Theo dự thảo Nghị định của Bộ tài chính về việc sử dụng hóa đơn điện tử, 1/1/2018 hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng bắt buộc. Theo đó, chỉ còn 4 tháng trước thời điểm chuyển giao để doanh nghiệp tranh thủ sự hỗ trợ từ phía cơ quan thuế và cả đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

1. Những lợi ích khi sớm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử

Thông tin về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử vào 1/1/2018 đang ngày một nóng hơn khi chỉ còn 4 tháng nữa trước thời điểm chuyển giao chính thức. Không ít doanh nghiệp đã tự nguyện tham gia chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử vì lo sợ tình trạng ồ ạt, quá tải diễn ra sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến doanh nghiệp.
 

Những lợi ích khi sớm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
 

Theo số liệu của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI), hiện cả nước có khoảng gần 400 nghìn doanh nghiệp. Cũng theo nội dung của dự thảo, các doanh nghiệp mới thành lập, các DN có vi phạm hoặc bị phân loại rủi ro cao sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Các DN trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao sẽ dùng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp ngoài các khu này nhưng có số vốn trên 15 tỷ đồng cũng phải dùng hóa đơn điện tử.
Như vậy, mặc dù không phải toàn bộ gần 400 nghìn doanh nghiệp đều thuộc đối tượng buộc phải dùng hóa đơn điện tử nhưng con số ấy cũng sẽ dễ dàng để tạo nên sự quá tải cho cơ quan thuế khi luật chính thức ban hành hay trước khi chính thức từ 1 – 2 tháng.
Do vậy, thời điểm tháng 9 và tháng 10 của năm 2017 là cơ hội gần cuối dành cho các doanh nghiệp thuộc đối tượng buộc chuyển đổi nên sớm triển khai để tránh cảnh chờ đợi, tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Lý do hàng ngàn doanh nghiệp tự nguyện chuyển đổi dùng hóa đơn điên tử

Bên cạnh những doanh nghiệp triển khai dùng hóa đơn điện tử do thông tin về việc bắt buộc sử dụng vào tháng 1/2018 thì có một lượng lớn doanh nghiệp tự nguyện sử dụng bởi những lợi ích thiết thực từ hóa đơn điện tử. Theo thống kê đến cuối năm 2016, cả nước đã có hơn 800 doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử. Con số này đã tăng lên hàng ngàn cho đến quý 3 của năm 2017.
Hóa đơn điện tử đã và đang chứng minh được những lợi ích về mặt thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

2.1. Hóa đơn điện tử tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử với phần mềm hóa đơn điện tử được cài đặt trên máy tính của doanh nghiệp có vai trò tạo lập và xuất hóa đơn một cách nhanh chóng với cơ sở dữ liệu đã được số hóa. Thay vì phải thực hiện thủ công, gạch xóa lem nhem với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cho phép người dùng lấy thông tin trên hệ thống một cách chính xác để xuất hóa đơn, gửi ngay cho khách hàng trên internet.

Ảnh minh họa.

Thông thường để xuất một tờ hóa đơn giấy sẽ tốn từ 5 phút tới hàng giờ bao gồm cả viết và trình ký, đóng dấu, chuyển phát nhanh nếu khách hàng ở xa. Trong khi đó với hóa đơn điện tử, thời gian tạo và gửi hóa đơn đến khách hàng chỉ mất chừng 2 phút trên máy tính.
Hơn nữa, doanh nghiệp được “cởi trói” khỏi những thủ tục hành chính rườm rà khi đăng ký sử dụng mẫu hóa đơn giấy, chờ duyệt mẫu, chờ in hóa đơn, báo cáo trình trạng sử dụng hóa đơn…

2.2. Hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Khi chưa sử dụng hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp e ngại về chi phí thực hiện hóa đơn điện tử. Thực tế, chi phí dành cho hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với dùng hóa đơn giấy. Hãy tính một bài toán về chi phí của hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử để so sánh 2 kết quả:
Để xuất một tờ hóa đơn giấy chuyển phát nhanh cho khách hàng, doanh nghiệp tốn khoảng 20.000 đồng trong đó gồm 15.000 phí CPN và 5000 đồng là chi phí in ấn, đóng gói, lưu trữ và nhân viên kế toán. Trong khi đó nếu dùng hóa đơn điện tử chi phí chỉ khoảng 2000 đồng. Như vậy, chi phí cho hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.
Với chi phí giảm thiểu từ hóa đơn giấy, mỗi năm doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng chục triệu tới cả tỷ đồng khi sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Hướng dẫn đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.

3. Hóa đơn điện tử nâng cao uy tín và tránh rủi ro cho doanh nghiệp

Ngoài những lợi ích về tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín với khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng là trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp và cơ quan thuế trong cuộc chiến chống lại hóa đơn giả nhờ vào việc kiểm tra, rà soát dễ dàng, minh bạch hơn.
Đặc biệt, với hóa đơn điên tử, doanh nghiệp có thể truyền thông, quảng bá hình ảnh rộng hơn. Với một số phần mềm hóa đơn điện tử như phần mềm hóa đơn điện tử E-Invocie của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn, doanh nghiệp có thể thêm logo, sologan của đơn vị mình trên mỗi hóa đơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice là sản phẩm đã được cơ quan thuế thẩm định và lựa chọn làm phần mềm sử dụng thí điểm năm 2016. Việc báo cáo thuế với phần mềm E-Invoice được hỗ trợ nhiều tiện ích do có kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế. 

E-Invoice là sản phẩm đã được cơ quan thuế thẩm định.

Phần mềm hóa đơn E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. 
Với kinh nghiệm trên 10 năm triển khai phần mềm khai Thuế và Hải quan cho doanh nghiệp, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn luôn cung ứng dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp sử dụng  phần mềm của công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
Mọi chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE: 1900 4767 - 1900 4768
• Website: https://einvoice.vn/