Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp cảm thấy bối rối khi gặp phải những câu hỏi về hóa đơn điện tử từ khách mua hàng, đặc biệt là những khách hàng chưa quen với hình thức này. Vậy những câu hỏi nào thường được đưa ra, và giải đáp những câu hỏi đó như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ trả lời cụ thể.
Hóa đơn điện tử đang ngày càng được sử dụng rộng rãi bởi những lợi ích ưu việt so với hóa đơn giấy truyền thống. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn bỡ ngỡ, chưa nắm vững kiến thức về hóa đơn điện tử, đặc biệt là những doanh nghiệp mới sử dụng. Điều này không chỉ gây ra những khó khăn nhất định khi sử dụng hóa đơn điện tử mà còn khiến doanh nghiệp lúng túng trước những câu hỏi của khách mua hàng, vốn đã quá quen với việc sử dụng hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi.

Bài viết sẽ đưa ra số câu hỏi từ phía mà doanh nghiệp thường gặp nhất, cũng như lời giải đáp cho những câu hỏi đó.

1. Hóa đơn điện tử là gì? Có mấy liên? Làm sao để xác định hóa đơn điện tử là thật hay giả?

• Hóa đơn điện tử là các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, dịch vụ, được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế. Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên máy tính, có thể chuyển giao cho khách hàng qua các kênh điện tử và có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.
• Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên và chỉ gồm 1 bản duy nhất.
• Khách hàng có thể kiểm chứng hóa đơn là thật hay giả thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế, đồng thời kiểm chứng chữ ký điện tử trên hóa đơn.

2. Làm sao để nhận hóa đơn điện tử? Tôi có thể nhận hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cùng lúc được không?

• Thông thường, khách hàng có thể nhận được hóa đơn điện tử qua các hình thức: Email/SMS từ bên bán, hoặc tự tra cứu thông tin hóa đơn trên website của bên bán hàng/ nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho bên bán hàng. Sau đó, khách hàng có thể tự tải về và in ra giấy khi có nhu cầu sử dụng.

Có thể nhận thông tin hóa đơn điện tử qua website/email/SMS hoặc hóa đơn chuyển đổi.

• Hiện tại, doanh nghiệp được phép sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử (tuy nhiên đến tháng 11/2020 thì các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển hoàn toàn sang hình thức hóa đơn điện tử). Tuy nhiên doanh nghiệp không thể xuất song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cho cùng một đơn hàng mà chỉ được phép sử dụng một trong hai hình thức cho mỗi đơn hàng.

Thay vào đó, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, có đầy đủ giá trị pháp lý và được Cơ quan Thuế chấp nhận. Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần duy nhất, có chữ ký và dấu xác nhận của bên bán.

3. Sau khi tải hóa đơn về, liệu tôi có cần cài thêm phần mềm gì để xem hóa đơn điện tử không?

• Để xem được hóa đơn điện tử, khách hàng cần cài đặt chương trình Winrar dùng để giải nén file .ZIP
• Nếu bên bán xuất file .XML thì khách hàng có thể sử dụng các trình duyệt web để xem hóa đơn. Click chuột phải vào file, chọn Open With và chọn trình duyệt web để mở file. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm Invoice Viewer do Tổng cục Thuế cung cấp để xem file .XML
• Nếu bên bán xuất file PDF thì khách hàng cài đặt các phần mềm đọc file PDF như Adobe Reader hay Foxit Reader để đọc file.

4. Tôi là khách hàng doanh nghiệp, làm thế nào để tôi kê khai với Chi cục Thuế? Cách thức kê khai và khấu trừ thuế có gì khác so với hóa đơn giấy đang áp dụng?

5. Bên bán sử dụng hóa đơn điện tử, vậy bên mua có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không? Bên mua thực hiện ký vào hóa đơn điện tử như thế nào?

• Việc sử dụng hóa đơn điện tử là không bắt buộc với bên mua.
• Đối với khách mua hàng là đối tượng cá nhân, không phải doanh nghiệp, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần chữ ký.
• Đối với khách mua hàng là đối tượng doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký vào hóa đơn điện tử. Nếu bên mua có chữ ký số thì tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử, nếu không có chữ ký số thì có thể in ra thành hóa đơn giấy chuyển đổi để ký.

6. Việc thanh toán đối với hóa đơn điện tử có khác gì so với hóa đơn giấy?

• Nhìn chung việc thanh toán không khác gì so với hình thức hóa đơn giấy. Khi tiến hành mua bán, hai bên cần thỏa thuận về việc nhận hóa đơn điện tử trước hay sau khi thanh toán.
• Nếu thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng sẽ nhận được Phiếu thu tiền/ Biên nhận thanh toán.
• Nếu thanh toán qua ngân hàng, các chứng từ ngân hàng sẽ là xác nhận bên mua đã thanh toán tiền dịch vụ cho bên bán.

Hi vọng với những câu trả lời trên, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có thể phần nào giúp giải đáp những vướng mắc mà khách mua hàng gặp phải.
Nếu có những vướng mắc khác các vấn đề được đề cập đến ở trên, doanh nghiệp và khách sử dụng sản phẩm, dịch vụ có thể xem thêm tại: FAQ.
Tuy nhiên, để được giúp đỡ, giải đáp toàn diện các vấn đề về hóa đơn điện tử, trong quá trình sử dụng hay cho khách hàng, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có đội ngũ nhân viên hỗ trợ dày dặn kinh nghiệm.
Thái Sơn tự hào là một trong những đơn vị uy tín nhất trên cả nước cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho khác hàng. Phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn đã được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết liên quan.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã được thẩm định bởi Tổng cục Thuế.

Với những tính năng ưu việt và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ 24/7, E-Invoice của Thái Sơn đã và đang được nhiều đơn vị doanh nghiệp hàng đầu lựa chọn sử dụng. Nổi bật trong số đó là các tên tuổi lớn như AEON, KFC, Lotte, Honda, Lazada, Grab, CJ CGV…
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.