Phần mềm hóa đơn điện tử là phần phần chuyên dụng được sử dụng để phục vụ cho việc in, xuất, quản lý hóa đơn trên hệ thống điện tử. Với việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp doanh nghiệp có thể dễ dàng lập, quản lý và thực hiện các giao dịch hóa đơn trên hệ thống điện tử một cách nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng.
Hiện nay, phần mềm in hóa đơn điện tử được xem là giải pháp giải pháp hóa đơn hàng đầu cho các doanh nghiệp, nhất là các đơn vị thường xuyên phát sinh giao dịch hóa đơn. Vậy có những phần mềm hóa đơn điện tử nào và những phần mềm đó có đặc điểm, ưu điểm gì để các đơn vị, doanh nghiệp cần phải sử dụng chúng?

1. Phần mềm in hóa đơn điện tử và một số nhà cung cấp phần mềm in hóa đơn điện tử

Phần mềm in hóa đơn điện tử là phần mềm được cài đặt và sử dụng để phục vụ cho việc in, xuất quản lý hóa đơn điện tử. Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay được phát hành theo 3 cách:
Phần mềm in hóa đơn điện tử được phát hành bởi Tổng cục Thuế: Đây là phần mềm xử lý hóa đơn được cài đặt tại Tổng cục Thuế. Muốn sử dụng phần mềm này các đơn vị, doanh nghiệp phải truy cập qua mạng Internet mới có thể sử dụng được.
Phần mềm in hóa đơn điện tử được phát hành bởi các đơn vị, công ty Công nghệ đã được Tổng Cục thuế cấp phép: Để sử dụng các phần mềm này, các doanh nghiệp, đơn vị chỉ cần đăng ký với các nhà phát hành, sau đó tiến hành cài đặt hệ thống để sử dụng.

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực.

Phần mềm in hóa đơn điện tử do doanh nghiệp trực tiếp phát hành: Với phần mềm này, doanh nghiệp sẽ tự nghiên cứu và phát triển để phục vụ cho việc lập hóa đơn, đồng thời kết xuất được hóa đơn ra tệp theo định dạng chuẩn quy định của Tổng cục Thuế.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi để các doanh nghiệp tự in hoá đơn có thế lựa chọn được phần mềm tự in hoá đơn đáp ứng yêu cầu quy định mới, Tổng cục thuế đã đề nghị các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm CNTT đang có các phần mềm quản lý, in hoá đơn tự in đáp ứng được các  quy định của Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 và thông tư số 13/2011/TT-BTC ngày 08/02/2011 hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa cung ứng dịch vụ, khẩn trương gửi sản phẩm phần mềm và các tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm về Tổng cục Thuế.
Cũng theo Tổng cục Thuế, đến thời điểm này đã có 4 công ty phần mềm đáp ứng được  yêu cầu gồm ICEL, MISA, Nacencomm và Công ty phát triển phần mềm Thái Sơn.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Những ưu điểm nổi bật của phần mềm in hóa đơn điện tử

2.1. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Các chuyên gia tài chính cho rằng, khi sử dụng phần mềm in hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không cần phải đầu tư quá nhiều nhân lực và thời gian để phục vụ cho công việc in ấn, phát hành hóa đơn đỏ và cũng không phải đầu tư nhiều tiền cho hoạt động này. Do đó, các doanh nghiệp sẽ có thể tiết kiệm được khoảng 90% chi phí phải bỏ ra so với trước đây (tức là số tiền phải bỏ ra chỉ bằng 1/10 so với ban đầu). 

Với việc gửi hóa đơn trực tiếp thông qua hệ thống điện tử doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Ngoài ra, với hóa đơn điện tử xác thực, việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ được thực hiện trên hệ thống điện tử, do vậy các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được chi phí nhân lực phục vụ công tác văn thư lưu trữ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2.2. Giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Các phần mềm in hóa đơn điện tử đã thiết lập sẵn quy trình đăng ký và sử dụng hoá đơn theo quy định của Tổng cục thuế như: Lập thông báo phát hành, quyết định sử dụng và mẫu hoá đơn, báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn,.. giúp doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký và sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chính xác.
 

Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp nhiều giải pháp bảo mật.
 

2.3. Kiểm soát từ xa đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn

Những doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, văn phòng đại diện hay chi nhánh có thể lập hoá đơn và bộ phận kế toán tại trụ sở chính chủ động kiểm soát việc lập và in hoá đơn, tiết kiệm chi phí, phục vụ kinh doanh kịp thời. Hơn nữa, hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế, do vậy, hóa đơn điện tử sẽ không thể làm giả. Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp bảo vệ mình một cách tốt nhất mà còn giúp người tiêu dùng, khách hàng yên tâm, tin tưởng vào các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Kê khai và nộp thuế qua mạng, hạch toán kế toán tức thì

Phần mềm in hóa đơn điện tử đã tích hợp chữ ký số để có thể kết xuất tờ khai thuế giá trị gia tăng, các bảng kê hoá đơn đầu vào, đầu ra, các báo cáo tài chính… giúp doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng nhanh chóng và tiện lợi. Với những phần mềm in hóa đơn thông thường, người dùng sẽ phải mất thời gian để nhập lại chứng từ vào phần mềm kế toán nhưng với các phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn tự in, các hóa đơn được tự động chuyển qua phân hệ kế toán bán hàng để hạch toán doanh thu, công nợ một cách tức thì.

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Khi sử dụng phần mềm in hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xuất – gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua các cách thức như:
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm. Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu. Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB. In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống.
 

Phần mềm in hóa đơn điện tử đa dạng các phương thức vận chuyển.
 

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.
Phần mềm giúp doanh nghiệp thực hiện in hoá đơn ngay tại máy tính của doanh nghiệp mà không cần phải đặt in hoá đơn từ các nhà in hoặc đợi mua hoá đơn từ cơ quan Thuế. Phần mềm hoá đơn tự in E-Invoice giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoá đơn và in ấn các hoá đơn giá trị gia tăng một cách nhanh chóng, chính xác, giảm chí phí. Ngoài ra phần mềm còn cho phép doanh nghiệp xuất và in báo cáo, thống kê được thiết lập tự động theo yêu cầu của cơ quan Thuế. Đây cũng là tính năng nổi bật của phần mềm E-Invoice do công ty phát triển. Với những ưu điểm vượt trội này phần mềm in hóa đơn điện tử E-INVOICE được đông đảo doanh nghiệp sử dụng.
Để nhận được những tư vấn chính xác nhất và đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, quý khách hàng vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.