Càng gần đến thời hạn bắt buộc hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện tử - 01/11/2020, sự quan tâm của các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế với việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lại càng tăng cao. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng đã nắm rõ quy định về vấn đề này để thực hiện.

1. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức cần xác định đơn vị mình thuộc trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế. 
Doanh nghiệp có thể chủ động tìm hiểu Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để nắm được quy định về đối tượng sử dụng từng loại hình hóa đơn điện tử.

Quy định khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

Căn cứ Điều 14 & Điều 20 Nghị định 119, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được tiến hành như sau: 

• Doanh nghiệp, tổ chức truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.
• Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nhưng không được cơ quan thuế chấp nhận thì doanh nghiêp, tổ chức kinh tế chuyển sang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Nếu muốn thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.
Với những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền, nếu sau quá trình rà soát xác định đơn vị thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

2. Đơn vị hỗ trợ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một hình thức mới, bởi vậy việc nắm rõ tất cả các quy định, chính sách, trong đó có quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không phải là điều dễ dàng đối với các doanh nghiệp, tổ chức. Khi có vướng mắc, đơn vị có thể gửi công văn lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp mình và chờ giải đáp hoặc chủ động liên hệ tới các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực, những đơn vị này có thể tư vấn và hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện theo đúng trình tự pháp lý.
Là một đơn vị đã có gần 20 năm cung cấp các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn thấu hiểu nhu cầu và luôn nỗ lực để đem đến sự thuận tiện cho khách hàng. Với đội ngũ cán bộ chuyên trách cùng tổng đài 24/7 trên cả nước, Thái Sơn có thể tư vấn và hỗ trợ khách hàng từ các quy định văn bản pháp luật, đến quá trình triển khai hay xử lý các trường hợp phát sinh trong quá trình sử dụng.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice. 

Bên cạnh đó, từ sự thấu hiểu khách hàng, kết hợp cùng năng lực công nghệ được tích lũy, mài giũa qua nhiều năm, Thái Sơn đã phát triển nên phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice. E-Invoice hiện đang là một trong những sản phẩm nổi bật so với những phần mềm khác cùng loại bởi tính ổn định, bảo mật và các tiện ích mà nó mang lại như: Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp; Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con, giữa các điểm xuất hóa đơn và trung tâm doanh nghiệp; Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn… 
Thái Sơn tự hào khi E-Invoice đang được triển khai tại hàng nghìn doanh nghiệp và có tác động tích cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Khách hàng tiêu biểu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice có thể kể đến: Samsung, Coca-Cola, Circle K, KFC, Grab, Lazada, Golden Gate…
Nếu có quan tâm đến hóa đơn điện tử và phần mềm E-Invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/