Nếu bạn đang thắc mắc hóa đơn điện tử muốn chuyển đổi sang chứng từ giấy thì cần đáp ứng những điều kiện gì thì đừng bỏ qua bài viết này để có cho mình lời giải đáp chi tiết nhất. Đồng thời cập nhật những thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi là một loại chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc, hoàn toàn chưa qua chỉnh sửa, nhằm phục vụ mục đích chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông hoặc dùng với mục đích lưu trữ theo đúng quy định của Luật kế toán.

2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử muốn đảm bảo hợp lệ, hợp pháp cũng cần phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Điều này đã được Bộ Tài chính quy định rất rõ trong Khoản 1, Điều 12 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC:
- Nguyên tắc thứ nhất: Bộ Tài chính quy định bên bán hàng hóa được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để có thể chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình của doanh nghiệp mình trong quá trình lưu thông. Tuy nhiên, khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy với mục đích này, bên bán chỉ được thực hiện 01 lần duy nhất. Ngoài ra, hóa đơn chuyển đổi bắt buộc phải đáp ứng đầy đủ các quy định về điều kiện, ký hiệu, giá trị pháp lý như Khoản 2, 3, 4 của Điều 12 này.
- Nguyên tắc thứ hai: Cả hai bên mua và bên bán đều được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán hiện hành. Dù chỉ phục vụ mục đích lưu trữ, không có giá trị pháp lý nhưng hóa đơn chuyển đổi này cũng phải tuân theo các quy định tại Khoản 2, 3, 4 của Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC này.

3. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Ngoài việc phải tuân theo nguyên tắc chuyển đổi, các chứng từ giấy khi được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cũng cần phải tuân theo các điều kiện chuyển đổi đã được Bộ Tài chính quy định tại Khoản 2, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC. Do đó, nếu bạn và doanh nghiệp đang thắc mắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có cần tuân thủ điều kiện nào hay không thì câu trả lời là: Có.
Cụ thể, các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy sẽ cần phải đáp ứng 03 điều kiện như sau:
- Thứ nhất, loại hóa đơn giấy được chuyển đổi này phải đảm bảo phản ánh toàn vẹn thông tin về nội dung của hóa đơn điện tử gốc, chưa từng qua chỉnh sửa.
- Thứ hai, các hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cần phải có ký hiệu riêng để xác nhận đây là hóa đơn chuyển đổi, tránh nhầm lẫn với các hóa đơn giấy thông thường.
- Thứ ba, các hóa đơn chuyển đổi phải có đầy đủ chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì mới đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

4. Ký hiệu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nếu bạn đang phân vân ký hiệu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như thế nào, được pháp luật hiện hành quy định ra sao thì có thể tham khảo tại Khoản 4, Điều 12 của Thông tư 32/2011/TT-BTC về ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi.
Theo đó, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy bắt buộc phải có các ký hiệu mang thông tin sau:
- Phải có dòng chữ để phân biệt giữa hoá đơn giấy được chuyển đổi với hóa đơn điện tử gốc hay với các hóa đơn giấy thông thường, ghi rõ:  “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Phải có họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
- Phải có thời gian thực hiện chuyển đổi cụ thể, rõ ràng.

5. Tính pháp lý hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy

Tính pháp lý của hóa đơn chuyển đổi?

Các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gốc muốn có tính pháp lý thì cần phải đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn (tức hóa đơn điện tử gốc, chưa qua chỉnh sửa), cần có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử. Điều này đã được Bộ Tài chính quy định tại Khoản 3, Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Như vậy, bài viết trên đây đã giúp bạn làm rõ vấn đề chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần đáp ứng những điều kiện gì, đồng thời gửi tới bạn những quy định pháp luật hiện hành liên quan đến hóa đơn chuyển đổi.
Mọi thắc mắc về điều kiện của hóa đơn chuyển đổi hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ ngay:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/