Sai sót trong tạo lập hóa đơn điện tử là điều rất dễ xảy ra ở tất cả các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn. Các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập tham khảo thông tin dưới đây để áp dụng xử lý hợp lệ, hợp pháp trong trường hợp của đơn vị mình.

1. Quy định xử lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Quy định xử lý hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 119/2018/NĐ-CP là hai văn bản pháp luật quan trọng quy định cách xử lý khi lập sai hóa đơn điện tử và xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Tại Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định như sau:

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.  

2. Quy định xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành 12/09/2018 đã dành nội dung Điều 24 cho việc xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập. Tại Khoản 3 Điều 24, Chính phủ giao Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể việc xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót – Xử lý ra sao? 

Mới đây trong dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 được đăng tải, Bộ Tài chính đã căn cứ quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế tại Điều 21 như sau:

• Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã gửi cho người mua và cơ quan thuế:

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Người bán, người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới sau đó người bán gửi dữ liệu hóa đơn điện tử mới đến cơ quan thuế. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót:

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo, người bán thực hiện thông báo hoặc giải trình với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Trường hợp người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì người bán lập hóa đơn điện tử mới theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 21 Thông tư hướng dẫn.
Sau 02 ngày kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo, người bán không thông báo hoặc giải trình thì cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

• Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức giảm giá hàng bán cho khách hàng truyền thống (chiết khấu thương mại) mà số tiền chiết khấu của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau:

Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập. Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ số số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh. Người bán ký điện tử trên hóa đơn và gửi cho người mua đồng thời gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh đến cơ quan thuế. Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh thu mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

• Cơ quan thuế gửi thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế theo địa chỉ thư điện tử đã đăng ký và thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.

3. Địa chỉ giải đáp về HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã lập bị sai sót

Nếu có vướng mắc về cách xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập bị sai sót hay các vấn đề khác, để tránh thời gian chỉnh sửa, thực hiện nhiều lần các thủ tục, doanh nghiệp có thể tìm đến những hỗ trợ và nguồn thông tin đáng tin cậy.

3.1. Cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp

Hãy trực tiếp liên hệ cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp của bạn về vấn đề đơn vị bạn đang gặp phải để nhận được hướng dẫn cụ thể. Tuy nhiên với trường hợp gửi công văn hay văn bản lên cơ quan thuế, có thể bạn sẽ phải chờ một vài ngày để nhận được phúc đáp.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.2. Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Lựa chọn một nhà cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp sẽ giúp quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thuận tiện hơn. Doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi những vấn đề phát sinh và được cán bộ chuyên trách tận tình giải đáp, hỗ trợ.

Hóa đơn điện tử E-Invoice được nhiều thương hiệu tên tuổi lựa chọn.

Với kinh nghiệm phục vụ hơn 100.000 khách hàng doanh nghiệp và năng lực công nghệ tích lũy qua nhiều năm, trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn và phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice cũng đã tạo dựng được thương hiệu và nhận được niềm tin của các doanh nghiệp. Minh chứng cho điều này là một danh mục khách hàng hiện đang sử dụng E-Invoice gồm nhiều tên tuổi lớn như Honda, Samsung, Coca-Cola, Grab, AEON, KFC, Golden Gate….
Với 5 văn phòng trên cả nước và 7 trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/07, Thái Sơn tự tin đem đến cho khách hàng giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu, phù hợp mô hình doanh tổ chức và đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Nếu cần hỗ trợ hay tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/