Hóa đơn sai tên hàng hóa là tình huống phổ biến mà kế toán cần thực hiện xử lý ngay khi phát hiện. Tùy vào từng trường hợp cụ thể sẽ có các phương án xử lý khác nhau đảm bảo tuân thủ quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ. Xử lý tốt sai sót sẽ giúp bảo vệ được tính chính xác của sổ sách kế toán và tránh những rắc rối pháp lý cho doanh nghiệp. 

 

Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa.

 

1. Nguyên nhân dẫn đến hóa đơn sai tên hàng hóa 

 

Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn gây nhiều hệ lụy cho doanh nghiệp. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hóa đơn sai tên hàng hóa, các nguyên nhân phổ biến thường gặp là:

 

- Do sai sót, bất cẩn của trong quá trình lập hóa đơn;

 

- Do tiếp nhận thông tin sai dẫn đến viết sai tên hàng hóa; 

 

- Do không cập nhật những thay đổi về thông tin hàng hóa;

 

- Do hệ thống phần mềm hóa đơn bị lỗi.

 

- Do cố tình ghi sai tên hàng hóa.

 

Dù là nguyên nhân nào nêu trên thì việc ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp khi này là xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa càng sớm càng tốt.

 

Việc xử lý phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật và xử lý trước khi cơ quan thuế có thông báo kiểm tra, thanh tra việc sử dụng hóa đơn, chứng từ.

 

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử được chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế thế nào?

 

2. Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa 

 

Việc viết sai tên hàng hóa có thể xảy ra đối với hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy. Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa được thực hiện theo hướng dẫn tại:

 

- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020: Quy định về hóa đơn chứng từ.

 

- Thông tư 78/2021/TT-BTC ban hành ngày 17/9/2021: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

 

Trong thời đại số hóa, sử dụng hóa đơn điện tử đang dần trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Các quy định, chế tài, hướng dẫn hiện nay tập chung xoay quanh việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

 

 3. 2 cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa

 

Căn cứ theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC có 2 cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa, cụ thể gồm:

 

- Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn mới.

 

- Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa  bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh.

 

Lập hóa đơn mới hoặc hóa đơn điều chỉnh.

 

3.1. Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn mới

 

Đối với hóa đơn sai tên hàng hóa xử lý bằng cách lập hóa đơn mới được chia ra làm hai trường hợp là hóa đơn đã gửi cho người mua và hóa đơn chưa gửi cho người mua.

 

(1)  Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua

 

Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã được cấp mã của cơ quan thuế sai tên hàng hóa chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện xử lý theo quy định tại Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

 

• Bước 1: Thông báo với cơ quan thuế về sai sót tên hàng hóa theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót.

 

• Bước 2: Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót đã lập.

 

• Bước 3: Gửi hóa đơn mới cho người mua.

 

• Bước 4: Lưu trữ hóa đơn mới theo quy định.

 

Lưu ý: Cơ quan thuế sau khi nhận được thông tin từ người bán về việc hủy hóa đơn có sai sót và hóa đơn mới thay thế sẽ thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

 

>> Tham khảo: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm khi nào?

 

(2)  Trường hợp hóa đơn sai tên hàng hóa đã gửi cho người mua

 

Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế sai tên hàng hóa và đã gửi cho người mua được xử lý theo quy định tại Điểm b2, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các bước xử lý như sau:

 

- Bước 1: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

(Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót về tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót).

 

- Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

 

- Bước 3: Người bán gửi hóa đơn mới cho cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới (nếu người bán sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bỏ qua bước này).

 

- Bước 4: Gửi hóa đơn mới thay thế hóa đơn có sai sót cho người mua.

 

- Bước 5: Lưu trữ hóa đơn theo quy định.

 

3.2. Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh

 

Xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh được áp dụng đối với hóa đơn đã gửi cho người mua.

 

Các bước xử lý tuân thủ theo quy định tại Điểm b1, Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

 

- Bước 1: Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

 

(Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót). 

 

- Bước 2: Ký số lên hóa đơn điều chỉnh.

 

- Bước 3: Gửi cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điều chỉnh.

 

- Bước 4: Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.

 

- Bước 5: Lưu trữ hóa đơn có sai sót cùng hóa đơn điều chỉnh theo quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra về sau.

 

Như vậy, việc xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa đã hoàn tất. Người bán có thể yên tâm ghi sổ sách kế toán và phản ánh đúng nội dung của các giao dịch mua bán hàng hóa mà không cần lo lắng bị sai lệch hoặc bị phạt.

 

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân.

 

4. Thời điểm xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa

 

Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể thời điểm xử lý hóa đơn có sai sót để xử lý hóa đơn đã lập có sai sót (trong đó có hóa đơn sai tên hàng hóa). Tuy nhiên, tại Điểm a, Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định như sau:

 

“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh;”

 

Thời điểm chậm nhất xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa.

 

Theo hướng dẫn trên, việc xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa có thể thực hiện vào bất cứ thời gian nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh áp dụng đối với hóa đơn phải cấp lại mã của cơ quan thuế.

 

Trường hợp không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong thời gian quy định có thể bị phạt hành chính.

 

Mức độ xử phạt tùy theo mức độ vi phạm, cao nhất có thể lên tới 15 triệu đồng (theo quy định tại Điều 29, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được đính chính bởi Khoản 2, Công văn 29/CP-KTTH năm 2021). 

 

Trên đây là 2 cách xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa cần đặc biệt lưu ý và nắm rõ. Mỗi doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình làm việc chặt chẽ, kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên hóa đơn trước khi xuất để hạn chế tối đa việc xảy ra sai sót khi lập hóa đơn.

 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice cũng là một trong những giải pháp hiệu quả giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác của hóa đơn.

 

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

 

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/