Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu xảy ra thường xuyên khi số lượng hàng hóa cần mua phục vụ sản xuất kinh doanh, hoạt động của văn phòng quá nhiều. Vậy nếu hóa đơn đầu vào kê khai thiếu kế toán cần lưu ý điều gì? dưới đây là những gợi ý mà kế toán không nên bỏ qua.

Lưu ý khi hóa đơn đầu vào kê khai thiếu.

1. Hóa đơn nào được coi là hóa đơn đầu vào

Trước khi tìm hiểu về hóa đơn đầu vào kê khai thiếu kế toán cần hiểu rõ bản chất của hóa đơn đầu vào. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh người ta chia hóa đơn làm hai loại là hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra. Bất kì doanh nghiệp nào cũng có hóa đơn đầu vào và đầu ra.
Hóa đơn đầu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,... phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào thể hiện các khoản chi của doanh nghiệp, mà trên cơ sở đó để thực hiện hoạt động thống kê thu- chi của doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Những chứng từ cần thiết với hóa đơn đầu vào:

• Hợp đồng mua, bán hàng hóa: trương hợp hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
• Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Như vậy hóa đơn mà doanh nghiệp, đơn vị sử dụng vào mục đích mua sắm thể hiện các khoản chi của doanh nghiệp đều được coi là hóa đơn đầu vào.
>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn đầu vào có chiết khấu thương mại.

2. Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu cần lưu ý điều gì

Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều vấn đề trong đó có kê khai thuế, mức khấu trừ thuế của doanh nghiệp, đảm bảo tính trung thực trong nghiệp vụ kế toán. Dưới đây là những lưu ý khi kê khai thiếu hóa đơn đầu vào.

2.1. Kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào kê khai thiếu

Căn cứ theo Khoản 8, Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định kê khai với hóa đơn đầu vào như sau:
“Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho.
Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.”
Như vậy khi phát hiện kê khai thiếu hóa đơn đầu vào kế toán được kê khai bổ sung. Việc kê khai phải thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào kê khai thiếu ngay trong kỳ phát hiện sai sót.

2.2. Kê khai hóa đơn đầu vào sau khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thanh tra sẽ không được hoàn thuế

Theo hướng dẫn tại Công văn 414/TCT-KK ban hành ngày 30/01/2018 của Tổng cục thuế hướng dẫn, giải thích cụ thể trường hợp hóa đơn đầu vào kê khai thiếu sẽ phải thực hiện kê khai như sau:

• Thời điểm phát hiện hóa đơn bỏ sót kỳ nào thì kê khai, khấu trừ bổ sung tại kỳ tính thuế phát hiện hóa đơn bỏ sót.
• Kê khai bổ sung phải thực hiện trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định, kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.

Trường hợp kế toán kê khai hóa đơn đầu vào sau khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thanh tra sẽ không được hoàn thuế. Do đó việc kê khai hóa đơn đầu vào muộn này sẽ không giúp doanh nghiệp giảm trừ chi phí.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2.3. Có thể bị phạt khi kê khai thiếu hóa đơn đầu vào

Trên thực tế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt làm mất hóa đơn nếu cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra hóa đơn đầu vào cho các hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể xuất trình hoặc chứng minh nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm.
Căn cứ theo theo quy định tại Khoản 4, Điều 4, Nghị định 98/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điểm b Khoản 1, Điều 3, Nghị định 17/2022/NĐ-CP) đối với trường hợp vận chuyển, mua bán hàng hóa không biết rõ xuất xứ hàng hóa thì pháp luật quy định hình thức phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền thấp nhất là 300.000 đồng và mức cao nhất là 100.000.000 đồng đối với cá nhân, đối với tổ chức thì sẽ phạt gấp đôi tức từ 600.000 đồng đến 200.000.000 đồng.
Như vậy, doanh nghiệp đơn vị cần kê khai hóa đơn đầu vào để chứng minh nguồn gốc hàng hóa hoặc có thể đưa ra các bằng chứng giao dịch khi mua hàng hóa thay cho giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa để tránh trường hợp bị phạt.

3. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice giảm thiểu sai sót

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được sử dụng phổ biến ở các doanh nghiệp lớn. Đồng thời là một trong những phần mềm hạn chế sai sót trong nghiệp vụ kế toán hiệu quả. Phần mềm hóa đơn điện E-invoice giúp doanh nghiệp loại trừ việc kê khai thiếu hóa đơn đầu vào nhờ vào tính năng thống kê ưu việt.
Chỉ cần kế toán nhập đủ các dữ liệu đầy đủ hệ thống tự động kết xuất ra báo cáo với nội dung kê khai chuẩn xác. Kê khai thuế nhanh và hiệu quả đồng thời hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp.
Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu trong nhiều trường hợp sẽ khiến doanh nghiệp, đơn vị chịu thiệt thòi khi không được khấu trừ thuế cũng có thể bị phạt. Những lưu ý được chia sẻ trong bài viết hy vọng sẽ giúp bạn đọc và kế toán dễ dàng giải quyết các vấn đề, hạn chế rủi ro một cách tốt nhất.
Ngoài ra, để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.