Từ 1/7/2022, 100% doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nên hiện tại là thời điểm gấp rút nhiều doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn, hóa đơn điện tử cũ. Để hủy hóa đơn trên phần mềm HTKK, doanh nghiệp cần lập thông báo gửi đến Tổng Cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn nộp thông báo hủy hóa đơn điện tử qua mạng.

Cách nộp thông báo hủy hóa đơn qua mạng

1. Quy định hủy hóa đơn cũ mới nhất

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ:
“Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”
Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ngay sau khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được Cơ quan thuế chấp thuận thì phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định cũ trước đây và hủy hóa đơn giấy còn tồn.

2. Cách lập thông báo hủy hóa đơn trên HTKK

Để hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện trên phần mềm Hỗ trợ khai thuế của Tổng cục Thuế, lập thông báo hủy hóa đơn điện tử, gửi cơ quan thuế trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy hóa đơn.
Các bước lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trên phần mềm HTKK

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Tại màn hình đăng nhập, bạn điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập hệ thống:

Đăng nhập hệ thống HTKK.

Sau khi đăng nhập thành công, bạn chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC).

Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC.

Bước 2: Điền tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn

Khi điền Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC, bạn lưu ý như sau:

• Điền đầy đủ các thông tin: Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số…đến số…
• Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn.
• Đối với hóa đơn giấy: Ghi “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”. Thông thường, khi hủy hóa đơn giấy, các doanh nghiệp sẽ ghi “cắt góc” (cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị) vì sẽ lưu lại được quyển hóa đơn gốc.
• Đối với hóa đơn điện tử: Thực hiện hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên liên hệ với phía nhà cung cấp để được hướng dẫn và giải đáp.

Bước 3: Đăng nhập trang Thuế điện tử

Để nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC qua mạng, bạn cần đăng nhập trang Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.

Đăng nhập trang thuế điện tử để nộp mẫu TB03/AC.

Trên của trang Thuế điện tử, bạn chọn Doanh nghiệp.

Bước 4: Nộp tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi đăng nhập vào hệ thống của Doanh nghiệp, bạn chọn Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp Tờ khai.

Nộp tờ khai dưới dạng XML.

Để nộp tờ khai, bạn upload Thông báo kết quả hủy hóa đơn đã lập ở các bước trên lên hệ thống, thực hiện ký điện tử sau đó ấn Nộp tờ khai. Như vậy, tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu TB03/AC đã được nộp cho Cơ quan Thuế.

3. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn

Theo Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy với cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.
Trong trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.
Lưu ý:

• Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Khi hủy hóa đơn giấy chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lưu ý lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cũ (mẫu BC26/AC), lưu ý:

• Nộp ngay mẫu BC26/AC cùng thời điểm hủy hóa đơn.
• Hoặc nộp mẫu mẫu BC26/AC chậm nhất là ngày 30/7/2022.
• Chọn ngày hiện tại khi lập mẫu BC26/AC cùng thời điểm chuyển đổi sang hóa đơn mới.
• Không chọn kỳ báo cáo cuối cùng.

Lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Đối với số hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, mất (nếu có) và còn tồn đến thời điểm thực hiện hủy hóa đơn, bạn lưu ý kê khai như sau:

• Số hóa đơn đã sử dụng: Đưa vào cột (13).
• Số hóa đơn xóa bỏ: Đưa vào cột (15).
• Số hóa đơn bị mất (nếu có): Đưa vào cột (17).
• Số hóa đơn hủy: Đưa vào cột (19).

Trên đây là hướng dẫn nộp thông báo hủy hóa đơn qua mạng. Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/7/2022, doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định cũ để sớm chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78.
Ngoài ra, để tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.