Hóa đơn điện tử ngay từ khi được phép sử dụng đã trở thành cánh tay đắc lực của doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn. Nhanh gọn, tiện ích, tiết kiệm chi phí là những ưu điểm dễ nhận thấy của hóa đơn điện tử.

1. Sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp được gì?

Hóa đơn điện tử không còn là khái niệm xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Theo thống kê, năm 2016 cả nước đã có khoảng 800 doanh nghiệp tại các tỉnh thành chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Các doanh nghiệp hiện nay ít nhiều đã biết đến hóa đơn điện tử trực tiếp hay gian tiếp, chủ động hay bị động. Dù ở hình thức nào, hóa đơn điện tử cũng đang chứng minh được các điểm ưu việt so với hóa đơn giấy.

1.1. Hóa đơn điện tử tiết kiệm thời gian sử dụng

Ưu điểm đầu tiên của hóa đơn điện tử phải kể đến là tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Thông thường để có thể sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp phải mất khoảng 1 – 2 tuần chờ đợi phê duyệt mẫu hóa đơn, in hóa đơn.
Việc sử dụng và bảo quản hóa đơn giấy cũng rất rườm rà như: Viết tay các thông tin trên hóa đơn, cất giữ cẩn thận, lập báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn hàng tháng. Gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng ở xa…
Trong khi đó khi sử dụng hóa đơn điện tử, tất cả những gì doanh nghiệp cần làm đều nhanh gọn với phần mềm hóa đơn điện tử trên máy tính. Cả doanh nghiệp và cơ quan thuế sẽ giảm bớt được áp lực khi lập báo cáo cũng như kiểm tra báo cáo với hóa đơn điện tử.

Ảnh minh họa.

Nếu như một tờ hóa đơn giấy phải tốn chừn 15 – 30 phút hay lâu hơn để viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, vào hồ sơ…thì với hóa đơn điện tử tất cả được thực hiện nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột trên máy tính.
Về mặt thẩm mỹ, hóa đơn điện tử sạch đẹp và dễ nhìn hơn hẳn những tờ hóa đơn giấy mỏng manh viết tay thậm chí có gạch xóa. Hơn nữa hóa đơn giấy còn dễ bị thất lạc khi vận chuyển và khiến doanh nghiệp mát nhiều thời gian giải trình với cơ quan chức năng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

1.2. Hóa đơn điện tử giảm thiểu rủi ro về hóa đơn giả

Hóa đơn giả là một vấn nạn ngày càng nhức nhối không chỉ với cơ quan chức năng mà cả với những doanh nghiệp chân chính. Nếu không may sử dụng phải hóa đơn của những công ty ma hay những công ty đã công bố phá sản. doanh nghiệp dễ vướng vào vòng lao lý và mức phạt có thể từ 20 – 50 triệu đồng.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp dễ dàng check nguồn gốc hóa đơn thông qua mã số có trên mỗi hóa đơn bằng cách truy cập vào website của cơ quan thuế để kiểm tra. Trên thực tế doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra tương tự như vậy với hóa đơn giấy nhưng khác biệt ở chỗ, hóa đơn giấy dễ bị làm giả hơn hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy vẫn đang chiếm phần lớn hiện nay nên đối tượng buôn bán hóa đơn giả mới chỉ đang nhằm vào thị trường hóa đơn giấy béo bở.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử tiết kiệm bằng 1/10 hóa đơn giấy

Sẽ nhiều doanh nghiệp ngạc nhiên khi biết rằng hóa đơn điện tử chẳng những không tốn kém, phức tạp mà ngược lại có chi phí chỉ bằng 1/10 hóa đơn giấy. Khi sử dụng háo đơn giấy, doanh nghiệp thường không thống kê những chi phí liên quan tới chúng và coi những khaonr này như một lẽ tất yếu.
Thế nhưng khi nghĩ về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lại tính toán về chi phí ban đầu mà cảm thấy chúng đắt đỏ. Nếu đặt bài toán chi tiết với mỗi hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ phải tính từ tiền in hóa đơn, phí lưu trữ, nhân viên viết hóa đơn, phí chuyển phát nhanh…tổng cộng không dưới 18.000 đồng.
Thế nhưng doanh nghiệp chỉ tốn chừng 2000 đồng cho mỗi hóa đơn điện tử. Tính ra hóa đơn điện tử có chi phí chỉ bằng 1/5 hóa đơn giấy.
>> Tham khảo: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử được ưa chuộng hàng đầu hiện nay

Để sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục thuế thẩm định hiện nay phải kể đến phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice đã được cục Thuế thẩm định.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được xây dựng bởi công ty phát triển công nghệ Thái Sơn với những giao diện dễ sử dụng và nhiều tính năng ưu việt như: Tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Với kinh nghiệm trên 10 năm triển khai phần mềm khai Thuế và Hải quan cho doanh nghiệp, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn luôn cung ứng dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của công ty Thái Sơn sẽ được hỗ trợ chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
Mọi chi tiết về phần mềm E-invoice cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.