Hóa đơn đỏ là hóa đơn được sử dụng trong các doanh nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Việt Nam, là hóa đơn chính thức do Bộ Tài chính phát hành và được công nhận hợp pháp trong các giao dịch thương mại. Hiện nay, việc đăng ký phát hành hóa đơn đỏ vẫn được các doanh nghiệp áp dụng theo phương pháp truyền thống, tức là hóa đơn đỏ đặt in. Tuy nhiên, phương pháp sử dụng hóa đơn đặt in đang bộc lộ nhiều hạn chế, nhất là chi phí phát hành, thu – xuất hóa đơn.

 Hóa đơn đỏ tự in. 

1. Chi phí cho sử dụng hóa đơn đỏ truyền thống (hóa đơn đỏ đặt in) hiện nay

Hóa đơn đỏ đặt in là hóa đơn được in ra dưới dạng mẫu in sẵn theo các quy định hiện hành. Riêng hóa đơn do các Cục Thuế đặt in phải có tên Cục Thuế ở góc trên bên trái của tờ hóa đơn. Để có thể đặt in hóa đơn đỏ, các doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp làm đơn đề nghị xin phép đặt in hoá đơn đỏ (Mẫu số 3.14)
Bước 2 : Các bộ chi cục thuế sẽ có hẹn lịch cụ thể thời gian xuống doanh nghiệp kiểm tra. Thông thường sẽ có từ 2 cán bộ thuế và 1 cán bộ phường xuống trực tiếp doanh nghiệp.
Bước 3: Tìm nhà in đủ điều kiện để làm hợp đồng thuê in hoá đơn GTGT cho doanh nghiệp.

• Chọn mẫu hoá đơn, thống nhất giá trị nội dung, thông tin in trên hoá đơn..
• Làm hợp đồng in ấn giữa doanh nghiệp và nhà in.

 Chi phí cho sử dụng hóa đơn đỏ truyền thống (hóa đơn đỏ đặt in) hiện nay.

Chi phí đầu tiên phải kể đến đó là chi phí nhân sự thực hiện. Để có thể phát hành thành công một mẫu hóa đơn đỏ, doanh nghiệp sẽ phải đào tạo đội ngũ nhân sự có chuyên môn, có kỹ năng để có thể tập hợp các loại hồ sơ và thực hiện các thủ tục cần thiết của cơ quan thuế. Vấn đề chi phí phát sinh thứ hai đó là chi phí cho việc in ấn khi phát hành cũng như chi phí cho việc thu – xuất, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn đỏ. Đây là một khoản chi phí tương đối lớn, nhất là đối với các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các giao dịch thương mại.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
Phân tích dựa trên dữ liệu của một doanh nghiệp xuất với số lượng 6000 hóa đơn/ 1 tháng, chúng ta có thể thấy mức chi phí sơn bộ cần phải đầu tư như sau:

• Chi phí đặt in hóa đơn ở mức trung bình là 800 VNĐ/ 1 tờ.
• Chi phí chuyển phát cho 1 tờ hóa đơn là 15 000 VNĐ.
• Để xuất được 6000 hóa đơn/ 1 tháng thì doanh nghiệp cần 2 nhân viên phụ trách, chi phí cho 1 nhân viên là 6 000 000 VNĐ/ 1 nhân viên/ 1 tháng, vậy chi phí trả cho nhân viên để in 1 tờ hóa đơn là 6 000 000 x 2 / 6000 = 2 000 VNĐ.
• In 6000 hóa đơn hết khoảng 1 hộp mực, theo giá thị trường là 60 000 VNĐ/ 1 hộp, vậy in 1 tờ hóa đơn sẽ hết 60 000/6000 = 10 VNĐ.
• Các chi phí khác phục vụ cho việc đóng gói, phong bì và thuê kho lưu trữ,… trung bình 1 tờ hóa đơn hết khoảng 1 000 VNĐ.

Như vậy, tổng chi phí cho 1 tờ hóa đơn giấy sẽ là 800 + 15000 + 2000 + 10 + 1000 = 18810 VNĐ. Với số lượng xuất 6000 hóa đơn / 1 tháng, thì trung bình mỗi tháng doanh nghiệp này phải chi ra số tiền là 18810 VNĐ x 6000 = 112 860 000 VNĐ, đây là 1 con số không nhỏ đối với doanh nghiệp.

2. Làm cách nào để tiết kiệm chi phí hóa đơn đỏ tại các doanh nghiệp?

Để khắc phục vấn đề chi phí khi sử dụng hóa đơn đỏ tự in tại các doanh nghiệp, Tổng Cục Thuế cũng như bộ Tài chính đã đưa ra nhiều giải pháp kịp thời để hỗ trợ các doanh nghiệp, trong đó phải kể đến phương pháp đưa vào sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực. 
 

 
Hóa đơn điện tử xác thực là hình thức hóa đơn hiện đại và đang được thí điểm triển khai áp dụng hiện nay tại một số doanh nghiệp thuộc hai thành phố lớn là Hà Nội và Hồ Chí Minh. Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế
Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, theo tính toán của các chuyên gia tài chính thì chi phí trung bình cho 1 tờ hóa đơn chỉ rơi vào khoảng 300 VNĐ. Với số lượng 6000 hóa đơn/ 1 tháng, thì trung bình mỗi tháng doanh nghiệp chỉ mất khoảng 300 VNĐ x 6000  = 1 800 000 VNĐ. Vậy, mỗi tháng doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoảng 112 860 000 VNĐ - 1 800 000 VNĐ = 111 060 000 VNĐ so với việc sử dụng hóa đơn đặt in.
Bên cạnh đó, khi sử dụng hoá đơn điện tử doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ  hóa đơn và giảm rủi ro thất lạc, mất mát hóa đơn trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa.
Để được tư vấn hoặc đăng ký nhận báo giá hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: Einvoice.vn