1. Yêu cầu chung khi viết hóa đơn GTGT

Theo đó, khi viết hóa đơn GTGT, bạn cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:
- Trên hóa đơn GTGT cần ghi rõ là giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu hay tính ngoài giá ban (nếu có) của thuế GTGT, tổng thanh toán đã có thuế.
- Trên hóa đơn GTGT phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuyệt đối không tẩy xóa, sửa chữa dẫn đến tình trạng hóa đơn bất hợp pháp.
- Viết hóa đơn GTGT phải dùng cùng 1 loại mực, mực không phai và tuyệt đối không dùng mực đỏ.
- Khi viết hóa đơn GTGT phải đảm bảo chữ viết liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống.
- Hóa đơn GTGT phải được lập 1 lần thành nhiều liên. Đồng thời, nội dung trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên có cùng một số.
- Hóa đơn GTGT bắt buộc phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
>> Có thể bạn quan tâm: Quy định gạch chéo hóa đơn GTGT.

2. Cách viết đúng các tiêu thức quan trọng của hóa đơn GTGT

Hiện nay, cách viết hóa đơn giá trị gia tăng nhanh nhất, chính xác nhất là người viết cần phải đảm bảo viết đúng các tiêu thức trên hóa đơn.

2.1. Viết đúng tiêu thức ngày tháng năm trên hóa đơn GTGT

Đối với tiêu thức ngày lập hóa đơn GTGT trong bán hàng hóa, phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của phía người bán cho người mua, không phân biệt đã chuyển tiền hay chưa.
Đối với ngày lập hóa đơn GTGT trong cung cấp dịch vụ, đây phải là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ tới người mua, không phân biệt đã thanh toán hay chưa.
Lưu ý:
- Nếu bên bán, cung ứng dịch vụ thu được tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày viết hóa đơn sẽ phải là ngày thu tiền.
- Các trường hợp kinh doanh dịch vụ thì hóa đơn được bỏ qua tiêu thức “đơn vị tính”.
Ngoài ra, muốn biết cụ thể hơn về ngày lập hóa đơn đối với từng trường hợp cụ thể khác thì bạn có thể tham khảo tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/TT-BTC quy định thời điểm xuất hóa đơn GTGT.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử.

2.2. Viết đúng thông tin người mua hàng

Cách viết hóa đơn giá trị gia tăng chính xác là người phải ghi đúng thông tin của người mua hàng.
Với tiêu thức họ tên người mua, đó phải là tên người trực tiếp mua hay thực hiện giao dịch với bên bán. Trường hợp người mua không muốn lấy hóa đơn GTGT, không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hay “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, MST.”
Với tiêu thức tên đơn vị, đây phải là tên công ty của bên mua.
Với tiêu thức địa chỉ, đây phải là địa chỉ của công ty mua hàng.
Với tiêu thức mã số thuế, đây là MST công ty được cấp theo giấy chứng nhận điều kiện kinh doanh, đăng ký thuế.
Với tiêu thức hình thức thanh toán:

• Thanh toán bằng tiền mặt thì ký hiệu là TM
• Thanh toán bằng chuyển khoản thì ký hiệu CK.
• Trường hợp chưa xác định hình thức thanh toán sẽ ký hiệu TM/CK.

Thực tế, chỉ những hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 đồng mà bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần lưu ý rằng, trên hóa đơn GTGT không cần phải viết thông tin người bán.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn viết hóa đơn giá trị gia tăng ngành xây dựng.

2.3. Viết đúng Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra

Đối với Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra, muốn viết đúng, kế toán thực hiện theo hướng dẫn sau:
- Cột STT: Ghi lần lượt các số thứ tự theo dãy số tự nhiên từ 1 và tăng dần.
- Cột tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ tên hàng hóa đã bán.
- Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mình đã bán ra như: cái, chiếc, bộ, kg,...
- Cột số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa đã bán ra.
- Cột đơn giá: Giá bán hàng hóa/1 đơn vị (giá chưa VAT).
- Cột thành tiền: Số tiền người mua phải trả với mỗi loại hàng hóa, nó được tính bằng đơn giá nhân số lượng.
Lưu ý rằng, sau khi đã viết xong Bảng kê chi tiết hàng hóa đã bán ra với mỗi đơn hàng, bạn phải gạch chéo bỏ những dòng còn trống, nếu có.

2.4. Viết chuẩn xác thông tin phần tổng cộng

Sau khi đã kê khai đầy đủ hàng hóa bán ra, việc viết chuẩn xác thông tin phần tổng cộng là điều rất quan trọng của cách viết hóa đơn giá trị gia tăng. Cụ thể:

• Phần cộng tiền hàng: Tổng số tiền ở cột thành tiền cộng lại.
• Phần suất thuế GTGT: Ghi rõ mức thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đã bán. Theo quy định, tùy loại hàng hóa sẽ có 2 mức thuế suất: 0%, 5%, 10%. Với những trường hợp đối tượng không phải chịu thuế GTGT hay được miễn thì phần này không phải ghi gì hoặc gạch bỏ đi.
• Tổng cộng tiền thanh toán: Là tính tổng của dòng “Cộng tiền hàng” và phần “Tiền thuế GTGT”.

2.5. Bắt buộc phải có ký tên 2 bên mua

Sau khi đã tính xong phần tổng cộng, kế toán thực hiện ký tên để hoàn thành cách viết hóa đơn GTGT.
Với người mua hàng thì ai mua, ai tiến hành giao dịch phải trực tiếp ký. Trường hợp là mua hàng qua mạng thì người mua không nhất thiết phải ký nhưng người bán cần ghi rõ là bán hàng qua mạng/điện thoại.
Với người bán hàng thì ai lập hóa đơn người đó sẽ ký.
Đối với thủ trưởng đơn vị, thường sẽ là Giám đốc ký. Lưu ý rằng chữ ký này phải là chữ ký tươi, ký sống, có đóng dấu và ghi rõ họ tên. Trường hợp Giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền chỉ định người trực tiếp bán và ký.
Tới đây thủ tục viết hóa đơn giá trị gia tăng đã hoàn thành một cách đúng quy định nhất.
Mọi thắc mắc về cách viết hóa đơn giá trị gia tăng hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/