Dù ngành nghề kinh doanh, đặc thù doanh nghiệp khác nhau nhưng những thương hiệu lớn như Coca-Cola, Honda, Grab, Unicharm Golden Gate … lại có điểm chung là đều đã triển khai phần mềm hóa đơn điện tử. Lí do của điều này là gì?
Kể từ khi được chính thức đưa vào triển khai trong khối doanh nghiệp năm 2011, hóa đơn điện tử đã có những bước chuyển biến rõ rệt. Số lượng doanh nghiệp lựa chọn hóa đơn điện tử thay thế hình thức hóa đơn giấy truyền thống hiện tại đã đạt đến con số hơn 3.000 doanh nghiệp, trong đó đó bao gồm rất nhiều thương hiệu lớn như Coca-Cola, Honda, Grab, Unicharm, CJ CGV, KFC, Lotte…

Nhiều doanh nghiệp lớn đã chủ động sử dụng hóa đơn điện tử. 

Không phải chờ đến khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực và quy định bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển sang hóa đơn điện tử trước 01/11/2020, nhiều doanh nghiệp đã chủ động lựa chọn áp dụng hóa đơn điện tử. Điều này một phần có thể lý giải bởi hạ tầng công nghệ ngày càng hoàn thiện, xu hướng áp dụng công nghệ thông tin trong các tổ chức ngày càng mạnh mẽ.
Tuy nhiên, lý do thực sự khiến hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến là bởi những lợi ích to lớn về quản lý doanh nghiệp, gia tăng hiệu quả hoạt động và lợi thế cạnh tranh hóa đơn điện tử đem lại. Đối với các doanh nghiệp lớn, những lợi ích này còn được phát huy ở quy mô và hiệu quả gấp nhiều lần.

1. Hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp lớn quản lý dòng tiền hiệu quả

Sự sống còn của một doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng quản lý dòng tiền của doanh nghiệp và thời gian là yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền. Sự chậm trễ trong chu trình gửi - nhận hóa đơn có thể khiến việc thanh toán giữa các bên bị chậm trễ, tác động tiêu cực đến dòng tiền và giảm thiểu khả năng đầu tư của doanh nghiệp.
Với hóa đơn giấy, quy trình gửi - nhận hóa đơn trước đây yêu cầu doanh nghiệp phải tạo hóa đơn thủ công, gửi qua đường chuyển phát, chờ đối tác rà soát thông tin, phản hồi, thanh toán và cuối cùng là lưu trữ thông tin hóa đơn đã được thanh toán. Số lượng đối tác lớn đồng nghĩa với việc cùng một thời điểm, quy trình rườm rà trên sẽ được lặp đi lặp lại hàng chục, hàng trăm lần, mang lại bất cập tài chính cho các doanh nghiệp lớn.

Hóa đơn điện tử góp phần giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả. 

Hóa đơn điện tử chính là giải pháp triệt để lược giản quy trình này. Với hóa đơn điện tử, mọi công đoạn trước đây kéo dài hàng tuần, thậm chí hàng tháng để hoàn thành sẽ được thực hiện chỉ trong vài phút. Phần mềm hóa đơn điện tử cho phép các doanh nghiệp phát hành & gửi hóa đơn nhanh chóng với các thao tác đơn giản. Các đối tác của doanh nghiệp có thể nhận và tra soát thông tin hóa đơn ngay lập tức mà không thông qua bất kì hình thức chuyển phát nào. Tốc độ nhanh chóng, sự minh bạch và rõ ràng trong quá trình gửi - nhận hóa đơn điện tử cũng giúp hạn chế tranh chấp, xây dựng và củng cố mối quan hệ hợp tác bền vững giữa các doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc tự động hóa quy trình gửi - nhận hóa đơn sẽ cung cấp các số liệu về tình hình thanh toán của doanh nghiệp trực quan, dễ tổng hợp và khai thác hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền của mình tốt hơn, phân bổ nguồn lực tài chính hiệu quả.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. HĐĐT kết hợp hoàn hảo với những áp dụng công nghệ tại các doanh nghiệp lớn

