Hướng dẫn cách lập các tiêu thức quan trọng trên hóa đơn điện tử để đảm bảo hợp lệ

22/02/2019 08:47

Hóa đơn điện tử mang đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn giấy. Cách lập tiêu thức trên hóa đơn điện tử như ngày tháng, địa chỉ, mã số thuế... liệu có tương tự như hóa đơn giấy trước đây?

>>> Hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê – Hợp lệ hay không?
>>>
 Quy định về cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh năm 2019

Nhiều doanh nghiệp khi mới bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử thường thắc mắc rằng các nội dung thông tin trên hóa đơn có khác biệt so với hóa đơn giấy trước đây hay không. Trên thực tế, cách lập các tiêu thức quan trọng trên hóa đơn điện tử tương đồng với hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC để thực hiện.


Cách lập các tiêu thức trên hóa đơn điện tử tương tự với trên hóa đơn giấy

Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

  • Đối với trường hợp bán hàng hóa, ngày lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tương tự, trường hợp cung ứng dịch vụ thì ngày lập là này hoàn thành việc cung ứng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
  • Đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, ngày lập hóa đơn điện tử thực hiện chậm nhất không quá 7 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Doanh nghiệp có thể sử dụng kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
  • Đối với trường hợp xây dựng, lắp đặt, ngày lập hóa đơn điện tử là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
  • Trường hợp giao hàng thành nhiều đợt, bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc ban giao, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
  • Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng, ngày lập hóa đơn điện tử là ngày thu tiền.
  • Với các doanh nghiệp hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.


Nội dung “ngày, tháng, năm” lập hóa đơn bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử

  • Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn điện tử căn cứ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
  • Ngày lập hóa đơn điện tử đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. Một số trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp cần lưu ý là:

  • Trường hợp bên bán có đơn vị trực thuộc, và đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp thì viết tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Nếu đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính
  • Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
  • Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.
  • Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.


Doanh nghiệp cần ghi rõ thông tin về tên và mã số thuế khi lập hóa đơn điện tử

Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền được ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra trên hóa đơn điện tử.

Nếu doanh nghiệp sử dụng mã hàng hóa, dịch vụ để dễ quản lý khi khi lập hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa vào. Các loại hàng hóa phải đảm bảo quyền sở hữu, quyền sử dụng, chú thích rõ ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

Một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như nước, xăng dầu, điện, điện thoại, bảo hiểm...kinh doanh theo kỳ nhất định thì doanh nghiệp phải chú thích cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ đó.

Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Nếu trên hóa đơn không có chữ ký của thủ trưởng hoặc quản lý thì phải có giấy ủy quyền của cho người trực tiếp bán ký. Trên giấy ủy quyền ghi rõ họ tên và đóng dấu của tổ chức vào phía bên trái của tờ hóa đơn.

Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Hiện nay, việc buôn bán không chỉ diễn ra trực tiếp mà thường hoạt động trên cả các kênh gián tiếp như mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX… Đối với các trường hợp này, người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)” bên bán cần viết rõ là bán hàng thông qua điện thoại/mạng/FAX…

Riêng đối với trường hợp cung ứng dịch vụ và bán hàng hóa cho khách hàng nước ngoài thì chữ ký của người mua là không bắt buộc.

Tiêu thức “Đồng tiền” ghi trên hóa đơn

Mặc định đồng tiền ghi trên hóa đơn điện tử là VND. Nếu như bên mua hàng trả bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán ghi trên hóa đơn bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt, ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.

Đồng thời, bên bán cần ghi thêm tỷ lệ chuyển đổi ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn. Trường hợp ngoại tệ không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì bên bán sử dụng tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước VN công bố tỷ giá.

Hi vọng với những thông tin trên, doanh nghiệp sẽ không còn gặp phải khó khăn khi lập hóa đơn điện tử.

Đơn vị tin cậy để tư vấn và giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử

Để được giải đáp những thắc mắc về hóa đơn điện tử một cách chi tiết, cụ thể, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, có đội ngũ nhân viên hỗ trợ dày dặn kinh nghiệm.

Là một trong những đơn vị hàng đầu trên cả nước cung cấp giải pháp toàn diện về hóa đơn điện tử, Công ty phát triển phần mềm Thái Sơn tự hào là nhà phát hành phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết.


Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được nhiều doanh nghiệp lựa chọn triển khai

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệp của E-Invoice sẵn sàng hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử của khách hàng.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

>>> Doanh nghiệp có được phép sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế?
>>> Thông tin mới nhất về quy định đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế