Hóa đơn điện tử hiện nay đang có 2 loại: hoá đơn điện tử có mã và hoá đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế. Vậy đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế sẽ phải tiến hành đăng ký ra sao? Trách nghiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau của E-Invoice.

1. Quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Theo như Điều 20, Mục 2, Chương II Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sẽ truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng. Doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo nghị định này.
Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm gửi thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.

Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dung nếu có.
Nếu không được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ tiến hành rà soát doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và thông báo theo Mẫu số 07 theo quy định.

2. Lập, gửi và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế như thế nào?

Khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;
đ) Trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh nêu tại khoản 1 Điều 15 được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.
Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định

Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế qua hình thức chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đều được.
Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lưu trữ và đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử, thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.
Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Đảm bảo tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử.

Chấp hành quy định cụ thể việc chuyển và tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và yêu cầu quản lý của Bộ Tài chính.
Để nắm rõ hơn những quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử,quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.