Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan Thuế ra sao và điều kiện áp dụng như nào chính là một trong những điều đầu tiên và không thể thiếu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm.
Lộ trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên thật sự rõ ràng khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ 01/11/2018. Theo đó, doanh nghiệp dù muốn hay không muốn đều phải hoàn tất chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan Thuế trước ngày 01/11/2020.

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế về bản chất giống với hóa đơn giấy truyền thống với đầy đủ các nghiệp vụ nhưng được thực hiện trên phần mềm và doanh nghiệp sẽ tự chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu hóa đơn.

Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.

1.1. Đối tượng được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, những doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị, thương mại và các doanh nghiệp đã và sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, những doanh nghiệp tổ chức kinh tế nêu trên nếu thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sẽ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã

Tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế TẠI ĐÂY để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Mẫu số 01 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Trong vòng 1 ngày, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo theo Mẫu số 02, Nghị định 119 về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
 

Mẫu số 02 theo Nghị định 119.

Lưu ý:

• Kể từ thời điểm doanh nghiệp tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
• Nếu cơ quan Thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Trường hợp doanh nghiệp thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế sẽ lưu trữ và bảo quản dữ liệu cho doanh nghiệp.

2.1. Đối tượng được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo quy định tại Khoản 1, Khoản 3, Khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thuộc các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, bao gồm cả các doanh nghiệp và tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy sản, công nghệ và xây dựng; 10 tỷ đồng trở lên nếu lĩnh vực thương mại và dịch vụ.
• Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán và có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.  

Đối tượng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

2.2. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, doanh nghiệp thực hiện như sau:

• Truy cập vào Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế TẠI ĐÂY và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Trong 01 ngày làm việc, cơ quan Thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế.

Cơ quan Thuế chấp nhận thì doanh nghiệp tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có). Nếu thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 nêu trên.

3. Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín cho doanh nghiệp

Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tổ chức kinh tế hộ cá nhân kinh doanh gặp nhiều khó khăn trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cũng như tìm kiếm một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và đảm bảo.
Với trên 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp cho doanh nghiệp phần mềm hóa đơn điện tử không có mã và có mã cơ quan Thuế đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cấp thiết của các doanh nghiệp với đa dạng ngành nghề, loại hình kinh doanh.

E – invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế thẩm định.

Không chỉ cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn luôn đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế. Nếu cần tư vấn thêm và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 -  Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.