Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử là bước mà các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế cần thực hiện đầy đủ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử và những lưu ý mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.

1. Nguyên tắc chung chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Tại Điều 19 trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP Bộ Tài chính đã quy định cụ thể về nguyên tắc chung của việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:
Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cục Thuế chỉ áp dụng với những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế thì khi sử dụng, xuất hóa đơn thông tin sẽ được đồng bộ với dữ liệu của cơ quan Thuế.
Như vậy người bán hàng hóa cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phải có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế. 
Cách chuyển dữ liệu thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế hoặc có thể chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

2. Thời điểm chuyển dữ liệu

Đối với thời điểm chuyển dữ liệu các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã cần lưu ý:
Nếu bán hàng hóa có nguồn gốc nhập khẩu, hàng hóa là đất, đá, cát, sỏi thì sau khi lập ghi đủ các nội dung trên hóa đơn, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua đồng thời với việc gửi cho cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trường hợp người bán có website thì sau khi gửi người mua và cơ quan thuế, người bán đăng tải thông tin hóa đơn trên website của người bán.
Với doanh nghiệp bán các loại hàng hóa khác, sau khi lập ghi đủ các nội dung trên hóa đơn, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua, gửi cho cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế ngay trong ngày. Trường hợp người bán có website thì sau khi gửi người mua, người bán đăng tải thông tin hóa đơn trên website của người bán.
Người tiêu dùng hàng hóa dịch vụ của doanh nghiệp là cá nhân, hộ gia đình như các sản phẩm: Dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện, nước, mạng, bảo hiểm, vận tài… được lập theo thông lệ quốc tế và thuộc trường hợp không nhất thiết phải có đủ nội dung thì gửi cơ quan thuế cùng với việc gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật quản lý Thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

3. Các hình thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế

Người bán thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo văn bản của Bộ Tài chính hướng dẫn về dữ liệu hóa đơn bằng hình thức chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

3.1. Trường hợp gửi trực tiếp:

Các doanh nghiệp có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và chuẩn kết thối do cơ quan Thuế quy định thì có thể sử dụng tài khoản đã được cấp để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định.
Các doanh nghiệp này thường kinh doanh trên các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải hàng không, đường sắt, nước sạch, tài chính tín dụng; bảo hiểm có sử dụng hóa đơn điện tử với số lượng trên 1 triệu số hóa đơn/năm.

3.2. Trường hợp gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế còn lại thực hiện ký hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế. 
Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

4. Các lưu ý khác

Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập gửi cơ quan thuế, gửi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, sau khi lập hóa đơn điện tử thì thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho người mua, đồng thời kết nối chuyển dữ liệu điện tử lên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và đưa lên Website của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng đạt tiêu chuẩn.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, tất cả những vướng mắc, khó khăn về hóa đơn điện tử đều được giải đáp và hỗ trợ kịp thời.
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tổng thể cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Sản phẩm của Thái Sơn - phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng, đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất về nghiệp vụ.
Không chỉ vậy, E-Invoice còn mang đến cho doanh nghiệp những tính năng vượt trội như hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, quản lý, gửi và xác nhận hóa đơn thông qua email, SMS, sử dụng một chữ ký số cho nhiều điểm xuất hóa đơn, truyền nhận dữ liệu từ hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán…
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/