Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán là nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn còn gặp phải những vướng mắc về vấn đề này. Mới đây, Tổng cục Thuế đã có công văn hướng dẫn, giải đáp cho doanh nghiệp.
Ngày 18/02/2019, Tổng cục Thuế đã có Công văn số 509/TCT-DNL gửi một doanh nghiệp tại Hà Nội về việc thực hiện hóa đơn điện tử, trong đó có nội dung liên quan đến chữ ký điện tử của người bán trên hóa đơn. Các doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin trong công văn như dưới đây để thực hiện đúng hướng dẫn và hợp lệ.

1. Quy định pháp lý về chứng thư số, chữ ký số trong hóa đơn điện tử

Khoản 7 Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định: “Việc sử dụng chứng thư số, chữ ký số, chữ ký điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử cần được sử dụng theo đúng quy định. 

• Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ có quy định về nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận thông điệp dữ liệu được ký số.
• Điều 8 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định: Bộ Tài chính quy định cụ thể về định dạng chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử:
“Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.”
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy trình kiểm tra chữ ký điện tử của người bán trên hóa đơn điện tử

Quy trình kiểm tra chữ ký số đã được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/09/2018 của Chính phủ.

Người nhận hóa đơn điện tử cần kiểm tra để đảm bảo chữ ký số của người bán hợp lệ. 

Cụ thể:

1. Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin sau:

• Trạng thái chứng thư số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số của người ký;
• Chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký;
• Đối với chữ ký số được tạo ra bởi chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, người nhận phải kiểm tra hiệu lực chứng thư số trên cả hệ thống của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia và hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số nước ngoài cấp chứng thư số đó.

2. Người nhận phải thực hiện quy trình kiểm tra như sau:

• Kiểm tra trạng thái chứng thư số tại thời điểm thực hiện ký số, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và các thông tin trên chứng thư số đó theo quy định tại Điều 5 Nghị định 130 trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó;
• Trong trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp: Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời điểm thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Chữ ký số trên thông điệp dữ liệu chỉ có hiệu lực khi kết quả kiểm tra tại các khoản 1 và 2 Điều này đồng thời có hiệu lực.

Người bán và người mua khi sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải thỏa thuận rõ về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử và thực hiện nghĩa vụ kiểm tra hiệu lực chứng thư số, chữ ký số khi nhận hóa đơn điện tử.
Những thông tin trên hy vọng đã giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử nói riêng và chữ ký số, chữ ký điện tử nói chung.
Khi có các vướng mắc về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi công văn liên hệ cơ quan thuế để được giải đáp hoặc tìm đến các nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử để được trợ giúp. Là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn luôn sẵn sàng để hỗ trợ các doanh nghiệp.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Thái Sơn

Không chỉ chinh phục khách hàng bởi dịch vụ hỗ trợ 24/7 chuyên nghiệp, kịp thời, Công ty Thái Sơn còn được đánh giá cao bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty không những đáp ứng được yêu cầu của Tổng cục Thuế mà còn phù hợp với đa dạng loại hình, quy mô tổ chức, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện E-Invoice đang được triển khai tại nhiều thương hiệu hàng đầu như: Honda, Coca-Cola, Samsung, Lotte, KFC, Circle K, Grab, Unicharm, Grab, Golden Gate… và được ghi nhận khi có tác động tích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu cần tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, Quý khách vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Wensite: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.