Trong trường hợp gặp phải sai sót trong nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn, thuế,... hoặc khi có yêu cầu, doanh nghiệp phải lập biên bản giải trình thuế để giải thích lý do. Đây là loại công văn giải trình được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Dưới đây là tổng hợp một số mẫu công văn giải trình quan trọng mà doanh nghiệp cần biết để sử dụng khi được cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
 

 

Tổng hợp một số biên bản giải trình thuế.

1. Khi nào phải giải trình với cơ quan thuế?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 37, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định vấn đề giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn:

“1. Các trường hợp giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn

a) Hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;

b) Hành vi vi phạm hành chính quy định tại Điều 16, 17, 18; khoản 3 Điều 20; khoản 7 Điều 21; Điều 22 và Điều 28 Nghị định này.

2. Việc giải trình vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.”

2. Nội dung của biên bản giải trình về thuế

Nội dung công văn giải trình về thuế thường không quá dài, chỉ bám sát vào nội dung giải trình. Mẫu công văn giải trình chưa được quy định thành mẫu cụ thể trong văn bản pháp luật nên các doanh nghiệp có thể xây dựng mẫu công văn cho phù hợp nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chính sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ.
• Tên biên bản giải trình.
• Thời gian lập biên bản: Ngày, tháng, năm lập mẫu Công văn.
• Cơ quan Thuế nhận Công văn.
• Thông tin của tổ chức, doanh nghiệp: Tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện pháp luật,...
• Nội dung giải trình về thuế.
• Xác nhận của người đại diện pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Nội dung biên bản giải trình thuế.

3. Mẫu công văn giải trình về thuế 

Dưới đây là một số mẫu công văn giải trình được sử dụng phổ biến:

3.1. Mẫu công văn giải trình chung

TÊN CÔNG TY	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số hiệu văn bản	Địa chỉ, ngày…tháng…năm

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V/v trả lời Công văn số:....... của Chi cục Thuế Quận….)

Tên doanh nghiệp:

Địa chỉ trụ sở chính:

Số điện thoại:

Mã số thuế:

Người đại diện pháp luật: Ông/bà…………. Chức vụ:.......

Ngành nghề kinh doanh:......................

Nội dung giải trình: Doanh nghiệp cần ghi rõ vấn đề cần giải trình, giải trình theo yêu cầu của Công văn số bao nhiêu, của cơ quan thuế nào, trình bày nội dung giải trình và các tài liệu, giấy tờ giải trình kèm theo để chứng minh, giải thích cho vấn đề cần giải trình.

Ngày … tháng … năm …, chúng tôi nhận được Công văn số: ………. của Chi cục Thuế Quận ………… về việc ……….. Chúng tôi xin được giải trình các vấn đề được yêu cầu trong Công văn như sau:

………………………………………………………………………………… 

Trên đây là toàn bộ nội dung giải trình của Công ty…. Chúng tôi cam kết các nội dung trình bày là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính pháp lý của công văn giải trình.

Nơi nhận: - Như trên - Lưu VP	Đại diện doanh nghiệp Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu)

3.2. Mẫu công văn giải trình chậm nộp Tờ khai Thuế GTGT

Công ty …... --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------o0o-------
Số: …………………	Hà Nội, ngày ... tháng ... năm........

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V.v Chậm nộp tờ khai thuế GTGT quý …./….)

(Đính kèm biên bản vi phạm hành chính về thuế)

Kính gửi: Chi cục thuế quận .........................

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY ....................................

Mã số thuế: .....................

Địa chỉ trụ sở chính: Số .........................

Điện thoại: .................................

Người đại diện pháp luật: ..................................... - Chức vụ: …………..

Ngày ..... tháng ........ năm ..............., chúng tôi nhận được công văn của Chi cục thuế quận ......................... về việc chậm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng quý …/….. Chúng tôi xin trình bày lý do của việc chậm nộp như sau:

[Trình bày để được áp dụng các tình tiết giảm nhẹ theo Điều 3, Thông tư 166/2013]

- .........................................

- .........................................

- ........................................

Vì vậy, Công ty ................................................ kính đề nghị Chi cục thuế Quận .............................. xem xét các tình tiết giảm nhẹ để giảm mức phạt vi phạm hành chính, tạo điều kiện cho Công ty kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.

Chúng tôi cam kết các nội dung trình bày là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính pháp lý của Công văn giải trình.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

 

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT       Nguyễn Văn A

Chậm nộp tờ khai thuế có thể giải trình bằng công văn.

3.3. Mẫu Công văn xin hủy tờ khai thuế đã nộp

CÔNG TY…………….  ------------------------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------o0o----------
Số: ……………….	Hà Nội, ngày…tháng….năm…….

 

 

CÔNG VĂN

(V/v : Thông báo về việc hủy tờ  khai thuế GTGT tháng …/….)

 

                    Kính gửi: CỤC THUẾ QUẬN……….

 

- Tên doanh nghiệp: ………………………………

- Mã số thuế: ………………………………

- Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………

- Người đại diện theo pháp luật: ………………………………

- Điện thoại: ………………………………

 

Căn cứ theo Điều 9, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Công ty tôi thuộc đối tượng khai thuế GTGT theo quý nhưng do nhầm lẫn kế toán đã lỡ nộp tờ khai thuế GTGT tháng …/…. vào ngày …/…/….. Vì vậy bằng công văn này, Công ty kính mong Chi Cục Thuế Quận………. hủy tờ khai thuế GTGT tháng …/…. để Công ty chúng tôi khai thuế theo quý đúng theo hướng dẫn của các văn bản trên.

 

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

 

Nơi nhận: - Như trên. - Lưu VP.

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

3.4. Mẫu công văn xin hủy tờ khai lệ phí môn bài đã nộp

 

CÔNG TY…………………   ------------------------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------o0o----------
Số:.......................	Hà Nội, ngày…tháng….năm…….

 

 

CÔNG VĂN

(V/v: Đề nghị hủy tờ khai lệ phí môn bài năm……)

 

                    Kính gửi: CỤC THUẾ QUẬN……………………

 

- Tên doanh nghiệp: ………………………………

- Mã số thuế: ……………………….

- Địa chỉ trụ sở chính: ………………………………

- Người đại diện theo pháp luật: ………………………………

- Điện thoại: ………………………..

 

Căn cứ theo Điều 1, Nghị định 22/2020/NĐ-CP ngày 24 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định SỐ 139/2016/NĐ-CP ngày 04/10/2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài, Công ty ……………………………………………..  thành lập ngày …………………thuộc đối tượng được miễn lệ phí môn bài năm …. (năm đầu thành lập). Tuy nhiên, Công ty đã lỡ nộp Tờ khai lệ phí môn bài năm …. vào ngày …………….. trên trang thuedientu.gdt.gov.vn. Nay Công ty lập văn bản này, kính mong Chi cục thuế Quận: ……………………..  hủy Tờ khai lệ phí môn bài năm …. mà Công ty chúng tôi đã nộp, để chúng tôi kê khai lệ phí môn bài năm …. theo đúng quy định.

 

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

 

Nơi nhận: - Như trên. - Lưu VP.

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

 

Trên đây là tổng hợp một số biên bản giải trình thuế mà doanh nghiệp cần biết. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp không tránh khỏi những trường hợp gặp phải sai sót, chậm trễ trong việc thực hiện nghĩa vụ về thuế. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công văn giải trình trên đây để thực hiện giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu nhằm tránh được nhiều rắc rối về mặt pháp lý.