Từ ngày 01/06/2025, nhiều hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Vậy, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì để kịp thời áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật.

1. Chuẩn bị máy tính tiền và các thiết bị cần thiết khác

Máy tính tiền được hiểu là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

Trên thực tế, không phải máy tính tiền nào cũng có khả năng tích hợp và khởi tạo HĐĐT theo quy định mới. Hộ kinh doanh cần kiểm tra xem máy tính tiền hiện tại của mình có đáp ứng được yêu cầu hay không. Trong trường hợp không đáp ứng, hộ kinh doanh cần có kế hoạch nâng cấp hoặc thay thế bằng các dòng máy tính tiền khác có chức năng này.

Hộ kinh doanh có thể lựa chọn 2 loại máy tính tiền sau:

- Máy tính tiền đã tích hợp sẵn phần mềm hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh không cần cài đặt thêm phần mềm HĐĐT. Cách chọn này rất thuận tiện, tuy nhiên hộ kinh doanh sẽ bị hạn chế về đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT.

- Máy tính tiền chưa tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh phải cài đặt phần mềm HĐĐT trên máy tính tiền. Với lựa chọn này, hộ kinh doanh có thể lựa chọn bất cứ nhà cung cấp phần mềm nào mình muốn.

Ngoài máy tính tiền hộ kinh doanh lưu ý chuẩn bị thêm máy vi tính hoặc điện thoại thông minh hoặc Ipad, máy in (in hóa đơn nếu cần).

2. Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Trong trường hợp hộ kinh doanh lựa chọn sử dụng máy tính tiền chưa tích hợp phần mềm HĐĐT thì cần lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín, phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, phần mềm tốt giúp hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian và chi phí. 

Khi lựa chọn phần mềm HĐĐT, hộ kinh doanh cần cân nhắc các yếu tố sau:

- Nhà cung cấp phần mềm uy tín: Đảm bảo cho quá trình sử dụng hóa đơn thuận lợi, hợp pháp và ổn định. Đặc biệt, nhà cung cấp có thể hỗ trợ nhanh, kịp thời khi gặp sự cố về hóa đơn.

- Tính năng phần mềm: Phần mềm cần có tính năng đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản như lập hóa đơn, quản lý danh mục hàng hóa, khách hàng, báo cáo hóa đơn, và đặc biệt là khả năng khởi tạo hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền.

- Khả năng tích hợp: Phần mềm có khả năng tính hợp cao với nhiều loại máy tính tiền khác nhau, đặc biệt dễ dàng tích hợp với hệ thống máy tính tiền hiện tại mà hộ kinh doanh lựa chọn.

- Chi phí: Chi phí sử dụng dịch vụ hợp lý, cạnh tranh.

- Độ ổn định và bảo mật: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và cam kết về độ ổn định, bảo mật dữ liệu.

3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế

Sau khi chuẩn bị máy tính tiền và lựa chọn được phần mềm HĐĐT phù hợp hộ kinh doanh cần đăng sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.

Cụ thể:

- Đăng ký mới: Áp dụng đối với hộ kinh doanh chưa sử dụng HĐĐT thì thực hiện đăng ký mới. 

- Đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT: Áp dụng đối với trường hợp hộ kinh doanh đang sử dụng hình thức hóa đơn khác. Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế.

Hộ kinh doanh tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tử thông qua Cổng thông tin điện tử của Cục thuế theo các bước sau:

- Bước 1: Đăng nhập Cổng thông tin điện tử của Cục thuế (lưu ý sử dụng tài khoản giao dịch thuế điện tử của hộ kinh doanh).

- Bước 2: Gửi mẫu đăng ký theo Mẫu số 01ĐK-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (từ ngày 01/6/2025 thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ) gửi đến cơ quan thuế.

- Bước 3: Chờ phản hồi (cơ quan thuế xử lý trong vòng 01 ngày làm việc).

+ Nếu hợp lệ, hệ thống sẽ gửi thông báo chấp nhận đăng ký.

+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, hộ kinh doanh sẽ nhận được thông báo yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.

4. Đào tạo sử dụng máy tính tiền thành thạo

Việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền sẽ mang đến những thay đổi trong quy trình bán hàng và thanh toán. Do đó, việc đào tạo sử dụng phần mềm HĐĐT, quy trình lập và xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là vô cùng quan trọng. Điều này giúp nhân viên có thể thực hiện bán hàng, thanh toán một cách chính xác và nhanh chóng.

5. Am hiểu kiến thức về hóa đơn và có kỹ năng xử lý khi xảy ra sai sót

Trong quá trình áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền sẽ có thể xảy ra rất nhiều các sự cố như hóa đơn có sai sót, trả lại hàng hóa… Hộ kinh doanh nắm rõ kiến thức về hóa đơn, có kỹ năng xử lý tốt đưa ra phương án xử lý phù hợp, kịp thời nhằm đảm bảo hoạt động mua bán, giao dịch diễn ra liên tục và thuận lợi.

Trên đây là chia sẻ về việc hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì để kịp áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền trước thời điểm ngày 01/06/2025. Áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo máy tính tiền sớm không chỉ giúp hộ kinh doanh quản lý bán hàng hiệu quả hơn mà còn nâng cao tính minh bạch, giảm rủi ro về thuế. Ngay từ bây giờ, các hộ kinh doanh nên chủ động chuẩn bị để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ.

Thu Hương