E-invoice chính là hóa đơn điện tử - một hình thức hóa đơn được Chính phủ khuyến khích doanh nghiệp sử dụng, bởi hóa đơn này có nhiều ưu điểm mang lại vô vàng lợi ích cho người dùng.

1. Tìm hiểu E-invoice

Nhiều người chưa biết hoặc chưa hiểu vê E-invoice là gì, nó được dùng để làm gì? Hiểu một cách đơn giản thì E-invoice là một hóa đơn được phát hành, nhận và xử lý bằng phương tiện điện tử. Nó không phải là dạng hóa đơn được in lên giấy như những hóa đơn trong nhiều năm về trước chúng ta vẫn thấy. Trên mỗi hóa đơn điện tử sẽ được cấp mã số thuế khác nhau, mỗi mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ… đều được lưu trữ hoàn toàn trên máy tính của các doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tổng cục Thuế cho biết, xu hướng ở nhiều quốc gia trên thế giới hiện nay là phát triển mô hình hóa đơn điện tử bởi hình thức hóa đơn này mang lại nhiều lợi chs cho người sử dụng.

Mô hình E-invoice.

Thứ nhất, hóa đơn điện tử E-invoice giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn cho người dùng; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử góp phần hiện đại hoá công tác quản trị DN.
Thứ hai, sử dụng E-invoice, doanh nghiệp tiết giảm thủ tục hành chính Thuế thông qua việc rút gọn các thủ tục đăng ký phát hành, báo cáo tình hình sử dụng, lập bảng kê hóa đơn; ngăn chặn và kiểm soát việc sử dụng hóa đơn giả để trốn thuế. Đặc biệt hóa đơn điện tử E-invoice là giải pháp hữu hiệu chống việc làm giả, mạo danh hóa đơn hay việc thất lạc hóa đơn cũng sẽ không xảy ra khi doanh nghiệp sử dụng E-invoice.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Chứng từ điện tử.

2. Ngoài E-invoice còn có E-invoice xác thực

Sau khi E-invoice được triển khai thí điểm sử dụng và bộc lộ được những ưu điểm vượt trội, mang lại những lợi ích thiết thực, Tổng cục Thuế đã quyết định sẽ đưa vào sử dụng hóa đơn điện tử nhằm giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí và thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn. Thêm vào đó, ngày 11/09/2015, Cục Thuế Hà Nội đã ban hành Quyết định 58333/QĐ-CT để triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực tại 6 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội.

Mô phỏng của E-invoice xác thực.

E-invoice xác thực hay còn gọi là hóa đơn điện tử xác thực hoặc hóa đơn điện tử có mã xác thực. Đây là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.
Không chỉ có mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có mã QR. Đây là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng có cài phần mềm đọc mã QR để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn.
E-invoice xác thực cũng mang lại nhiều tiện ích và lợi ích thiết thực cho người sử dụng.

3. Sử dụng E-invoice cần những điều kiện gì?

Muốn sử dụng E-invoice, doanh nghiệp cần có đủ điều kiện về kinh tế, doanh nghiệp đang phải thực hiện khai thuế với chi cục thuế. Ngoài ra, để sử dung hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần có hệ thống kết nối mạng Internet, có đường truyền mạnh và ổn định , có thể đáp ứng được nhiều máy.

Đội ngũ nhân viên quản lý hóa đơn điện tử cần có đủ trình độ và khả năng tiếp cận đến hóa đơn điện tử và sử dụng một cách thành thạo và biết cách khởi tạo và dần dần làm quen với hóa đơn điện tử một cách nhanh nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số, đây là điều kiện cần thiết và bắt buộc để sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice. Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số của chính doanh nghiệp mình đang có trước đó hay có thể sử dụng chữ ký của các cơ quan chức năng cung cấp. 
>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn điện tử theo Nghị định 119.

Với E-invoice doanh nghiệp lập, xuất, quản lý hóa đơn dễ dàng.

Điều tốt nhất khi doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử E-invoice là đăng ký sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoặc các phần mềm có kết nối với phần mềm kế toán. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của công ty Thái Sơn sẽ hoàn toàn yên tâm và không cần phải sử dụng phần mềm kết nối nào khác. Bởi phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của Thái Sơn đã tích hợp đầy đủ các chức năng tiện ích gồm:

• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
• Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
• Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
• Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
• Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu…

Với chi phí hợp lý khi sử dụng E-invoice và phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, doanh nghiệp sẽ vô cùng hài lòng về những gì E-invoice mang lại. 
Quý Khách hàng cần tư vấn hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn Soft vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/