In hóa đơn điện tử bản chuyển đổi và bản sao khác gì nhau? Giá trị pháp lý của từng bản được quy định như nào? Cách xử lý khi mất bản chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy sẽ được trả lời chi tiết dưới đây.

1. Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử

Tùy vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp mà kế toán có thể lựa chọn 1 trong 2 cách in sau đây:

1.1. In bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử

Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định bản in hóa đơn điện tử bản chuyển đổi chỉ được xuất một lần duy nhất nên kế toán cần kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi đặt lệnh in. Hầu hết phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công tác chuyển đổi này.
Sau khi hóa đơn điện tử được ký số đầy đủ của bên bán, kế toán có thể đặt lệnh in chuyển đổi. Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm E-Invoice của Thái Sơn thì ô “IN HÓA ĐƠN” sẽ được thiết kế ở bên trái, cuối cùng trong giao diện kê khai hóa đơn. Bên cạnh nút ô in hóa đơn sẽ là ô xem trước bản thể hiện thông tin.
Trước khi in, kế toán nên xem bản xem trước bản thể hiện của hóa đơn sẽ được in. Sau khi kiểm tra kỹ tất cả các thông tin thì mới nhấn ô “IN HÓA ĐƠN”. Khi nhấn vào đây sẽ có 2 lựa chọn cho bạn là In chuyển đổi lưu trữ và in chuyển đổi vận chuyển.
Nếu hóa đơn hợp lệ, điền đầy đủ thông tin theo quy định thì nút in chuyển đổi vận chuyển trên phần mềm mới hoạt động được. Sự lựa chọn này chỉ thực hiện được duy nhất một lần, các lần in sau sẽ là in hóa đơn điện tử bản thể hiện. 

 Người sử dụng đặt lệnh in hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ có một bản duy nhất. Trên chứng từ sẽ ghi rõ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”. Thời gian chuyển đổi sẽ được ghi rõ ở phần cuối hóa đơn, tùy vào từng mẫu hóa đơn doanh nghiệp sử dụng, vị trí thời gian có thể có sự thay đổi.
Ở phần cuối cùng của bản in hóa đơn điện tử có 3 phần chữ ký, bao gồm: Người mua, người chuyển đổi và người bán. Theo điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, người đại diện pháp luật của bên bán phải ký vào chứng từ và đóng dấu mộc đỏ thì bản in hóa đơn điện tử mới được coi là hợp lệ.

1.2. In hóa đơn điện tử bản thể hiện (bản sao)

Trong một vài trường hợp đặc biệt, bên bán có nhu cầu in bản thể hiện của hóa đơn điện tử có thể vào phần quản lý hóa đơn, tìm đúng mã hóa đơn cần in. Sau đó, bạn nhấn vào phần chỉnh sửa, giao diện kê khai hóa đơn sẽ hiện ra như ban đầu. Kế toán có thể in bản thể hiện khi nhấn vào ô “IN HÓA ĐƠN” bên trái, cuối cùng. 
Với trường hợp bên mua muốn in hóa đơn điện tử ra giấy, kế toán tải hóa đơn dưới dạng pdf rồi đặt lệnh in trên máy tính của doanh nghiệp. Bản in này không có giá trị thanh toán, có giá trị lưu trữ nên bên mua có thể in số lượng tùy ý, không giới hạn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn.

2. Giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử

Đối với chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất 1 bản có giá trị pháp lý. Bản này phải đáp ứng các điều kiện như phản ánh toàn vẹn nội dung hóa đơn gốc, có ký hiệu riêng xác nhận là bản chuyển đổi, trên chứng từ phải có chữ ký, họ tên của người chuyển đổi và có dấu mộc đỏ, chữ ký của người đại diện bên bán. (Theo điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC).

Chứng từ giấy sử dụng trong khi lưu thông hàng hóa.

Bản in hóa đơn điện tử chuyển đổi dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong khi lưu thông, không có giá trị thanh toán hay giao dịch. Trong trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế thì bản in sẽ có giá trị thanh toán. 
Đối với bản sao của hóa đơn điện tử, nhiệm vụ chính của chúng là phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán. Bản sao này không có giá trị pháp lý trong thanh toán hay giao dịch.

3. Cách xử lý khi làm mất bản in hóa đơn điện tử

Vì chứng từ chuyển đổi của hóa đơn điện tử chỉ có 1 bản duy nhất nên nếu doanh nghiệp làm mất sẽ không có bản thay thế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải cung cấp mã tra cứu hóa đơn điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục thuế. 
Nếu cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa trong khi lưu thông yêu cầu xem hóa đơn gốc, doanh nghiệp có thể cung cấp đường link bản thể hiện trực tuyến của hóa đơn gốc. Đây là một trong những lợi ích tiêu biểu của hóa đơn điện tử, các bên liên quan đều có thể xem được hóa đơn gốc trên bản thể hiện trực tuyến.
Phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn tích hợp tính năng in hóa đơn điện tử ngay trong giao diện kê khai hóa đơn giúp người dùng thuận tiện hơn trong khi sử dụng. 
Ngoài ra, E-Invoice còn tích hợp rất nhiều tính năng khác như quản lý hóa đơn, hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo thống kê, mẫu báo cáo phục vụ cho khai thuế, tích hợp truyền dẫn dữ liệu đến phần mềm quản lý SAP, ERP, CRM, phần mềm kế toán, ...
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đang là sự lựa chọn hàng đầu của rất nhiều doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn, có lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Ví dụ như: Grab, Aeon Mall, KFC, Shiseido, Lotte, Lazada, Bệnh viện đại học Y Dược, … 
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: Einvoice.vn