Hóa đơn thương mại là gì? Cách viết hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là hình thức hóa đơn quen thuộc sử dụng trong các hoạt động mua bán hàng hóa trong nước và quốc tế. Đây là chứng từ thể hiện giá mua bán, thanh toán xác định giá trị hải quan, tính thuế nhập khẩu. Vậy theo quy định pháp luật hiện hành, hóa đơn thương mại được định nghĩa như thế nào, cách lập có khác gì hóa đơn thông thường?

Khái niệm hóa đơn thương mại.

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại là chứng từ xác nhận thanh toán giữa người bán và người mua trong quá trình mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn thương mại được phát hành bởi người bán để nhận một số tiền nào đó từ phía người mua theo những điều kiện cụ thể.

Hóa đơn thương mại thường được phát hành với một bản gốc và hai bản sao. Tùy theo điều kiện pháp luật ở mỗi nước mà số lượng bản chính sẽ khác nhau.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Các hình thức hóa đơn thương mại

Có 6 loại hóa đơn thương mại chủ yếu.

Hóa đơn thương mại có một số loại cơ bản như sau:

2.1. Hóa đơn thương mại chiếu lệ

Hóa đơn thương mại chiếu lệ có hình thức giống như hóa đơn nhưng không sử dụng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Loại hóa đơn này được xem như một bản chào giá cho khách hàng, cho phía khách hàng biết cần phải trả bao nhiêu để mua sản phẩm hàng hóa, dịch vụ.

Ngoài ra, hóa đơn thương mại chiếu lệ còn sử dụng với mục đích:

- Làm chứng từ khai hải quan, làm thủ tục nhập khẩu.

- Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại lệ hoặc xin giấy phép xuất khẩu.

- Chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một quốc gia để trưng bày triển lãm, hội chợ.

- Chứng từ gửi kèm với hàng hóa theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài.

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại.

2.2. Hóa đơn tạm thời

Hóa đơn tạm thời hay còn gọi là hóa đơn tạm tính sử dụng để thanh toán bước đầu giữa người bán và người mua trong khi chờ thanh toán chính thức.

Hóa đơn tạm thời thường được gửi trước hoặc cùng với lô hàng, mô tả các điều kiện bán hàng như giá cả, số lượng, khối lượng, phẩm chất hàng hóa trong khi chờ thanh toán chính thức.

Các trường hợp sử dụng hóa đơn tạm thời:

- Hợp đồng không có quy định thanh toán dựa vào lượng hàng hoặc sự biến đổi phẩm chất tại cảng đến.

- Lô hàng giao làm nhiều lần.

- Giá trị hàng hóa được tính tại thời điểm sau khi giao hàng.

2.3. Hóa đơn chính thức

Hóa đơn chính thức là hóa đơn cuối cùng gửi cho người mua sau khi hoàn thành giao dịch/dự án, thông báo cho khách hàng biết công việc đã được hoàn thành.

Hóa đơn chính thức còn là một yêu cầu thanh toán, bao gồm danh sách cụ thể các sản phẩm và dịch vụ đã được cung cấp, giá cả, phương thức thanh toán,...

2.4. Hóa đơn thương mại chi tiết

Hóa đơn thương mại chi tiết sử dụng để mô tả hàng hóa. Trong hóa đơn chi tiết, các bên sẽ dựa vào thỏa thuận quy định trong hợp đồng hoặc L/C để xác định giá cụ thể của từng mặt hàng.

2.5. Hóa đơn thương mại xác nhận

Hóa đơn thương mại xác nhận sử dụng để xác nhận xuất xứ của nhiều hàng hóa có chữ ký xác nhận của phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Một số trường hợp, hình thức hóa đơn này được sử dụng như chứng từ kiêm chức năng hóa đơn, sử dụng để chứng nhận xuất xứ.

2.6. Hóa đơn thương mại hải quan

Đây là hình thức hóa đơn thương mại tính giá trị hàng theo các khoản lệ phí, thuế hải quan.

