Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 1/6/2025, hộ khoán có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Đây là bước quan trọng trong quá trình số hóa ngành thuế. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ vẫn còn e ngại do lo ngại chi phí, thiếu hiểu biết công nghệ và khó khăn trong vận hành. Để chính sách đi vào thực tiễn hiệu quả, cần có giải pháp hỗ trợ phù hợp, dễ tiếp cận và sát với nhu cầu thực tế.

1. Rào cản đối với hộ kinh doanh khi triển khai HĐĐT từ máy tính tiền

Việc triển khai HĐĐT có mã của cơ quan thuế từ máy tính tiền là chủ trương đúng đắn nhằm hiện đại hóa hoạt động kinh doanh, tăng tính minh bạch và chống thất thu thuế. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, nhiều hộ kinh doanh cá thể vẫn gặp phải một số rào cản:

1.1. Chi phí đầu tư ban đầu

Một trong những trở ngại đầu tiên khiến nhiều hộ kinh doanh e ngại khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là chi phí đầu tư ban đầu, đặc biệt là đối với các hộ buôn bán nhỏ lẻ. Các khoản chi phí thường bao gồm:

- Chi phí mua thiết bị để phát hành hóa đơn điện tử: 

+ Các thiết bị cần mua bao gồm máy tính tiền hoặc máy POS: Chi phí dao động 3.000.000đ – 10.000.000đ tùy loại và tính năng

+ Máy in: 1.000.000đ – 3.000.000đ.

+ Nhiều hộ đang dùng máy tính thường hoặc ghi tay, nên phải mua mới hoàn toàn.

- Chi phí mua phần mềm bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử: 0 – 3.000.000/năm (Một số phần mềm miễn phí nhưng giới hạn tính năng)

- Chi phí mua phần mềm hóa đơn điện tử: 300.000 – 1.000.000/năm, tùy vào gói dịch vụ hóa đơn điện tử và số lượng hóa đơn.

- Chi phí thiết bị khác (máy quét mã vạch, két đựng tiền): 500.000đ - 1.000.000đ.

- Chi phí nâng cấp hệ thống máy tính tiền hiện có để đảm bảo tương thích và kết nối được với hệ thống hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.

- Chi phí đào tạo nhân sự để làm quen và sử dụng thành thạo các thiết bị mới, phần mềm bán hàng và quy trình xuất hóa đơn điện tử.

- Chi phí đồng bộ phần mềm tại các điểm bán nhằm đảm bảo tất cả máy tính tiền trong toàn hệ thống (đặc biệt với chuỗi cửa hàng, siêu thị) đều có thể xuất hóa đơn điện tử một cách thống nhất và hiệu quả.

- …

1.2. Thiếu kiến thức về công nghệ

Thiếu kiến thức về công nghệ cũng là rào cản lớn đối với nhiều hộ kinh doanh truyền thống. Phần đông chủ cửa hàng quen thao tác thủ công, chưa từng tiếp xúc với phần mềm quản lý bán hàng hay quy trình lập hóa đơn điện tử, nên dễ bỡ ngỡ khi phải cài đặt, cấu hình và vận hành hệ thống mới.

Việc chuyển từ ghi chép thủ công sang quy trình điện tử đòi hỏi thời gian tiếp xúc, làm quen, đồng thời vẫn phải duy trì hoạt động buôn bán hằng ngày. Ngoài ra, nỗi lo thao tác sai, xuất nhầm hóa đơn hoặc mất dữ liệu càng khiến hộ kinh doanh e ngại tiếp cận giải pháp công nghệ mới, dù đây là xu hướng tất yếu và đã được quy định bắt buộc.

1.3. Khó khăn về mặt kỹ thuật, hạ tầng công nghệ

Bên cạnh yếu tố con người, nhiều hộ kinh doanh còn gặp trở ngại do hạn chế về hạ tầng kỹ thuật và điều kiện công nghệ:

- Thiết bị cũ, lỗi thời: Hệ thống thiết bị của hộ kinh doanh, đặc biệt là các hộ nhỏ lẻ phần lớn là máy tính cũ, điện thoại đời thấp hoặc không có máy in hóa đơn, dẫn đến không thể đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của hệ thống hóa đơn điện tử.

- Kết nối internet không ổn định: Đặc biệt là đối với các hộ kinh doanh tại các khu vực vùng sâu, vùng xa hoặc tại các mô hình chợ truyền thống, đường truyền mạng yếu khiến việc truyền dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế bị gián đoạn, ảnh hưởng đến quá trình bán hàng. Vấn đề đầu tư hệ thống đường truyền Internet cũng chưa thực sự được chú trọng đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ, nên đây vẫn là rào cản đáng kể khi áp dụng HĐĐT từ máy tính tiền.

- Hạn chế về nhân sự hỗ trợ kỹ thuật: Khác với doanh nghiệp lớn, hộ kinh doanh nhỏ thường không có đội ngũ nhân viên IT riêng, nên khi gặp lỗi phần mềm hoặc thiết bị, họ phải tự xử lý hoặc chờ bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ, gây mất thời gian và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

- Khó khăn khi tích hợp với phần mềm bán hàng: Một số phần mềm bán hàng không tương thích với hệ thống hóa đơn điện tử. Để triển khai hệ thống hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh buộc phải thay đổi hoặc nâng cấp hệ thống, phát sinh thêm chi phí và công sức.

1.4. Thiếu hiểu biết về quy định pháp luật liên quan

Một rào cản không nhỏ đối với hộ kinh doanh khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là thiếu hiểu biết về quy định pháp luật liên quan. Nhiều hộ kinh doanh chưa nắm rõ:

- Đối tượng bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, và thời hạn thực hiện là khi nào.

- Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ra sao, cần liên hệ cơ quan thuế hay nhà cung cấp dịch vụ.

- Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

- Trách nhiệm lưu trữ, tra cứu và báo cáo hóa đơn theo đúng quy định của cơ quan quản lý thuế.

- Chế tài xử phạt: không xuất hóa đơn đúng thời điểm, lập sai thông tin hoặc không gửi dữ liệu hóa đơn đúng hạn.

Việc không nắm rõ các quy định khiến nhiều hộ kinh doanh cảm thấy lo lắng, sợ vi phạm mà không biết cách xử lý. Điều này dẫn đến tâm lý e dè, trì hoãn việc chuyển đổi dù đã có yêu cầu bắt buộc từ cơ quan thuế.

1.5. Thiếu hỗ trợ, hướng dẫn trực tiếp

Nhiều hộ kinh doanh gặp khó khăn vì thiếu sự hướng dẫn trực tiếp từ cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Phần lớn các tài liệu hoặc hướng dẫn đều được tìm kiếm qua mạng. Khi phát sinh lỗi, hộ kinh doanh thường không biết liên hệ ai để xử lý dẫn đến lúng túng, chậm triển khai hoặc e ngại áp dụng hóa đơn điện tử.

1.6. Các khó khăn khác

Một số khó khăn khác mà hộ kinh doanh thường gặp khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

- Tâm lý ngại thay đổi: Nhiều hộ đã quen với làm thủ công, sổ sách đơn giản, nên e ngại chuyển sang quy trình mới phức tạp hơn.

- Hạn chế về bảo mật thông tin: khiến nhiều hộ lo ngại rò rỉ dữ liệu kinh doanh hoặc thông tin khách hàng.

- Khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống: khiến báo cáo tài chính và quản lý hàng tồn kho không chính xác.

2. Giải pháp khắc phục khó khăn cho hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Để hỗ trợ hộ kinh doanh trong việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, các giải pháp sau đây rất cần thiết:

Hỗ trợ hộ kinh doanh tiếp xúc, nâng cao kiến thức về công nghệ:

- Tổ chức các khóa đào tạo, hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng phần mềm và thiết bị điện tử.

- Cung cấp tài liệu hướng dẫn bằng hình ảnh, video dễ hiểu, phù hợp với người ít tiếp xúc công nghệ.

Nâng cấp hạ tầng kỹ thuật:

- Hỗ trợ nâng cấp thiết bị hoặc đề xuất giải pháp công nghệ phù hợp với điều kiện thực tế (ví dụ dùng thiết bị di động có kết nối mạng ổn định).

- Tăng cường phát triển các phần mềm, ứng dụng có thể chạy mượt trên thiết bị cấu hình thấp.

Trang bị kiến thức về quy định pháp lý:

- Cung cấp thông tin quy định đơn giản, rõ ràng qua nhiều kênh truyền thông khác nhau (SMS, email, hội thảo).

- Hỗ trợ tư vấn pháp lý để giải đáp thắc mắc nhanh chóng cho hộ kinh doanh.

Hỗ trợ trực tiếp:

- Xây dựng đội ngũ tư vấn, hỗ trợ tận nơi cho các hộ kinh doanh khi cần.

