Mặc dù hóa đơn điện tử đã và đang được áp dụng ngày càng rộng rãi nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn còn bỡ ngỡ, chưa nắm được những thông tin thiết yếu về hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ trình bày cụ thể những nội dung đó.

1. Hóa đơn điện tử là gì? Gồm những loại nào?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử là có nội dung được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. 

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác đảm bảo đúng quy định về nội dung hóa đơn điện tử

2. Thế nào là hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế?

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 quy định thời hạn chậm nhất mà doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử là trước ngày 1/11/2020. Theo đó, trong khoảng thời gian từ 1/11/2018 cho đến 31/10/2020:

• Trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện có mã nhưng cơ sở kinh doanh chưa đủ điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn theo hình thức cũ nhưng phải gửi mẫu theo Phụ lục 03 và tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.
• Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian này nếu được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì phải áp dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp chưa đủ điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử thì được phép sử dụng Hóa đơn giấy theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

Nếu doanh nghiệp đã đặt in; thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn in tự in hoặc đặt mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó đến ngày 31/10/2020 theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nên sớm hoàn thành chuyển đổi.

4. Điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

5. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế)
• Trong vòng 01 ngày, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử;
• Doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Đối với trường hợp doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu cơ quan thuế không chấp nhận yêu cầu của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải chuyển sang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp chỉ mất thời gian ngắn để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây là những nội dung cơ bản mà doanh nghiệp cần biết về hóa đơn điện tử. Để được tư vấn kỹ càng hơn cũng như hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp nên hợp tác với các đơn vị triển khai phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng.
Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tổng thể, toàn diện cho doanh nghiệp. Sản phẩm của Thái Sơn - phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Không chỉ vậy, E-Invoice còn đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng, tính ổn định, bảo mật, khả năng tích hợp với hệ thống ERP-CRM và xử lý khối lượng dữ liệu lớn. Chính vì điều đó mà hiện tại E-Invoice đang là đối tác của những doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Viettinbank, Lotte, AEON,Samsung, KFC, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi, …
Nếu cần tư vấn cụ thể về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.