2.7. Hóa đơn thương mại lãnh sự

Hóa đơn thương mại lãnh sự sử dụng để thay thế cho chứng nhận xuất xứ, có xác nhận của lãnh sự quán nước ngoài mua và đang làm việc tại nước của người bán.

>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hóa đơn điện tử.

3. Cách viết hóa đơn thương mại

Viết hóa đơn thương mại cần đảm bảo nội dung.

Mặc dù không có quy định về biểu mẫu cụ thể của hóa đơn thương mại nhưng khi lập hóa đơn thương mại, doanh nghiệp cần lập đầy đủ các nội dung quan trọng.

3.1. Nội dung của hóa đơn thương mại

Một hóa đơn thương mại thông thường bao gồm các nội dung sau:

- Thông tin hóa đơn:

+ Số hóa đơn: Số tham chiếu hóa đơn của nhà cung cấp.

+ Ngày lập hóa đơn/Ngày phát hành hóa đơn.

- Thông tin người gửi:

+ Tên, địa chỉ đầy đủ của người gửi, số điện thoại, số fax.

+ Số VAT của người gửi: Số tham chiếu thuế GTGT của người gửi đối với các quốc gia áp dụng thuế VAT.

+ Quốc gia được gửi.

- Thông tin người nhận hàng:

+ Tên, địa chỉ đầy đủ (bao gồm mã bưu chính), số điện thoại, số fax người nhận.

+ Số VAT của người nhận: Số tham chiếu thuế GTGT của người gửi đối với các quốc gia áp dụng thuế VAT.

+ Quốc gia của người nhận.

- Thông tin vận chuyển:

+ Số hóa đơn theo hàng hóa được vận chuyển.

+ Đại lý giao nhận: Tên công ty vận chuyển.

+ Ngày xuất khẩu: Ngày mà hàng hóa được vận chuyển.

+ Phương thức thanh toán.

- Thông tin lô hàng:

+ Số phần: Số phần của lô hàng bao gồm.

+ Đặc điểm chi tiết hàng hóa.

+ Trọng lượng: Trọng lượng của kiện hàng hoặc đơn vị hàng hóa.

+ Số lượng đơn vị hàng hóa.

+ Giá trị của từng đơn vị hàng hóa, giá trị tổng hàng hóa.

+ Tiền tệ được sử dụng để xác định giá trị hàng hóa.

+ Xuất xứ hàng hóa.

+ Tên của người gửi.

+ Chữ ký, đóng dấu của người gửi.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn đầu vào có chiết khấu thương mại.

3.2. Cách viết hóa đơn thương mại xuất khẩu

Khi viết hóa đơn thương mại xuất khẩu, người viết cần lưu ý:

- Tên người gửi ( người xuất khẩu hàng hóa): Cần ghi rõ, đầy đủ địa chỉ, tên quốc gia xuất khẩu.

- Tên người nhận hàng (người nhập khẩu): Ghi tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ.

- Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn: Số hóa đơn và ngày lập hóa đơn là tiêu chí bắt buộc để làm thủ tục hải quan.

- Mô tả chi tiết sản phẩm: Tên thông thường, cấp hạng, chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường của sản phẩm.

- Số lượng kiện: Ghi tổng số lượng kiện.

- Giá của từng mặt hàng.

- Loại tiền.

- Phương thức vận chuyển: Ghi rõ vận chuyển bằng đường không hay đường biển, không cần ghi phương tiện và số chuyến.

- Điều khoản giao hàng.

- Điều khoản thanh toán.

- Các thông tin khác: Ghi rõ các khoản liên quan như vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, chi phí bao bì,...

- Giảm giá, chiết khấu (nếu có).

3.3. Mẫu hóa đơn thương mại

Mẫu hóa đơn thương mại

Doanh nghiệp tham khảo một số mẫu hóa đơn thương mại dưới đây:

Trên đây là một số quy định về hóa đơn thương mại, các loại hóa đơn thương mại, cách lập các chỉ tiêu. Hóa đơn thương mại được sử dụng khá phổ biến, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất - nhập khẩu cần lưu ý để áp dụng hóa đơn thương mại đúng quy định.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN