Điều kiện và thủ tục phát hành hóa đơn điện tử là những câu hỏi mà các doanh nghiệp thường vướng mắc khi bắt đầu chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những vấn đề trên.
So với hình thức hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như giảm thiểu chi phí in ấn, gửi nhận, kho bãi, tránh tình trạng mất mát hóa đơn, cho phép tra cứu thông tin hóa đơn mọi lúc mọi nơi… Chính vì vậy, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử và con số đó sẽ tiếp tục tăng để kịp thời hạn hoàn thành chuyển đổi 01/11/2020 như đã quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy.

Mặc dù vậy, vẫn còn nhiều doanh nghiệp còn chần chừ bởi những lo ngại về việc đáp ứng yêu cầu triển khai hóa đơn điện tử hay thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử. Trên thực tế, những điều kiện và thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử không quá phức tạp. Dưới đây là thông tin cụ thể để doanh nghiệp tham khảo.

1. Điều kiện để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phù hợp với hầu hết mọi quy mô doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ, vì vậy các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử không quá phức tạp. Những điều kiện này được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có đội ngũ triển khai hóa đơn điện tử đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
  • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu
  • Có quy định sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu

Trên thực tế, nếu hợp tác với các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng 3 điều kiện chính là có đủ điều kiện kinh doanh và đang thực hiện giao dịch điện tử, sở hữu chữ ký số và có cơ sở hạ tầng Internet. Các điều kiện còn lại sẽ được đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ.

2. Thủ tục để doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tiết tục thực hiện các thủ tục sau để phát hành hóa đơn điện tử:

2.1. Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Tổ chức trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử lập theo biểu mẫu BM01 Thông tư 32/2011/TT-BTC gửi cho Cơ quan Thuế qua hệ thống bưu chính hoặc trực tiếp.

Biểu mẫu ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.

2.2. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo biểu mẫu BM02 Thông tư 32/2011/BTC, gửi cho Cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử.

Biểu mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tạo hóa đơn mẫu đối với trường hợp thông báo lần đầu và các lần tiếp theo có sự thay đổi về nội dung và hình thức phát hành. Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Sau 2 ngày gửi hóa đơn mẫu và thông báo phát hành, nếu Cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản thì doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
Lưu ý: Theo Nghị định 119, doanh nghiệp chỉ cần chờ 01 ngày sau thời gian đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế. Nếu được phản hồi đồng ý từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ được phép sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau đó. Tuy nhiên hiện tại do chưa có Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119 nên doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng Thông tư 32/2011/TT-BTC để làm căn cứ thực hiện.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử đều hợp tác với các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình triển khai, được hỗ trợ để đảm bảo các điều kiện phát hành hóa đơn điện tử, cũng như giải đáp kịp thời các vướng mắc về hóa đơn điện tử.
Thái Sơn tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận từ năm 2011, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của Thái Sơn tích hợp đầy đủ các tính năng ưu việt, là giải pháp tối ưu nâng cao hiệu quả hoạt động cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô và ngành nghề.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, với 5 văn phòng trên toàn quốc cùng đội ngũ nhân viên sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp 24/7, Thái Sơn đã và đang là người bạn đồng hành giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam triển khai phần mềm hóa đơn điện tử một cách thuận lợi nhất. Sự uy tín của Thái Sơn được minh chứng bởi những tên tuổi lớn đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice như Honda, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab, Vietinbank…
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.