Nhằm thực hiện mục tiêu Chính phủ điện tử và chuyển đổi số của quốc gia, Chính Phủ đã giao cho Bộ Tài chính cần tiến hành thực hiện hóa đơn điện tử trên toàn quốc. Do đó, chuyển đổi hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu của mọi doanh nghiệp Việt.

Hóa đơn điện tử là gì?

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Về bản chất, hóa đơn điện tử cũng giống như hóa đơn giấy, là loại chứng từ kế toán do các tổ chức, cá nhân kinh doanh lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng như quy định của Luật kế toán. Tuy nhiên, nó lại khác ở phương thức thể hiện.
Tại Khoản 2, Điều 3 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, Chính Phủ đã định nghĩa hóa đơn điện tử chính là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Theo đó, các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành tạo lập hóa đơn điện tử để ghi nhận thông bán hóa, cung cấp dịch vụ rồi ký số, ký điện tử theo đúng pháp luật bằng các phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Lưu ý rằng, trong quá trình sử dụng, để tránh những nhầm lẫn, vi phạm đáng tiếc có thể xảy ra, các đơn vị kinh doanh phải phân biệt rõ hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi đơn vị kinh doanh sử dụng. Nó bao gồm cả trường hợp hóa đơn đã được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn số do các đơn vị kinh doanh tạo lập và gửi đến cho bên mua nhưng không có mã của cơ quan thuế. Nó bao gồm cả trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Hóa đơn điện tử có những loại nào?

Hóa đơn điện tử có những loại nào?

Căn cứ vào Điều 5 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hiện được chia thành 03 loại cơ bản:

- Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn GTGT điện tử là loại hóa đơn sẽ áp dụng với bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT điện tử trường hợp này sẽ bao gồm cả các hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

- Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng điện tử là hóa đơn được áp dụng với bên háng hóa, cung cấp dịch vụ có thực hiện khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng điện tử sẽ bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

- Các loại hóa đơn khác

Các loại hóa đơn điện tử khác sẽ bao gồm: Tem điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử khác cũng có nội dung tuân thủ đáp ứng đầu đủ các tiêu thức đối với một hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp khi sử dụng, các loại hóa đơn điện tử trên bắt buộc phải tuân theo định dạng dữ liệu chuẩn được quy định bởi Bộ Tài chính.

3. Quy định nội dung bắt buộc với hóa đơn điện tử

Hiện nay, ngoại trừ những trường hợp được hướng dẫn riêng bởi Bộ Tài chính thì tất cả các hóa đơn điện tử đều phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nội dung dưới đây thì mới hợp pháp và hợp lệ khi doanh nghiệp sử dụng:
- HĐĐT phải có tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn;
- HĐĐT phải có tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán;
- HĐĐT phải có tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
- HĐĐT phải có tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT nếu là hóa đơn GTGT;
- HĐĐT phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên bán và bên mua;
- HĐĐT phải có thời điểm lập hóa đơn;
- HĐĐT phải có mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn điện tử cõ mã của cơ quan thuế;
- HĐĐT phải có phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và một số nội dung khác (nếu có) theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

>> Yêu cầu chi tiết nội dung hóa đơn điện tử

4. Người mua không nhất thiết phải ký vào HĐĐT

Người mua không nhất thiết phải ký vào HĐĐT.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, không ít người có thắc mắc rằng: Bên mua có bắt buộc phải ký vào hóa đơn điện tử hay không?
Căn cứ vào các quy định về chữ ký trên hóa đơn điện tử thì tiêu thức này chỉ bắt buộc với bên bán chứ không bắt buộc với bên mua.
Một số trường hợp 2 bên bán mua đã có thỏa thuận ký số vào hóa đơn điện tử từ trước thì bên bán mới bắt buộc phải ký lên hóa đơn điện tử.

5. Người bán không nhất thiết phải đóng dấu vào HĐĐT chuyển đổi

HĐĐT chuyển đổi thực chất là các hóa đơn bản giấy đã được chuyển đổi ra từ hóa đơn điện tử, tuân thủ đầy đủ các quy định chuyển đổi của pháp luật.
Thông thường, để phục vụ mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ cho hàng hóa đi đường hay lưu trữ chứng từ kế toán, nhiều người dùng đã phải tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Đối với các hóa đơn chuyển đổi này thì không nhất thiết phải có đóng dấu của bên bán nhưng bắt buộc phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn bản giấy.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

