Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử là một trong những nội dung đáng chú ý tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong quá trình thực hiện lập - xuất - gửi hóa đơn điện tử, một số trường hợp vì nhiều lý do mà dẫn tới sai sót các thông tin, kế toán cần xử lý như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn kế toán xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn doanh nghiệp xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà việc xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện khác nhau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sai sót, chưa gửi cho người mua

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19 của Nghị định này, nếu người bán phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua thì cần xử lý như sau:

• Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế, sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này để hủy hóa đơn điện tử có mã bị sai sót.
• Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
• Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót lưu trên hệ thống.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế sai sót, đã gửi người mua

Theo Khoản 2, Điều 19 của Nghị định này, trường hợp phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sau khi đã gửi cho người mua thì cần xử lý như sau:

Sai sót về tên, địa chỉ người bán, không sai mã số thuế và các nội dung khác:

• Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về sai sót trên hóa đơn điện tử và không cần lập lại hóa đơn.
• Bước 2: Người bán sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế).

Hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua.

Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách hàng hóa, chất lượng thì người bán lựa chọn 2 cách xử lý:

Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh lại hóa đơn bị sai sót.

• Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót nếu có thỏa thuận về việc lập văn bản trước đó.
• Kế tiếp, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót

Trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điện tử thay thế thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ:  “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Sau khi lập xong, người bán cần:

• Gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua nếu đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Gửi hóa đơn điện tử mới cho cơ quan thuế để thực hiện cấp mã, sau đó gửi cho người mua đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế

Nếu cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế thì thực hiện:

• Thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để yêu cầu người bán rà soát thông tin, kiểm tra sai sót.
• Người bán căn cứ theo thời hạn trên thông báo để thực hiện thông báo lại với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định về việc kiểm tra sai sót trên hóa đơn điện tử.
• Nếu hết thời hạn trên thông báo mà người bán vẫn chưa thực hiện rà soát hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này.
• Quá 2 lần thông báo mà người bán vẫn không gửi lại thông báo cho cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang kiểm tra sử dụng hóa đơn điện tử.

Xử lý thế nào khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót?

Lưu ý: Trong 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này. Hóa đơn điện tử đã hủy tuy không còn giá trị sử dụng nhưng bắt buộc phải lưu trữ để thực hiện cho công tác tra cứu.

2. Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice - Đầy đủ nghiệp vụ, dễ dàng thao tác, hạn chế sai sót

E-invoice được cung cấp bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn với hơn 18 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp kê khai điện tử cho doanh nghiệp. Không chỉ cung cấp đầy đủ nghiệp vụ về hóa đơn, tuân thủ chặt chẽ quy định tại các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử, E-invoice là công cụ hỗ trợ “đắc lực” để kế toán lập - xuất - gửi hóa đơn thuận tiện và dễ dàng, hạn chế các sai sót.
Trên đây là hướng dẫn xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Kế toán và doanh nghiệp tham khảo thông tin để áp dụng trong trường hợp lập - xuất - gửi hóa đơn có sai sót để thực hiện theo đúng quy định.
Để tìm hiểu thêm về giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/