Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn là một trong những tiêu thức nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử. Dưới đây, einvoice.vn sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách đặt ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất, đúng nhất hiện nay.

Đặt ký hiệu HĐĐT phải tuân thủ quy định pháp luật.

1. Quy định cách đặt ký hiệu hóa đơn điện tử

Căn cứ theo các quy định mới nhất về hóa đơn, cách đặt ký hiệu hóa đơn điện tử chính xác nhất hiện nay sẽ được áp dụng theo quy định trong Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
Tại Điểm a.3, Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định ký hiệu hóa đơn phải là nhóm gồm 06 ký tự.

Ký hiệu HĐĐT phải là nhóm gồm 06 ký tự.

Theo đó, 06 ký tự này phải bao gồm cả chữ viết và chữ số, nhằm phản ánh các thông tin về loại hóa đơn của cơ quan thuế (hóa đơn có mã hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế); năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử sử dụng.
Cụ thể, nhóm 06 ký tự của ký hiệu hóa đơn điện tử phải đáp ứng yêu cầu sau:

1.1. Ký tự đầu tiên

Ký tự đầu tiên của nhóm ký hiệu hóa đơn điện tử phải là một chữ cái. Chữ cái này được quy định phải là chữ C hoặc K, nhằm mục đích phản ánh thông tin hóa đơn điện tử đang xem là hóa đơn có mã hay hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Trong đó:
- Chữ C: Thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Chữ K: Thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

1.2. Ký tự thứ hai và thứ ba

Hai ký tự tiếp theo của nhóm ký hiệu hóa đơn điện tử sẽ là hai chữ số Ả rập. Hai ký tự này thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, tương ứng với hai chữ số cuối của năm dương lịch.
Ví dụ: Nếu năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì hai ký tự tiếp theo sẽ là số 21.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.3. Ký tự thứ tư

Ký tự thứ tư phải là một chữ cái. Chữ cái này nhằm mục đích thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, được quy định phải là chữ: T hoặc D hoặc L hoặc M. Trong đó:
- Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
- Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
- Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

1.4. Ký tự thứ năm và thứ sáu

Hai ký tự cuối cùng trong nhóm ký hiệu hóa đơn điện tử sẽ do bên bán tự xác định. Thông thường, hai lý tự này sẽ được các đơn vị kinh doanh xác định dựa trên nhu cầu quản lý. Nếu trường hợp các doanh nghiệp không có nhu cầu quản lý thì có thể để là YY hay bất kỳ chữ gì tùy muốn.
Như vậy, dựa theo các yêu trên, khi xem ký hiệu của hóa đơn điện tử, người xem sẽ tiếp nhận được rất nhiều thông tin về hóa đơn. Ví dụ như:
- C21TBB: Nhóm ký hiệu HĐĐT này phản ảnh đây là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
- K22TYY: Nhóm ký hiệu HĐĐT này phản ảnh đây là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- K22TAB: Nhóm ký hiệu HĐĐT này phản ảnh đây là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định cách đặt ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Bên cạnh quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử, trong Thông tư số 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định chi tiết về cách đặt ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử.

Quy định cách đặt ký hiệu mẫu số HĐĐT.

Tại Điểm a.2, Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định mẫu số hóa đơn điện tử phải là ký tự có một chữ số tự nhiên. Chữ số tự nhiên này có thể là một trong các số từ 1-4, nhằm mục đích phản ánh loại hóa đơn điện tử. Cụ thể:
- Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng;
- Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử;
- Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
Lưu ý rằng, các chứng từ khác phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ tiêu thức nội dung hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn cách đặt ký hiệu hóa đơn điện tử đúng nhất tới bạn và doanh nghiệp.
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.