- Xây dựng các trung tâm hỗ trợ kỹ thuật gần khu vực đông hộ kinh doanh để dễ dàng tiếp cận.

Giải pháp truyền thông: Đẩy mạnh truyền thông về lợi ích lâu dài của hóa đơn điện tử để thay đổi tư duy.

3. Hóa đơn điện tử E-invoice –  Giải pháp xuất HĐĐT máy tính tiền cho hộ kinh doanh tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Đồng hành cùng Cục thuế các tỉnh/thành phố, chi cục thuế địa phương và các hộ kinh doanh trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) đã nhanh chóng bắt nhịp chủ trương của cơ quan thuế.

Ngay từ những ngày đầu, ThaisonSoft đã chủ động nghiên cứu và phát triển các giải pháp phù hợp, nhằm kịp thời hỗ trợ, tháo gỡ khó khăn cho hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi.

Với giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, ThaisonSoft hỗ trợ hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động:

3.1. Tư vấn giải pháp phù hợp với thực trạng kỹ thuật

- Khảo sát hệ thống máy tính tiền, thiết bị hiện có để đưa ra phương án triển khai phù hợp.

- Tư vấn lựa chọn thiết bị, phần mềm phù hợp với quy mô, ngành hàng và mô hình kinh doanh của từng hộ.

3.2. Hỗ trợ triển khai trên nền hạ tầng sẵn có

- Thiết kế giải pháp tương thích với máy tính tiền, phần mềm bán hàng hiện có.

- Cung cấp các giải pháp tối ưu, dễ cài đặt cho hộ có điều kiện kỹ thuật hạn chế.

- Phần mềm Hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft dễ dàng tương thích với hệ thống sẵn có của hộ kinh doanh, bao gồm cả phần mềm bán hàng, giúp đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, xuất hóa đơn liền mạch và quản lý dễ dàng trên cùng một nền tảng.

3.3. Tối ưu chi phí đầu tư

- Đề xuất gói giải pháp phù hợp với ngân sách, tránh lãng phí chi phí không cần thiết.

- Hỗ trợ sử dụng thử, miễn phí triển khai ban đầu với một số dịch vụ đi kèm.

3.4. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng

- Tổ chức đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến về cách lập, ký và gửi hóa đơn từ máy tính tiền.

- Cung cấp tài liệu, video hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu cho người không rành công nghệ.

3.5. Hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn trực tiếp

Với 5 trung tâm hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc, ThaisonSoft luôn sẵn sàng đồng hành cùng hộ kinh doanh từ khâu triển khai đến suốt quá trình sử dụng, đảm bảo hỗ trợ kịp thời và hiệu quả:

- Đội ngũ chuyên viên hỗ trợ dày dặn kinh nghiệm, hoạt động với phương châm “Tin cậy - Tận tình - Chuyên nghiệp”.

- Thiết lập tổng đài, kênh chat hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng.

- Cử kỹ thuật viên hỗ trợ tận nơi khi cần thiết, đặc biệt trong giai đoạn triển khai ban đầu.

3.6. Tư vấn tuân thủ pháp lý

- Cập nhật kịp thời các quy định mới về hóa đơn điện tử dành cho hộ kinh doanh.

- Hướng dẫn cách xử lý tình huống thường gặp, tránh vi phạm quy định thuế.

Đặc biệt, trong Quý 2 này, ThaisonSoft triển khai nhiều ưu đãi đặc biệt dành cho hộ kinh doanh khi đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, giúp giảm gánh nặng chi phí ban đầu và tạo điều kiện tiếp cận công nghệ dễ dàng hơn. Cụ thể:

• Miễn phí 50 số hóa đơn để trải nghiệm phần mềm hóa đơn điện tử.
• Miễn phí chọn mẫu hóa đơn từ kho mẫu đa dạng, chuyên nghiệp.
• Miễn phí dùng thử phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice.
• Miễn phí dùng thử phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử eBH.

Thông qua các ưu đãi này, hộ kinh doanh không chỉ tiết kiệm đáng kể chi phí triển khai ban đầu, mà còn có cơ hội trải nghiệm nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý, từ hóa đơn, doanh thu đến nghĩa vụ thuế và bảo hiểm. Đây là bước đệm quan trọng giúp hộ kinh doanh từng bước làm quen và tiến tới chuyển đổi số toàn diện, hiệu quả và đúng quy định.

Dương Thúy.