Hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động mà còn là giải pháp hữu hiệu phòng ngừa hóa đơn giả. Chính vì thế, trong thời gian vừa qua, hóa đơn điện tử đang được nỗ lực để phổ biến rộng rãi trong nền kinh tế và tiến tới áp dụng bắt buộc vào năm 2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Hóa đơn điện tử tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện

Hóa đơn điện tử ngay từ khi được áp dụng chuyển đổi từ hóa đơn giấy đã bộc lộ nhiều ưu điểm như tiết kiệm thời gian, chi phí thực hiện. So với cách làm truyền thống, hóa đơn điện tử không mất nhiều thời gian làm các thủ tục hành chính như tạo mẫu hóa đơn, chờ phê duyệt, đặt in hóa đơn, lưu trữ, bảo quản, lập báo báo tình trạng sử dụng hóa đơn.
Việc tạo lập, lưu trữ thông tin hóa đơn cũng diễn ra nhanh chóng và chính xác do hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đã lưu trữ các thông tin. Thông thường để viết một tờ hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ mất khoảng 10 phút thực hiện hoặc lâu hơn do cần thời gian trình ký duyệt. Trong khi đó, hóa đơn điện tử chỉ cần vài cú nhấn chuột và vài dòng đánh máy đã có thể gửi ngay cho khách hàng qua mạng internet.

Giải pháp hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa thời gian để nâng cao năng suất làm việc hay giải được một phần khó của bài toán năng suất lao động. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí so với hóa đơn giấy.
Nếu đặt một phép tính chi tiết các chi phí cho mỗi tờ hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ ngạc nhiên về số tiền mà đơn vị mình đã sử dụng cho hóa đơn. Trung bình, một tờ hóa đơn giấy cần chuyển phát qua đường bưu điện cho khách hàng sẽ tốn 18.000 đồng bao gồm phí in ấn, lưu trữ, tạo lập, chuyển phát. Với hóa đơn điện tử, chi phí chỉ khoảng 2000 đồng. Như vậy, mỗi một hóa đơn điện tử được sử dụng, doanh nghiệp đã có thể tiết kiệm 16.000 đồng.
Với những doanh nghiệp phải xuất hàng ngàn hóa đơn mỗi năm, số tiền tiết kiệm được do dùng hóa đơn điện tử có thể lên đến hàng trăm triệu hay cả tỷ đồng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử ngăn ngừa vấn nạn hóa đơn giả

Những năm gần đây, tình trạng buôn bán hóa đơn giả không ngừng gia tăng do những lợi nhuận khủng mà cách làm ăn phi pháp này mang lại. Nhiều công ty ma lập ra với mục đích buôn bán hóa đơn hay chỉ lập công ty, công bố phá sản rồi vẫn bán những hóa đơn đó cho các doanh nghiệp chân chính.
Vấn nạn này đã gây ra nên những thất thu lớn của ngành thuế và cả những ảnh hưởng cho các doanh nghiệp khi không may sử dụng hóa đơn giả. Theo luật hiện hành, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp có thể bị xử phạt hành chính từ 20 – 50 triệu đồng. Tùy vào mức độ vi phạm mà việc sử dụng hóa đơn giả có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Khi hóa đơn điện tử được sử dụng là hình thức chính yếu, cơ quan thuế sẽ dễ dàng thắt chặt hơn công tác thanh kiểm tra hóa đơn để ngăn chặn tình trạng buôn bán hóa đơn giả. Mặt khác doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cũng nâng cao được uy tín của đơn vị mình.
Trong tương lai gần, hóa đơn điện tử sẽ thay thế hóa đơn giấy theo lộ trình của ngành thuế. Các doanh nghiệp có vốn điều lệ lớn sẽ là đối tượng đầu tiên buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử vào 1/1/2018, kế đến là các doanh nghiệp nhỏ và cả hộ gia đình. Mục tiêu của ngành thuế là đến năm 2020, 80% hóa đơn lưu thông trên thị trường là hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Tính đến năm 2016, cả nước đã có khoảng 800 doanh nghiệp tham gia chuyển đổi tử hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Để sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần có phần mềm hóa đơn điện tử.
Hiện tại, một số phần mềm hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế thẩm định. Năm 2016, cơ quan thuế đã chọn ra phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice và một số phần mềm khác để các doanh nghiệp sử dụng thí điểm hóa đơn điện tử.

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice được sử dụng phổ biến. 

Ưu điểm của phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice là doanh nghiệp có thể thêm các thông tin trên hóa đơn như logo, sologan để quảng bá thương hiệu một cách rộng rãi.
Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Phần mềm hóa đơn E-Invoice được xây dựng bởi công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Với kinh nghiệm trên 10 năm triển khai phần mềm khai Thuế và Hải quan cho doanh nghiệp, công ty Thái Sơn luôn cung ứng dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp sử dụng  phần mềm của công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
Mọi chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.