Hóa đơn quà tặng không thu tiền và những điều doanh nghiệp cần biết

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng đều thuộc nhóm hàng hóa dịch vụ mà người bán (người cho) cần xuất hóa đơn. Bài viết này sẽ giúp quý doanh nghiệp tìm hiểu rõ hơn về loại hóa đơn quà tặng không thu tiền này.

Hóa đơn quà tặng không thu tiền là gì?

1. Tìm hiểu chung về hóa đơn quà tặng không thu tiền

Hóa đơn quà tặng không thu tiền là gì và khi nào cần lập hóa đơn cho những quà tặng này, dưới đây là những thông tin chi tiết:

1.1. Khái niệm hóa đơn quà tặng không thu tiền

Hóa đơn hàng tặng không thu tiền, hay còn gọi là hóa đơn biếu tặng, là một loại hóa đơn được lập ra khi doanh nghiệp tặng hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng mà không thu tiền. Mục đích của việc lập hóa đơn này là để ghi nhận chi phí của doanh nghiệp một cách minh bạch, đồng thời tuân thủ các quy định về thuế hiện hành.

1.2. Khi nào cần lập hóa đơn hàng tặng không thu tiền?

Trên thực tế, doanh nghiệp cần lập hóa đơn hàng tặng không thu tiền trong các trường hợp sau:

- Tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để quảng cáo, khuyến mại.

- Tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhân dịp lễ Tết, sự kiện đặc biệt.

- Tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo chương trình khách hàng thân thiết.

- Tặng hàng hóa, dịch vụ cho người lao động, đối tác.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

Hóa đơn quà tặng không thu tiền có những quy định gì?

2. Các quy định pháp lý đối với hóa đơn quà tặng không thu tiền

Việc lập hóa đơn quà tặng không thu tiền được thực hiện dựa trên các quy định sau:

- Về quy định đối với việc lập hóa đơn quà tặng không thu tiền được đề cập trong Khoản 1, Điều 4, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Các hàng hóa, dịch vụ mà người bán dùng để cho, biếu, tặng, khuyến mại từ người bán đến người mua cũng như người lao động và nội bộ và cả những trường hợp trả thay lương cho người lao động đều cần được lập hóa đơn.

- Về thời gian, thời điểm lập hóa đơn quà tặng không thu tiền: Theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 9, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, thời gian lập hóa đơn đối với hàng hóa dịch vụ nói chung, là thời điểm mà người bán (người cho) chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng (trao tặng) tới người mua (người nhận). Như vậy, hóa đơn quà tặng không thu tiền được lập ngay tại thời điểm trao nhận hàng tặng.

- Về định dạng, quy chuẩn của hóa đơn quà tặng không thu tiền: Hóa đơn giấy cần tuân thủ quy định về nội dung theo Điều 10 của Nghị định này. Trường hợp lập hóa đơn điện tử thì tuân theo mẫu định dạng chuẩn, được quy định tại Điều 12 của Nghị định này.

- Về giá trị hàng tặng không thu tiền: Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về số tiền giới hạn cho một lần tặng quà tặng không thu tiền trên một hóa đơn GTGT.

- Về hoạt động khuyến mại: Theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 81/2018/NĐ-CP, thương nhân muốn thực hiện các hoạt động khuyến mại cần đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hồ sơ đăng ký theo quy định tại Khoản 3 của Điều này. Hoạt động khuyến mại của thương nhân phải tuân theo quy định tại Điều 13 của Nghị định này và các hình thức khác theo quy định tại Khoản 9, Điều 92, Luật thương mại 2005.

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử.

Hạch toán với hóa đơn quà tặng không thu tiền.

3. Hướng dẫn kê hóa đơn quà tặng không thu tiền kèm mẫu

Theo Điều 9, Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hàng tặng (quà tặng) cũng là một thể thức của khuyến mại, bao gồm cả trường hợp hàng hóa khuyến mại kèm theo hành động mua hàng hóa, dịch vụ và cả trường hợp không đi kèm với việc mua hàng hóa, dịch vụ.

Theo quy định tại Khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC, những hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ dùng để khuyến mại có giá tính thuế (=0). Nếu hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại nhưng không thực hiện theo quy định của pháp luật về luật thương mại thì cần phải tính toán kê khai nộp thuế GTGT như hàng hóa dùng để biếu, tặng, cho và tiêu dùng trong nội bộ. Như vậy, ta có hai trường hợp:

- Trường hợp 1: Nếu quà tặng được thực hiện đúng quy định pháp luật về luật thương mại thì không bị tính thuế giá trị gia tăng. Kê hóa đơn với cột đơn giá = 0.

- Trường hợp 2: Nếu quà tặng không được thực hiện đúng theo quy định pháp luật về thương mại thì hóa đơn phải có đầy đủ thông tin về giá, thuế suất và tiền thuế suất như khi bán hàng cho khách hàng. Khi đó, người bán (người cho) sẽ phải kê khai hóa đơn hàng tặng với loại hàng hóa đó trên hóa đơn và phát sinh thuế GTGT.

Ví dụ: Công ty TNHH XYZ sản xuất mỹ phẩm chăm sóc da. Năm 2024 công ty triển khai khuyến mãi mua 6 sản phẩm tặng 1 sản phẩm vào 2 đợt: Tháng 4/2024 và tháng 8/2024.

- Chương trình khuyến mại đợt 1 (tháng 4/2024) được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục theo quy định khuyến mại của pháp luật về thương mại. Theo đó, đối với các sản phẩm mỹ phẩm tặng kèm trong tháng đợt 1, Công ty TNHH XYZ kê khai giá tính thuế bằng không (0).

- Trường hợp chương trình khuyến mại vào đợt 2 (tháng 8/2024) không được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại thì công ty phải kê khai, tính thuế GTGT đối với số sản phẩm tặng kèm đó.

Nhìn chung, hóa đơn hàng tặng không thu tiền là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hợp thức hóa các món quà tặng và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

Việc tặng quà cho khách hàng là một chiến lược tiếp thị phổ biến và hiệu quả trong bối cảnh kinh doanh hiện đại.

Trên đây là những thông tin mà doanh nghiệp cần nắm được đối với hóa đơn quà tặng không thu tiền.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN