Nếu như hóa đơn giấy được tập hợp các thông tin dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý trên giấy và giao dịch bằng tay thì hóa đơn điện tử sẽ được tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Ảnh minh họa.

Hóa đơn giấy là hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in và là loại hóa đơn mua của cơ quan Thuế, còn hóa đơn điện tử sẽ có một bản mẫu duy nhất để bên bán đều có thể khai thác dữ liệu trên đó. Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

2. Tại sao sử dụng hóa đơn doanh nghiệp lại được “an nhàn”?

Hóa đơn điện tử đã được áp dụng triển khai trong vài năm trở lại đây, rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước đều nhận thấy những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ có được những điểm lợi như sau:

• Tiết kiệm được các chi phí in ấn hóa đơn, việc bảo quản, lưu trữ và khai thác hóa đơn cũng được giảm đáng kể do không phải đầu tư cơ sở vật chất để lưu trữ và bảo quản hóa đơn. Khi thực hiện mọi giao dịch trên phương tiện điện tử, tất cả các dữ liệu đều được lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử nên việc quản lý hóa đơn dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Những lợi ích mà hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp.

• Sử dụng hóa đơn điện tử là doing nghiệp đang đảm bảo sự an toàn cho hóa đơn và cho chính mình, hóa hóa đơn có thể sao chép thành nhiều bản, nên doanh nghiệp tránh được rủi ro, thất lạch, cháy hỏng hóa đơn. Nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng bảo mật được thông tin, tránh được việc làm giả hóa đơn.
• Quy trình thanh toán hóa đơn nhanh hơn nên tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại. Đặc biệt, hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp và kê khai nộp thuế.

3. Cần làm gì để sử dụng hóa đơn điện tử?

Để sử dụng hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện như:

• Người bán hàng là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Người bán hàng hay doanh nghiệp cần có cơ sở vật chất trang thiết bị hệ thống máy kết nối mạng thông tin hay thiết bị truyền tin để đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Thêm đó, người bán hàng cần có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để thuận tiện cho việc thực hiện tạo, lập, xuất và bảo quản, quản lý hóa đơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn.

Hiện nay, có 3 nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử mà người bán, doanh nghiệp có thể liên hệ để đăng ký sử dụng. Trong số 3 nhà cung cấp đó, doanh nghiệp nên lựa chọn công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Đây là đơn vị uy tín cung cấp nhiều phần mềm hữu ích phục vụ doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn được xây dựng dựa trên Quyết định 1209/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính và Quyết định 1445/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử của Thái Sơn với tên gọi E-Invoice sẽ hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Phần mềm còn cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hoá đơn, chủ động đưa hình ảnh thương hiệu của đơn vị mình lên hóa đơn. 
Ngoài ra, phần mềm E-Invoice còn có nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, người dùng không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí cho mọi vấn đề hóa đơn mà còn được nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ mọi lúc mọi nơi. Để đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp hãy liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/