Trong quá trình làm việc, bên cạnh những nghiệp vụ cần thiết, kế toán viên không thể không biết tới các bước xử lý hóa đơn trong các trường hợp nếu có phát sinh. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào khi thay đổi tên công ty hoặc địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Hóa đơn đầu vào xuất sau khi đổi tên công ty thì xử lý thế nào?

Với hóa đơn đầu vào xuất sau ngày đổi tên công ty, doanh nghiệp cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và ghi rõ lý do là sai tên công ty.

Bên cạnh đó, có nhiều trường hợp có thể phát sinh liên quan đến việc đổi tên công ty mà kế toán viên cũng cần nắm được. Đơn cử như thay đổi tên công ty nhưng giữ nguyên mã số thuế hay đổi cả tên công ty và địa chỉ, mã số thuế… Với từng tình huống cụ thể thì cách xử lý ra sao? E-invoice sẽ giúp bạn đi tìm câu trả lời!

1.1. Hóa đơn thay đổi tên công ty nhưng không thay đổi mã số thuế

Đối với hóa đơn đã đặt in trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên, nhưng không thay đổi địa chỉ, mã số thuế, tại khoản 2, Điều 8, Thông tư số 153/2010/TT-BTC có đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

• Tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh đặt in hoá đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hoá đơn.
• Đối với các số hoá đơn đã đặt in nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn địa chỉ trên tờ hoá đơn, để tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đặt in khi có sự thay đổi địa chỉ, tổ chức, cá nhân cần thực hiện đóng dấu địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức địa chỉ đã in sẵn.

Với hóa đơn đầu vào xuất sau ngày đổi tên công ty, doanh nghiệp sẽ phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, trong đó ghi rõ lý do là sai tên công ty

Dựa theo hướng dẫn vừa nêu, nếu doanh nghiệp đổi tên nhưng không thay đổi mã số thuế, địa chỉ thì sẽ được áp dụng như với trường hợp thay đổi địa chỉ theo hướng dẫn tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC.
Theo đó, tổ chức, đơn vị kinh doanh chỉ cần đóng dấu tên mới vào bên cạnh tiêu thức tên đã in sẵn là có thể tiếp tục sử dụng hết những hóa đơn đã đặt in.
Các bước cần tiến hành đối với trường hợp này như sau:

• Làm con dấu tên công ty mới, có thể đóng ngay vào mục tên cũ nếu có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn.
• Lập bảng thông báo về việc điều chỉnh thông tin trong nội dung hóa đơn. Trong đó, bao gồm nội dung thay đổi là tên công ty lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp (theo thông tư số 39/2014/TT-BTC).
• Sau khi hoàn tất những thủ tục này, doanh nghiệp có thể được sử dụng hóa đơn đã thay đổi tên.

2. Hóa đơn thay đổi tên công ty và cả mã số thuế, cơ quan  thuế

Nếu doanh nghiệp, tổ chức thay đổi cả tên và mã số thuế, cơ quan thuế thường sẽ có 2 trường hợp có thể xảy ra đó là công ty vẫn muốn tiếp tục sử dụng những hóa đơn đã đặt in, hoặc, không muốn sử dụng hóa đơn đã được in sẵn.

2.1. Doanh nghiệp tiếp tục sử dụng những hóa đơn đã đặt in

Với trường hợp này, doanh nghiệp cần xử lý như sau:

• Gửi báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn cần thay đổi địa chỉ, tên công ty đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp trước đó.
• Tạo con dấu mới có đầy đủ tên, địa chỉ sau thay đổi và đóng dấu vào bên cạnh mục địa chỉ đã được in sẵn trên hóa đơn.
• Gửi Bảng kê khai hóa đơn chưa sử dụng theo mẫu BK01/AC căn cứ theo Thông tư số 39/2014/TT- BTC.
• Gửi thông báo điều chỉnh địa chỉ, tên công ty trên hóa đơn lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp mới.
• Sau những bước trên đây, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn sau khi thay đổi tên, địa chỉ công ty.

Để ngừng sử dụng các hóa đơn đã được đặt in khi đổi tên công ty và MST, doanh nghiệp phải hủy số hóa đơn GTGT chưa được sử dụng

2.2. Doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đã được in

Lúc này, để ngừng sử dụng các hóa đơn đã được đặt in, các tổ chức, doanh nghiệp buộc phải thực hiện hủy số hóa đơn GTGT chưa được sử dụng.
Tiếp đến, trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông váo với cơ quan thuế, cần thông báo kết quả hủy hóa đơn GTGT chưa sử dụng.
Sau bước này, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn GTGT mới với cơ quan thuế quản lý mới đã đăng ký là xong.
Việc đổi tên của doanh nghiệp sẽ thường đi kèm với không ít các thủ tục pháp lý. Trên đây là hướng dẫn xử lý các nghiệp vụ liên quan đến xử lý hóa đơn đầu vào cũng như hóa đơn giá trị gia tăng nói chung. Hy vọng sẽ mang đến thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp.
Ngoài ra, mọi thắc mắc hoặc muốn nhận tư vấn thêm về nghiệp vụ xử lý hóa đơn cũng như phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.