Hoá đơn điện tử - vì sao doanh nghiệp nên sử dụng?

09/08/2017 04:30

Cho đến hiện tại, hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được các cơ quan khuyến khích và bắt buộc sử dụng. Không chỉ cơ quan Thuế đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử và các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng hình thức hóa đơn này nhiều hơn.

Hầu hết các doanh nghiệp đều biết đến hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử sẽ tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử và có giá trị như hóa đơn giấy truyền thống khi đáp ứng đầy đủ các dữ liệu như hóa đơn truyền thống.

Hay nói một cách đơn giản và dễ hiểu hơn thì hóa đơn điện tử là một dạng file dữ liệu mà bên bán lập ra và gửi cho người mua thông qua hệ thống mạng internet. Trong hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung như hóa đơn giấy, được lưu trữ để đảm bảo cho việc quản lý của doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp được hưởng nhiều lợi ích

Hóa đơn điện tử phát triển cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và thương mại điện tử. Vì vậy, hóa đơn điện tử ngày càng nắm giữ được vị thế và dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy.

 Ở các quốc gia trên thế giới, hóa đơn điện tử đã phát triển từ lâu. Tại Việt Nam, nhiều năm gần đây cũng đã được nhiều doanh nghiệp sử dụng, bởi rất nhiều những tiện ích mà hóa đơn mang lại.

Hóa đơn giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng cường năng lực cạnh tranh. So với sử dụng hóa đơn giấy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ rút ngắn chu trình quản lý hóa đơn từ khi khởi tạo đến khi gửi cho khách hàng; đơn giản thủ tục hành chính trong quản lý, phát hành hóa đơn; giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn…

Hóa đơn giúp doanh nghiệp thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu; quản trị kinh doanh của doanh nghiệp; kê khai, nộp thuế. Bởi tất cả các dữ liệu được lưu trữ tập trung trên máy tính do đó thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp.

Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn cho khách hàng hay truy cập, tra cứu và tải hóa đơn bất cứ lúc nào, bất kể khi nào và ở đâu.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì khách hàng của họ cũng không bị rủi ro trong việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, tránh được việc thất lạc hóa đơn hoặc làm rách hóa đơn.

Đặc biệt, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế và ngăn ngừa tình trạng giả mạo hóa đơn, bảo vệ uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp; đồng thời góp phần thúc đẩy phát triển thương mại.

Hóa đơn điện tử đang trên còn đường bắt buộc sử dụng

Thực tế hóa đơn điện tử đem lại vô vàn lợi ích cho người sử dụng. Tuy vậy, bởi nhiều lý do mà không ít doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa “mặn mà” với hình thức hóa đơn này. Theo lộ trình của Bộ Tài Chính đang dự thảo, kèm theo đề cương xây dựng Nghị định về hóa đơn bán hàng, thì từ đầu năm 2018, một số lớn các doanh nghiệp sẽ dùng hóa đơn điện tử. Trong đó, một số doanh nghiệp mới thành lập, các doanh nghiệp có vi phạm hoặc bị phân loại rủi ro cao sẽ phải sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.

Được biết, ngành Thuế ngành càng tích cực đẩy mạnh kê khai, nộp thuế điện tử thông qua việc kết nối hệ thống ứng dụng ngành thuế với các nhà cung cấp dịch vụ kê khai thuế qua mạng Internet (T-VAN). Theo con số thống kê, đến tháng 3/2017 có 576.056 trên tổng số 581.875 doanh nghiệp đang hoạt động thực hiện khai thuế điện tử chiếm 99% và 656 DN thực hiện hoá đơn điện tử.  

Nhận định chung của nhiều doanh nghiệp qua các cuộc đối thoại với cơ quan Thuế cho thấy, việc triển khai hóa đơn điện tử, không những DN nhận được những giá trị hữu hình như việc tiết kiệm chi phí, thời gian, mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác không thể quy đổi thành tiền, đó là giá trị cơ hội khi cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

Để thuận tiện cho việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đến sự hỗ trợ của phần mềm hóa đơn điện tử. Đây là phần mềm do công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn phát mình vầ đã được Bộ Tài Chính và Tổng cục Thuế phê duyệt.

Thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử Einvocie quý doanh nghiệp có thể liên hệ:

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn

Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội

Tel : 024.37545222

Fax: 024.37545223

Website: http://einvoice.vn