Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới, để phù hợp với thông lệ quốc tế và tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong quá trình sản xuất kinh doanh, hội nhập với khu vực và quốc tế, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong đó có hình thức hóa đơn điện tử và Bộ Tài Chính cũng đã ban hành Thông tư số 32/2011/TTBTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Để đẩy mạnh việc cung cấp thông tin, tuyên truyền nhằm giúp cho người dân nói chung và người nộp thuế nói riêng hiểu biết về hình thức hóa đơn này, ngành thuế thông tin một số điểm chính về quy định này như sau:

• Khái niệm hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 
• Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử: Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng: giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp. 
• Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử: Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hóa đơn điện tử đó.

• Các yêu cầu phải thực hiện khi sử dụng hóa đơn điện tử:
  • Tổ chức cá nhân muốn sử dụng hóa đơn điện tử phải có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký điện tử.
  • Tổ chức cá nhân tự xác định việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (tự xây dựng hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp).
  • Tổ chức cá nhân phải thông báo cho khách hàng về định dạng hóa đơn và cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử (trực tiếp hay qua tổ chức trung gian).
  • Tổ chức cá nhân phải ban hành Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế trước khi lập hóa đơn điện tử.
  • Tổ chức cá nhân có thể lập hóa đơn trên hệ thống phần mềm của mình hoặc trên hệ thống của tổ chức trung gian, ký điện tử và chuyển cho người mua. Để sử dụng hóa đơn điện tử, các tổ chức , cá nhân xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử của khách hàng… để triển khai áp dụng hình thức hóa đơn điện tử.

Khuyến khích những đơn vị đang sử dụng khối lượng lớn hóa đơn giấy, những đơn vị đã thực hiện giao dịch điện tử qua ngân hàng và đã thực hiện khai thuế qua mạng internet, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không… sớm triển khai áp dụng hình thức hóa đơn điện tử.
Trong quá trình thực hiện hóa đơn điện tử, nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn, hổ trợ.
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/