Tải hóa đơn điện tử là một trong những công việc quan trọng mà kế toán phải biết. Tuy nhiên, khi lần đầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, nhiều người sẽ cảm thấy bỡ ngỡ, không biết thao tác như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách tải hóa đơn điện tử đơn giản nhất chỉ với vài bước.

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải tải hóa đơn điện tử không?

Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.”
Như vậy, các doanh nghiệp cần tải hóa đơn điện tử về để lưu trữ và thực hiện nghiệp vụ kế thuế. Thời hạn lưu trữ là 10 năm theo quy định của pháp luật.

Tải hóa đơn điện tử nhanh chóng, đơn giản chỉ với vài bước.

2. Tải hóa đơn điện tử dưới định dạng nào?

Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (eXtensible Markup Language), tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Định dạng hóa đơn điện tử gồm: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.
Thông thường, khi tải hóa đơn điện tử sẽ lưu cả 2 định dạng: file PDF và XML. Trong đó, file XML chứa đầy đủ dữ liệu của hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi; file PDF thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ, tương đương với một tờ hóa đơn thông thường, nhưng không có giá trị pháp lý.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Cách tải hóa đơn điện tử nhanh chóng, đơn giản trên phần mềm E-invoice

Để thực hiện tải hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice, Quý doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Truy cập website E-invoice theo đường link: https://einvoice.vn/

Truy cập website E-invoice.

Bước 2: Chọn chức năng “TRA CỨU”

Để tải hóa đơn điện tử về, trước tiên bạn cần tra cứu để xem thông tin hóa đơn. Từ màn hình chính, ấn chọn “Tra cứu” trên thanh Menu.

Chọn chức năng “TRA CỨU”.

Bước 3: Nhập thông tin: Điền đầy đủ thông tin vào các trường sau:

- Nhập “Mã nhận hóa đơn” của hóa đơn cần tra cứu vào ô tương ứng.
- Nhập “Mã kiểm tra” và nhấn vào nút “Tra cứu hóa đơn.

Điền thông tin để tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 4: Tải hóa đơn điện tử

Sau khi thực hiện thao tác chức năng TRA CỨU, hóa đơn điện tử bạn vừa tìm kiếm sẽ hiện ra. Tại đây, bạn nên kiểm tra chắc chắn thông tin về hóa đơn, sau đó, nhấn Tải hóa đơn ở 2 định dạng “Dạng PDF” hoặc “Dạng XML”.
Để xem được file tải về, cần có chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows để giải nén file .zip. Ngoài ra, hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF cần trình đọc Foxit Reader, Adobe Reader.

Tải hóa đơn điện tử theo đúng định dạng yêu cầu

Như vậy, chỉ với một đến vài phút, thậm chí ngắn hơn, bạn đã có thể thực hiện thao tác tải hóa đơn điện tử dễ dàng với phần mềm E-invoice.
E-invoice là Phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất trong các doanh nghiệp FDI hiện nay.  E-invoice hỗ trợ các doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ kế toán: lập, xuất, tra cứu hóa đơn, tải hóa đơn, thống kê báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn dễ dàng, mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị.
Để được tư vấn và dùng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.