưa kê khai

Hóa đơn đầu vào được hiểu đơn giản là loại hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ của các đơn vị kinh doanh.
Khi gặp phải trường hợp hóa đơn đầu vào chưa kê khai (kê khai bị bỏ sót) thì kế toán doanh nghiệp cần phải tham khảo các quy định pháp luật hiện hành có liên quan để xác định được cách xử lý hợp pháp. Cụ thể:
- Tại Khoản 6, Điều 1, Luật số 31/2014/QH13, Quốc Hội đã quy định các trường hợp đơn vị kinh doanh phát hiện thuế GTGT trong quá trình kê khai, khấu trừ có sai sót thì đơn vị kinh doanh hoàn toàn được phép kê khai, khấu trừ bổ sung. Tuy nhiên, việc kê khai, khấu trừ bổ sung chỉ được thực hiện trước khi có công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế của cơ quan thuế.
- Tại Khoản 8, Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định các đơn vị kinh doanh khi phát hiện thuế GTGT đầu vào bị kê khai, khấu trừ sai thì được phép kê khai, khấu trừ bổ sung. Việc kê khai, khấu trừ bổ sung cũng chỉ được tiến hành khi chưa có quyết định thanh, kiểm tra của cơ quan thuế.
- Tại Công văn số 414/TCT-KK, Tổng cục Thuế đã quy định khi phát hiện kê khai bỏ sót hóa đơn đầu vào tại thời điểm nào thì đơn vị kinh doanh phải kê khai, khấu trừ bổ sung tại đúng kỳ khai của thời điểm đó. Tuyệt đối không kê khai, khấu trừ bổ sung vào kỳ khai xảy ra sai sót. Đồng thời, việc kê khai, khấu trừ bổ sung phải được tiến hành trước khi có quyết định thanh, kiểm tra thuế của cơ quan thuế.
Như vậy, căn cứ vào các quy định trên, cách xử lý đối với các hóa đơn đầu vào bị bỏ sót kê khai như sau:
- Đơn vị kinh doanh khi phát hiện có hóa đơn đầu vào bị bỏ sót kê khai thì sẽ tiến hành kê khai, khấu trừ vào đúng kỳ khai phát hiện sai sót.
- Việc kê khai bổ sung các hóa đơn đầu vào bị bỏ sót thường được thực hiện trên phần mềm HTKK, tại “Mục I - Hàng hóa, dịch vụ mua trong kỳ” trên tờ khai số 01/GTGT.
Ngoài ra, trong quá trình kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào bị bỏ sót, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý:
- Chỉ tiến hành kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót tại kỳ phát hiện sai sót. Tuyệt đối không kê khai tại kỳ phát sinh sai sót.
- Các hóa đơn đầu vào bị bỏ sót chỉ được khấu trừ, hoàn thuế khi kê khai bổ sung trước khi có quyết định thanh, kiểm tra của cơ quan thuế. Trường hợp kê khai bổ sung sau khi cơ quan thuế đã thanh, kiểm tra thì các hóa đơn đầu vào này sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ, hoàn thuế GTGT.
>> Tham khảo: Quy định khấu trừ thuế với hóa đơn đầu vào chưa thanh toán.

2. Bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 chưa kê khai thì xử lý thế nào?

Bên mua cần tiến hành các thủ tục theo quy định khi làm mất hóa đơn đầu vào.

Trong quá trình hoạt động, nhiều đơn vị kinh doanh gặp phải trường hợp: Đã nhận hàng hóa/dịch vụ và hóa đơn từ bên bán. Song lại làm mất hóa đơn đầu vào khi chưa thực hiện kê khai.

Với trường hợp trên, bên mua cần nhanh chóng tiến hành xử lý rủi ro làm mất hóa đơn chưa kê khai theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Hai bên bán - mua lập biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn

Khi làm mất hóa đơn đầu vào chưa kịp kê khai, bên mua cần sớm liên hệ với bên bán để cùng tiến hành lập biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn đầu vào.
Thực tế, dù là bên bán hay bên mua làm mất hóa đơn thì thủ tục đầu tiên cần phải tiến hành vẫn là lập Biên bản ghi nhận việc làm mất hóa đơn.

Hai bên bán - mua cần lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn đầu vào.

Theo quy định, biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn phải đáp ứng yêu cầu sau:
- Ghi rõ sự việc bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2.
- Ghi rõ thông tin liên 1 của bên bán đã khai, nộp thuế tháng nào.
- Hai bên bán - mua ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền; đồng thời đóng dấu lên biên bản.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử.

Bước 2: Bên bán chụp liên 1 của hóa đơn gửi cho bên mua

Theo quy định pháp luật hiện hành, khi bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2, bên bán sẽ hỗ trợ  chụp liên 1 của hóa đơn, bắt  buộc có ký xác nhận của người đại diện pháp luật bên bán (có đóng dấu nếu cần) rồi gửi cho bên mua.
Sau đó, bên bán được phép sử dụng sử dụng hóa đơn bản sao (bản chụp từ hóa đơn liên 1) có chữ ký, đóng dấu (nếu có) xác nhận của bên bán, có kèm theo biên bản về việc mất, cháy hỏng hóa đơn đã lập để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Lưu ý rằng:
- Cả bên mua và bên bán phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
- Khi mất hóa đơn liên 2, bên mua bắt buộc phải lập Báo cáo mất hóa đơn để nộp lên và thông báo với cơ quan thuế trực thuộc.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Bước 3: Bên mua lập Báo cáo mất hóa đơn nộp lên cơ quan thuế

Tiếp theo, để hoàn tất thủ tục xử lý bị mất hóa đơn đầu vào liên 2 chưa kê khai thuế, bên mua cần lập Báo cáo mất hóa đơn nộp lên cơ quan thuế.

Bên mua lập Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn nộp lên cơ quan thuế được lập theo mẫu số BC21/AC.
Bên bán có thể lập báo cáo này đơn giản, dễ dàng trên phần mềm HTKK bằng cách:
- Truy cập vào phần mềm HTKK doanh nghiệp mình đang sử dụng.
- Trên giao diện chính chọn chức năng “Hóa đơn” rồi chọn tiếp “Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC)”.
- Khi giao diện Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn (BC21/AC) hiển thị, bên mua tiến hành kê khai báo cáo.
- Khi đã hoàn thành kê khai Báo cáo thì xuất file XML rồi nộp lên cơ quan thuế qua cổng thông tin online của Tổng cục thuế.
Trên đây, bài viết đã hướng dẫn chi tiết tới bạn và doanh nghiệp cách xử lý hóa đơn đầu vào chưa kê khai và xử lý trường hợp bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2 chưa kê khai.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.