6. Cách xử lý khi hóa đơn điện tử xảy ra sai sót

Hóa đơn điện tử xảy ra sai sót là điều là điều dễ gặp phải trong quá trình lập, xuất hóa đơn. Sai sót mắc phải có thể do rất nhiều nguyên nhân khác nhau. Do đó, muốn xử lý sai sót nhanh chóng, chính xác thì người lập hóa đơn phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để có giải pháp phù hợp.
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử mắc sai sót đã xuất, đã gửi cho khách hàng nhưng chưa giao hàng hóa, chưa cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử mắc sai sót đã xuất, đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng bên bán chưa kê khai thuế. Nếu hóa đơn điện tử mắc sai sót của doanh nghiệp thuộc trường hợp này thì cách xử lý cơ bản sẽ như sau:
- Hai bên bán, mua cần thỏa thuận và thống nhất hủy hóa đơn điện tử sai sót. Lưu ý rằng hóa đơn dù hủy nhưng vẫn phải lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu.
- Bên bán cần lập lại hóa đơn điện tử mới và gửi lại cho bên mua. Theo đó, nội dung trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số… ký hiệu.... ngày/tháng/năm.”
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử mắc sai sót đã xuất, đã gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cả hai bên bán và mua đã kê khai thuế. Với trường hợp này, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được xử lý như sau:
- Hai bên bán mua phải lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ sai sót và có chữ ký của cả hai bên.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sau sót và ghi rõ nội dung cần điều chỉnh.
- Hai bên bán và mua phải tiến hành điều chỉnh kê khai theo đúng quy định pháp luật và hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm.

7. Doanh nghiệp được phép dùng song song HĐĐT và hóa đơn giấy đến ngày 31/10/2020

Doanh nghiệp được phép dùng song song HĐĐT và hóa đơn giấy.

Hiện nay, không ít người dùng vì còn tồn hóa đơn giấy nên còn chần chừ chưa chuyển đổi hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành thì khi chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, các đơn vị kinh doanh vẫn được dùng song song với hóa đơn giấy.
Cụ thể, tại Nghị định số 48825/CT-TTHT, Tổng Cục thuế đã khẳng định: Từ ngày 01/11/2018 - 31/10/2020, khi Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính Phủ vẫn còn hiệu lực, các đơn vị kinh doanh được cùng lúc sử dụng nhiều loại hình hóa đơn: Hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in. Trong đó, Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.
Như vậy, theo quy định trên thì các đơn vị kinh doah hoàn toàn được phép sử dụng song song cả hóa đơn điện tử lẫn hóa đơn giấy đến hết ngày 31/10/2020.

8. Quy định thời hạn cuối cùng doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, có hiệu lực vào ngày 01/11/2018,  và Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, có hiệu lực vào ngày 14/11/2019, thì các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/11/2020.
Tuy nhiên, khi Luật Quản lý thuế (sửa đổi) số 38/2019/QH14 của Quốc hội được thông qua và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2020 thì đã nảy sinh không ít thắc mắc: Vậy thời hạn cuối cùng bắt buộc DN chuyển đổi HĐĐT là khi nào?

Thời hạn cuối cùng bắt buộc DN chuyển đổi HĐĐT là khi nào?

Bởi, tại Khoản 2, Điều 151, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Quốc hội đã quy định: “Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2022; khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Để giải quyết thắc mắc này, Tổng cục Thuế đã cho ban hành Công văn số 2576/TCT-CS, vào ngày 23/6/2020, và khẳng định: “Từ ngày 01/11/2020, việc áp dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC”.
Bên cạnh đó, trong Công văn số 2576/TCT-CS, Tổng cục Thuế cũng đã chỉ ra rằng để triển thực hiện Luật Quản lý thuế số 38/QH14/2019, Bộ Tài chính đã dự thảo trình Chính phủ thay thế Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Khi văn bản pháp luật thay thế Nghị định số 119/2018/NĐ-CP theo Luật Quản lý thuế số 38/QH14/2019 được thông qua và có hiệu lực thì quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử sẽ được thực hiện theo văn bản pháp luật mới này.
Điều này đồng nghĩa rằng: Tại thời điểm này, khi chưa có văn bản thay thế Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, thì thời hạn chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử vẫn sẽ được áp dụng theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC.

9. Doanh nghiệp dễ dàng lập, xuất HĐĐT dù là ngày cuối tuần hay nghỉ lễ

Ngoài những lợi ích không thể phủ nhận: tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian,... thì tính tiện lợi cũng chính là lý do khiến ngày càng nhiều doanh nghiệp nhanh chóng chủ động chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Kế toán DN dễ dàng lập xuất HĐĐT mọi lúc, mọi nơi trên App Mobile E-invoice.

Bởi nếu như trước đây, trong những ngày nghỉ lễ hay cuối tuần, các doanh nghiệp rất khó để xuất hóa đơn cho khách hàng khi được yêu cầu đột xuất thì giờ đây với hóa đơn điện tử, việc này đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Chẳng hạn như nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft thì kế toán doanh nghiệp có thể dễ dàng dùng điện thoại cá nhân, mở CH Play (nền tảng Android) hoặc App Store (nền tảng iOS) để tải App Mobile E-invoice về máy, kích hoạt tài khoản. Sau đó, kế toán doanh nghiệp đã có thể lập xuất hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, kể cả ngày nghỉ lễ, cuối tuần hay đang đi công tác xa mà chỉ với một chiếc smartphone vô cùng đơn giản và tiện lợi.
Như vậy, bài viết trên đây đã cập nhật tới bạn những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử hiện nay. Mọi mắc hay hay muốn được tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/