Sử dụng hoá đơn điện tử làm chứng từ vận chuyển hàng hoá có được không?

05/03/2018 10:29

Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều thắc mắc về hoá đơn điện tử cần được giải đáp. Trong số đó, rất nhiều doanh nghiệp đã đặt ra câu hỏi rằng liệu có thể in hoá đơn điện tử ra để sử dụng như chứng từ khi vận chuyển hàng hoá?

Theo Công văn của Tổng cục Thuế số 1935/TCT-CS ngày 21/5/2008 về việc Hoá đơn, chứng từ đối với hàng sản xuất trong nước:

“1. Đối với hàng hoá nhập khẩu lưu thông trên thị trường thì thực hiện hoá đơn, chứng từ theo quy định tại Thông tư liên tịch số 12/2007/TTLT-BTC-BTM-BCA ngày 28/2/2007 của liên Bộ Tài chính-Thương mại - Công an hướng dẫn chế độ hoá đơn, chứng từ đối với hàng nhập khẩu lưu thông trên thị trường.

2. Trường hợp cơ sở kinh doanh lưu thông hàng hoá sản xuất trong nước trên thị trường thì phải sử dụng hoá đơn, chứng từ theo quy định tại Thông tư số 32/2007/TT-BTC ngày 9/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế GTGT và Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 7/1 l/2002 quy định về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn.

3. Việc xử lý vi phạm đối với hàng hoá sản xuất trong nước vận chuyển trên đường không có hoá đơn, chúng từ hợp pháp thực hiện theo quy định tại Thông tư 61/2007/TT-BTC ngày 14/06/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện xử lý vi phạm pháp luật về thuế.”.

Cán bộ kiểm tra chứng từ hàng hóa trên đường vận chuyển

Như vậy theo quy định của cơ quan thuế, hàng hóa đang trên đường vận chuyển cần có hóa đơn để chứng minh nguồn gốc xuất xứ. Đối với hóa đơn đặt in hay tự in, doanh nghiệp có thể sử dụng các liên phụ của hóa đơn để mang kèm theo. Tuy nhiên với hình thức hóa đơn mới như hóa đơn điện tử, thì doanh nghiệp có được phép in hóa đơn ra hay không? Đây cũng là thắc mắc của rất nhiều doanh nghiệp khi mới sử dụng hình thức hóa đơn này.

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. (Khoản 1, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Do đó hóa đơn điện tử nếu chỉ in ra giấy sẽ không còn là hóa đơn điện tử nữa mà lại trở thành hóa đơn giấy thông thường nhưng không có giá trị pháp lý.

Vậy làm thế nào để in được hóa đơn điện tử ra giấy mà vẫn đầy đủ pháp lý khi lưu thông vận chuyển hàng hóa trên đường?

Theo quy định tại Điều 12, Thông tư 32/2011/TT-BTC:

“Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.”

Khi thực hiện chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện:

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

+ Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn  chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”);

+ Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử sẽ được sử dụng như hóa đơn giấy có đầy đủ giá trị pháp lý dành cho hàng hóa đang trong quá trình lưu thông.

Để biết thêm thông tin chi tiết về hoá đơn điện tử cũng như giải đáp các thắc mắc thường gặp, Quý khách hàng và doanh nghiệp có thể liên hệ theo địa chỉ: 

Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn 

Trụ sở chính: Số 11 Đặng Thùy Trâm - Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy - Hà Nội
Tel : 024.37545222 
Fax: 024.37545223 
Website: http://thaison.vn