Hóa đơn đầu vào là loại chứng từ giúp doanh nghiệp giữ được chi phí khấu trừ thuế GTGT. Do đó, việc quản lý hóa đơn đầu vào là công việc vô cùng quan trọng. Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không? Cùng đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Doanh nghiệp có được khấu trừ khi làm mất hóa đơn đầu vào không?

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là những loại hóa đơn dùng để mua sắm hàng hóa, vật tư nhằm phục vụ cho mục đích hoạt động của doanh nghiệp. Để làm căn cứ quyết toán, cần phải có các nghiệp vụ liên quan như sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Phiếu xuất, nhập kho đối với hàng hóa bán ra hoặc mua vào.
• Phiếu thu, biên lai để ghi lại số tiền giao dịch với các khách hàng cùng với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.

Hóa đơn đầu vào là loại chứng từ quan trọng với mọi doanh nghiệp

2. Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ không?

Trước tiên, cùng đi tìm hiểu nếu mất hóa đơn đầu vào thì doanh nghiệp có thể xử lý như thế nào:
Căn cứ theo Điều 24, Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2021 của Bộ Tài Chính, nếu người bán hàng hoặc mua hàng làm mất hóa đơn liên 2 bản gốc thì có thể xử lý như sau:
- Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc
Đầu tiên, kế toán cần lập biên bản để xác nhận lại sự việc mất hóa đơn. Trong đó ghi rõ, liên 1 của hóa đơn bị mất, người bán hàng khai, nộp thuế trong thời gian nào (tháng mấy), ký và ghi đầy đủ họ tên của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, sau đó đóng dấu trên biên bản.
- Bước 2: Lập báo cáo về việc mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC
Kế toán có thể thực hiện mẫu này trên phần mềm HTTK, sau đó nộp qua mạng internet hoặc in ra để nộp trực tiếp.

Mẫu số BC21/AC khai báo về việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Dưới đây là một số lưu ý về nội dung khi lập biên báo cáo theo mẫu BC21/AC:

+ Cột (2): Thể hiện tên loại hóa đơn, phần mềm sẽ tự động cập nhật.
+ Cột (3): Mẫu số: Kế toán điền mẫu hóa đơn cần báo cáo. Nếu mất hóa đơn giá trị gia tăng, điền 01/GTGT
+ Cột (4): Ký hiệu hóa đơn: Xem lại ký hiệu hóa đơn ghi trên Liên 1 của quyển hóa đơn gốc.
+ Cột (5) và (6): Từ số, đến số: Nếu chỉ mất 1 hóa đơn, bạn nhập số “1” cho cả 2 cột, nếu mất nhiều hơn 1 hóa đơn, bạn nhập rõ ràng từ số nào đến số nào. Trong trường hợp mất hóa đơn không liên tiếp, bạn ấn “F5” để xuống dòng và tiếp tục nhập.
+ Cột (7): Số lượng: Cột này phần mềm sẽ tự động cập nhật
+ Cột (8): Liên hóa đơn: Để điền liên hóa đơn bị mất
+ Cột (9): Ghi chú: Lựa chọn trường hợp của mình: bị mất hóa đơn do chưa sử dụng, chưa viết báo cáo…
+ Dòng “Lý do mất, cháy, hỏng hóa đơn” Điền lý do bị mất, cháy, hỏng hóa đơn của doanh nghiệp.

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
- Bước 3: Sau khi đã hoàn thành, bên bán chụp lại Liên 1 của hóa đơn.
Người đại diện pháp luật của bên bán ký tên, đóng dấu trên bản sao hóa đơn và giao cho bên mua. Bên mua sẽ được sử dụng hóa đơn bản sao này kèm biên bản đã lập ở bước 1 để làm chứng từ phục vụ kê khai thuế.
Lưu ý: Bên bán và bên mua sẽ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Như vậy, căn cứ vào quy định trên, nếu doanh nghiệp bạn làm mất hóa đơn đầu vào, thì có thể thông báo với bên bán hàng, lấy bản sao của liên 1 có ký xác nhận, đóng dấu và biên bản về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2, đồng thời nộp thông báo cho cơ quan thuế để làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
* Lưu ý: Người nộp thuế phải kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi có quyết định thanh tra và kiểm tra của cơ quan thuế. Nếu kê khai bổ sung sau thời điểm đó thì đều không được khấu trừ hoàn thuế.

3. Sử dụng phần mềm E-invoice để hạn chế tình trạng mất hóa đơn

Mặc dù hóa đơn đầu vào rất quan trọng, nhưng do các doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn giấy nên tồn tại nguy cơ cao về rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn. Điều đó không chỉ gây ra phiền hà cho công việc của kế toán mà còn khiến doanh nghiệp có thể bị phạt.

E-invoice giúp doanh nghiệp xóa bỏ nguy cơ bị mất hóa đơn đầu vào

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề trên, hỗ trợ tối ưu cho nghiệp vụ quản lý và lưu trữ hóa đơn.
E-invoice được xây dựng và phát triển  bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn - Là một trong những đơn vị cung cấp Dịch vụ nhận - truyền và lưu trữ hóa đơn điện tử được Cơ quan thuế lựa chọn. Bên cạnh đó, Phần mềm E-invoice luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC mới nhất hiện nay, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu nhờ áp dụng công nghệ Blockchain và vận hành theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay!
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.