Ngoài các nội dung về hóa đơn, quy định đối với chứng từ cũng là vấn đề được nhiều đơn vị, tổ chức quan tâm trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Chứng từ là gì, bao gồm những loại nào và cần tuân thủ những quy định nào về nội dung?

Các quy định quan trọng về chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

1. Chứng từ là gì?

Khái niệm chứng từ được quy định cụ thể ngay tại Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:
Theo Khoản 4, Điều 3 của Nghị định này, chứng từ được định nghĩa là tài liệu sử dụng với mục đích ghi nhận các thông tin về các khoản khấu trừ thuế, thu thuế, phí và lệ phí trong phạm vi thuộc ngân sách nhà nước theo quy định về quản lý thuế. Các loại chứng từ được quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí và lệ phí ở hình thức điện tử hoặc tự in, đặt in.

• Chứng từ điện tử bao gồm các loại trên nhưng thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử và do các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cung cấp cho người nộp thuế hoặc các tổ chức thu thuế, phí và lệ phí cung cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định.
• Chứng từ tự in, đặt in bao gồm các loại biên lai, chứng từ ở trên nhưng thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí và lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị khi khấu trừ thuế, thu phí, lệ phí theo quy định.

2. Phân loại chứng từ

Căn cứ theo Điều 30, Mục 1, Chương III của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, thu phí và lệ phí của cơ quan thuế gồm 2 loại chính là chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai. Trong đó, biên lai gồm 3 loại:

• Biên lai thu thuế, phí và lệ phí không in sẵn mệnh giá.
• Biên lai thu thuế, phí và lệ phí in sẵn các mệnh giá.
• Biên lai thu thuế, phí và lệ phí.

Trường hợp có yêu cầu loại chứng từ khác khi quản lý thuế, thu phí và lệ phí thì Bộ trưởng Bộ Tài Chính sẽ có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.
>> Có thể bạn quan tâm: Chứng từ thu cước vận tải quốc tế.

Phân loại chứng từ theo quy định.

3. Nội dung của chứng từ

Nội dung của chứng từ được quy định tại Điều 32 của Nghị định này.

Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Chứng từ khấu trừ thuế theo quy định có các nội dung bao gồm:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự của chứng từ.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).
• Quốc tịch (nếu người nộp thuế có quốc tịch khác ngoài quốc tịch Việt Nam).
• Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế: ngày/tháng/năm.
• Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Nội dung của biên lai

Biên lai theo quy định tại Nghị định này bao gồm các nội dung sau:
(1) Tên loại biên lai: Bao gồm 3 loại đã nêu ở trên.
(2) Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
Ký hiệu mẫu biên lai: Gồm các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại biên lai.
Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai, thể hiện bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 2 chữ số cuối của năm:

• Đối với biên lai đặt in: 2 chữ số cuối của năm thể hiện năm in biên lai đặt in.
• Đối với biên lai tự in và biên lai điện tử: 2 chữ số cuối của năm thể hiện năm bắt đầu sử dụng biên lai, đã ghi trên thông báo phát hành biên lai.

(3) Số biên lai
Là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí và lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa là 7 chữ số:

• Biên lai tự in và đặt in: Số biên lai sẽ bắt đầu từ số 0000001.
• Biên lai điện tử: Số biên lai bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày bắt đầu dùng biên lai điện tử, kết thúc vào ngày 31/12 của năm.

Một số nội dung quan trọng của biên lai.

(4) Liên của biên lai
Nội dung liên của biên lai chỉ áp dụng với biên lai tự in, đặt in, thể hiện số lượng tờ của một biên lai. Mỗi biên lai phải có từ 2 liên trở lên, trong đó:

• Liên 1: Để lưu tại tổ chức, đơn vị thu.
• Liên 2: Giao cho người nộp thuế, thu phí, lệ phí.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi sẽ phục vụ cho các mục đích quản lý theo quy định.
(5) Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí và lệ phí.
(6) Tên, các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền (bằng số và bằng chữ)
(7) Thời gian lập biên lai: Ngày/tháng/năm.
(8) Chữ ký của người thu tiền.
(9) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với biên lai đặt in).
(10) Quy định về ngôn ngữ của biên lai
Biên lai được thể hiện bằng tiếng Việt, trong trường hợp cần ghi tiếng nước ngoài thì cần đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ở dòng dưới nội dung tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo quy định tại Khoản 4, Điều 3 của Nghị định số 120/2016/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Phí và lệ phí.
Trên đây là một số quy định đối với chứng từ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các tổ chức, đơn vị cần nắm được những nội dung quan trọng để thực hiện các thủ tục quản lý thuế, thu phí, lệ phí đúng quy định.
Mọi thắc mắc về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/