Không chỉ rườm rà trong khâu đăng ký mẫu hóa đơn, việc quản lý, tạo lập và xuất hóa đơn giấy đến tay đối tác cũng tốn nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Không những vậy, hóa đơn giấy còn có nguy cơ bị làm giả cao gây nên những bất cập trong quá trình sử dụng. Trong khi đó, hóa đơn điện tử có thể khắc phục được hầu hết những nhược điểm kể trên và vô cùng tiết kiệm.

1. Hóa đơn giấy và những bất cập khi sử dụng

Bất cập đầu tiên khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải kể đến thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn rườm rà, mất nhiều thời gian chờ đợi được phê duyệt. Sau khoảng 7 ngày chờ đợi, doanh nghiệp phải đem mẫu hóa đơn đã được đăng ký tới xưởng in để đặt in một số lượng nhất định để lưu trữ.
Giá in mỗi quyển hóa đơn xê dịch từ khoảng 350.000 – 500.000 đồng/quyển. Thông thường doanh nghiệp sẽ in chừng 5 – 10 quyển mỗi lần tương ứng với khoảng 2 – 5 triệu đồng.
Việc quản lý hóa đơn cũng đặc biệt cẩn thận bởi nếu để mất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ phải làm những giải trình rất chi tiết với cơ quan thuế. Hàng tháng, kế toán doanh nghiệp phải thống kê số hóa đơn đã sử dụng và hóa đơn bị hỏng do gạch xóa, hóa đơn chưa sử dụng để cơ quan thuế kiểm soát.

Hóa đơn giấy có nhiều bất cập trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Ngoài ra, trong quá trình tạo lập háo đơn, kế toán phải làm mọi thao tác thủ công với giấy than và viết tay các thông tin. Công việc viết hóa đơn bị sai sót là chuyện thường xuyên xảy ra và do vậy, việc báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Tuy nhiên những bất cập kể trên vẫn chưa phải là ám ảnh lớn nhất của doanh nghiệp với hóa đơn giấy. Điều mà nhiều doanh nghiệp lo lắng khi sử dụng hóa đơn giấy là tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn không còn giá trị sử dụng tràn lan trên thị trường.
Hiện nay, mức phạt cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn trái phép từ 20 – 50 triệu đồng và có thể phạt hình sự nếu như hành vi này nghiêm trọng. Với những bất cập kể trên, có lẽ ít doanh nghiệp nào muốn sử dụng hóa đơn giấy trong khi hóa đơn điện tử lại có thể khắc phục hết nhược điểm đó và còn tiết kiệm chi phí.

2. Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực là xu hướng tất yếu của thời đại

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực ngoài mục đích giảm thiểu bất cập tồn tại ở hóa đơn giấy còn là cách hiệu quả để cải cách hành chính trong cơ quan thuế. Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế. Theo thông tin mới nhất, trong năm 2017 Cục thuế TP.Hà Nội sẽ tiên phong xã hội hóa sử dụng hóa đơn điện tử. Kế đến sẽ là các tỉnh thành khác trên cả nước bởi đây là xu hướng tất yếu mà một đất nước muốn phát triển cần thực hiện.
Về mặt thời gian, hóa đơn điện tử xác thực không tốn nhiều thời gian đăng ký mẫu hóa đơn, đặt in, quản lý, báo cáo tình trạng sử dụng…Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể đăng ký mẫu hóa đơn qua phần mềm hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng không cần đặt in hóa đơn, lưu trữ và báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn bởi tất cả hóa đơn xác thực mà đơn vị sử dụng đã được cơ quan thuế lưu vào hệ thống khi doanh nghiệp xin cấp mã xác thực cho từng hóa đơn.
Nhờ mã số xác thực này, doanh nghiệp không cần in hóa đơn và đóng dấu. Thay vào đó, doanh nghiệp có thể gửi ngay qua email hay phương tiện trao đổi thông tin trên internet. Khách hàng muốn kiểm tra nguồn gốc hóa đơn chỉ cần tra cứu mã số xác thực có trên hóa đơn tại trang web của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp gia tăng được uy tín nhờ vào mã số xác thực có trên mỗi hóa đơn. Với một số phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp còn có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty ngay trên hóa đơn. Đơn cử như phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn.

Phần mềm E-Invoice hỗ trợ doanh nghiệp quảng bá thương hiệu trên mỗi hóa đơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice sở hữu những tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp có thể tạo lập hóa đơn nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ làm các báo cáo với cơ quan thuế do tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Phần mềm E-Invoice đã được cơ quan thuế thẩm định và nhận được sự tín nhiệm của rất nhiều doanh nghiệp lớn và chuỗi các nhà hàng ăn nhanh. Điển hình như Chuỗi nhà hàng Warp & Roll, công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng, công ty Vàng bạc Đá quý Sài Gòn – SJC, Golden Gate Restaurant Group…
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.