Các thương hiệu lớn như Coca-Cola, Honda, Grab, Unicharm, …. là những tập đoàn lớn với tiềm lực về tài chính, khả năng ứng dụng công nghệ mới và nguồn chất xám khổng lồ. Để duy trì vị thế trên thị trường, những doanh nghiệp này luôn luôn hướng đến việc tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp, áp dụng tiến bộ công nghệ như các phần mềm CRM (Customer Relationshop Management – Quản trị quan hệ khách hàng), ERP (Enterprise resource planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Sự thay thế hóa đơn giấy truyền thống là tất yếu, không chỉ bởi đây là chủ trương, quy định bắt buộc của Chính phủ mà còn bởi hình thức hóa đơn này vừa không tận dụng được những ưu điểm của công nghệ mới, vừa ít khả năng cải tiến để mang lại hiệu quả lâu dài cho doanh nghiệp và khiến hệ thống quản lý của doanh nghiệp trở nên không toàn diện, thiếu đồng bộ. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần tìm kiếm một giải pháp thay thế để giải quyết tất cả các vấn đề trên. Và hóa đơn điện tử chính là đáp án hoàn hảo.
Phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi nhà phát hành uy tín thường có thể hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp với hệ thống CRM, ERP có sẵn để trở thành một hệ thống đồng nhất. Hệ thống đồng nhất này sẽ loại bỏ tất cả các tác vụ nhập dữ liệu một cách thủ công, tự động đồng bộ & kết nối dữ liệu ở tất cả các khâu hoạt động.
Ví dụ, khi đối tác doanh nghiệp tiến hành thanh toán hóa đơn, thông tin thanh toán có thể được hiển thị thông tin cho phép doanh nghiệp theo dõi lịch sử đặt hàng, lịch sử thanh toán một cách trực tiếp trong phần mềm quản trị doanh nghiệp (Salesforce, Microsoft Dynamics...) mà không cần phải thao tác chuyển đổi hệ thống hoặc nhập liệu. Sự đồng nhất hệ thống này cũng loại bỏ khả năng sai sót khi nhập thông tin thủ công, đảm bảo tính tin cậy và chính xác tuyệt đối.

Hóa đơn điện tử loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công giúp giảm tối đa sai sót.

Bên cạnh đó, việc tích hợp hóa đơn điện tử với hệ thống CRM, ERP còn giúp doanh nghiệp khai thác triệt để thông tin khách hàng. Ví dụ, việc dễ dàng tra cứu lịch sử thanh toán cũng như đặt hàng từ đối tác giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về khách hàng, hiểu rõ hành vi của khách hàng, từ đó lên các chương trình kích cầu, hoạch định hướng đi, tầm nhìn lâu dài.
Vietinbank Insurance – một khách hàng của Thái Sơn có thể xem là trường hợp điển hình tích hợp thành công hóa đơn điện tử E-Invoice với phần mềm ERP của doanh nghiệp. Sau khi tích hợp hóa đơn điện tử và ERP, hệ thống đồng nhất này đang hoạt động hiệu quả trên nhiều chi nhánh, phòng giao dịch, doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, quản lý và khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn qua địa chỉ http://tracuu.baohiem-vbi.vn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Hóa đơn điện tử giải quyết bài toán chi phí & thủ tục hành chính

Không chỉ các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà ngay cả các doanh nghiệp lớn cũng luôn phải đương đầu với bài toán giảm thiểu chi phí doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp giảm thiểu chi phí phát hành, giao nhận, quản lý và lưu trữ hóa đơn hiệu quả cho doanh nghiệp. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí in ấn so với hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, việc giao nhận hóa đơn được thực hiện thông qua SMS, Email… mà không thông qua bất kỳ trung gian giao nhận nào. Các công đoạn lưu trữ và quản lý hóa đơn cũng trở nên đơn giản hơn, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng nhân lực vào những mục đích khác.
Một doanh nghiệp lớn thường có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở kinh doanh. Điều này có nghĩa giải quyết bài toán hiệu quả đem lại ưu thế chi phí cho một doanh nghiệp lớn cũng đồng nghĩa với mang lại lợi ích tương đương với việc giải quyết cùng lúc cho nhiều chi nhánh, văn phòng. Nói cách khác hiệu quả, chi phí tiết kiệm được sẽ tỉ lệ thuận với quy mô doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử cũng góp phần tinh giản các thủ tục hành chính liên quan đến hóa đơn như xuất trình kiểm tra, thông báo phát hành hóa đơn… cho doanh nghiệp. Tiết kiệm thời gian và giản lược thủ tục cũng có nghĩa doanh nghiệp có thể giảm thiểu các vướng mắc về hành chính và pháp luật, đồng thời đẩy nhanh tiến độ hoạt động tổng thể.
Grab là một trong trong những doanh nghiệp sớm tận dụng được lợi thế về chi phí & thủ tục của hóa đơn điện tử. Với việc tích hợp hóa đơn điện tử E-Invoice với giải pháp ERP Oracle doanh nghiệp đang áp dụng, Grab đã xuất và gửi điện tử hóa đơn các chuyến đi GrabCar, GrabBike và GrabExpress tại TPHCM và Hà Nội kể từ đầu tháng 1/2017. Khách hàng có nhu cầu nhận hóa đơn tài chính sẽ nhận hóa đơn điện tử được gửi vào email đã đăng ký.
Sự tiện lợi trong việc gửi-nhận hóa đơn điện tử được khách hàng đón nhận, góp phần giúp Grab nâng cao trải nghiệm người dùng hiệu quả. Đồng thời, thông tin hóa đơn của từng chuyến xe được cập nhật liên tục trên hệ thống giúp thuận lợi hơn trong công tác quản lý, cho phép Grab thực hiện một lượng lớn các giao dịch trong thời gian ngắn, song song với đó, khâu xử lý các khoản thanh toán phức tạp với quá trình tự động hóa và kiểm tra hồ sơ cũng được tiến hành.
>> Tham khảo: Nghị định 123 về hóa đơn điện tử.

4. E-Invoice - Lời giải cho bài toán triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp lớn

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt nam chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử bởi những lợi ích rõ rệt mà hóa đơn điện tử mang lại. Tuy nhiên, việc áp dụng được hóa đơn điện tử vào hệ thống phức tạp của các doanh nghiệp lớn không phải là đơn giản.
Các doanh nghiệp lớn đều có đặc thù riêng, yêu cầu phải có một sản phẩm hóa đơn điện tử có thể chỉnh sửa phù hợp với đặc thù của mình để trở thành một hệ thống khép kín với các phần mềm quản lý có sẵn của doanh nghiệp như ERP, CRM,…  Bên cạnh đó, vì phải vận hành liên tục hệ thống hóa đơn phức tạp, các doanh nghiệp lớn luôn cần một đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 đồng hành trong suốt quá trình sử dụng.
Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn với 5 văn phòng trên toàn quốc, 7 tổng đài hỗ trợ khách hàng là đơn vị hội đủ khả năng xử lý và đồng hành với doanh nghiệp trong quá trình triển khai, sử dụng phần mềm. Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Thái Sơn không chỉ tích lũy, nâng cao được năng lực công nghệ mà còn có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, đặc thù của đa dạng ngành nghề, mô hình kinh doanh khác nhau, từ đó phát triển phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng Cục thuế, đồng thời đưa ra giải pháp tối ưu cho bài toán của các doanh nghiệp lớn.

Phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn.

Từ những yếu tố trên, rất nhiều tên tuổi hàng đầu từ nhiều lĩnh vực kinh doanh đã tin tưởng sử dụng E-Invoice của Thái Sơn, trong đó có thể kể đến Honda, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab, Vietinbank…
Thái Sơn tự hào khi đã và đang là đối tác hàng đầu giải quyết bài toán áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp lớn, góp phần tác động tích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu cần tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/