Hóa đơn điện tử đang ngày càng phát huy vai trò của mình và đang giúp doanh nghiệp thoát khỏi những phiền hà vì hóa đơn giấy thông thường. Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp và cơ quan thuế cắt giảm nhiều thủ tục không cần thiết cũng như thực hiện các công việc có liên quan một cách nhanh chóng và thuận tiện.

1. Thông tin về hóa đơn điện tử

Nếu như hóa đơn giấy được tập hợp các thông tin dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý trên giấy và giao dịch bằng tay thì hóa đơn điện tử sẽ được tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý trên phương tiện điện tử.

Ảnh minh họa.

Hóa đơn giấy là hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in và là loại hóa đơn mua của cơ quan Thuế, còn hóa đơn điện tử sẽ có một bản mẫu duy nhất để bên bán đều có thể khai thác dữ liệu trên đó.
Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

2. Sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp vừa “an nhàn” vừa hết phiền hà

Hóa đơn điện tử đã được áp dụng triển khai trong vài năm trở lại đây, rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước đều nhận thấy những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có được những điểm lợi như sau:
Tiết kiệm được các chi phí in ấn hóa đơn, việc bảo quản, lưu trữ và khai thác hóa đơn cũng được giảm đáng kể do không phải đầu tư cơ sở vật chất để lưu trữ và bảo quản hóa đơn. Khi thực hiện mọi giao dịch trên phương tiện điện tử, tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử nên việc quản lý hóa đơn dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Những lợi ích mà hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp. 

Sử dụng hóa đơn điện tử là doing nghiệp đang đảm bảo sự an toàn cho hóa đơn và cho chính mình, hóa hóa đơn có thể sao chép thành nhiều bản, nên doanh nghiệp tránh được rủi ro, thất lạch, cháy hỏng hóa đơn. Nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng bảo mật được thông tin, tránh được việc làm giả hóa đơn.
Quy trình thanh toán hóa đơn nhanh hơn nên tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại. Đặc biệt, hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp và kê khai nộp thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Cần làm gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Để sử dụng hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện như:
Người bán hàng hay doanh nghiệp cần có cơ sở vật chất trang thiết bị hệ thống máy kết nối mạng thông tin hay thiết bị truyền tin để có thể thực hiện được mọi vấn đề về hóa đơn điện tử như khai thác dữ liệu, quản lý và sử dụng, bảo quản hay lưu trữ hóa đơn; có đội ngũ nhân viên đủ trình độ để thực thi sử dụng hóa đơn theo quy định. Chẳng hạn như việc khởi tạo, lập, khai thác, quản lý hóa đơn..
Đăng ký chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật và phần mềm hóa đơn điện tử để thuận tiện cho việc thực hiện tạo, lập, xuất và bảo quản, quản lý hóa đơn.