Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực vào ngày 1/11/2018. Các doanh nghiệp cần chuẩn bị ngay các điều kiện thông tin hạ tầng và con người. Điều này giúp các doanh nghiệp hạn chế và khắc phục những khó khăn, vướng mắc ban đầu khi áp dụng hóa đơn điện tử và kịp hoàn thành chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử trước 01/11/2020.
Ngày càng nhiều doanh nghiệp trong nước thay thế hệ thống hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử, đặc biệt là sau khi Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực. Mặc dù hóa đơn điện tử hứa hẹn đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế nhưng việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn còn gặp một số khó khăn. Các công ty thường vướng mắc hai vấn đề cơ bản: điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử và khởi tạo, quản lý,  phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.

Triển khai hóa đơn điện tử vẫn còn vướng mắc.

1. Vướng mắc về điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phù hợp với gần như tất cả các doanh nghiệp quy mô từ nhỏ đến lớn. Để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo các điều kiện quy định trong Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Những điều kiện đó bao gồm:

• Doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đang có giao dịch điện tử với cơ quan thuế như nộp thuế điện tử, kê khai thuế qua mạng, hoặc có thực hiện chuyển khoản qua Internet Banking và các giao dịch điện tử khác trong hoạt động ngân hàng.
• Doanh nghiệp có sở hữu chữ ký điện tử, chữ ký số hợp lệ, có giá trị trước pháp luật.
• Doanh nghiệp sở hữu đầy đủ cơ sở hạ tầng như đường truyền mạng, địa điểm, thiết bị... để thực hiện khởi tạo, chỉnh sửa, xuất và gửi hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp sở hữu phần mềm kinh doanh hàng hóa - cung ứng dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử tự động chuyển vào cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm kế toán tại thời điểm khởi tạo hóa đơn.
• Doanh nghiệp đảm bảo sở hữu quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ như hệ thống lưu trữ.
• Doanh nghiệp sở hữu đội ngũ nhân viên có đủ chuyên môn, trình độ để thực hiện các tác vụ khởi tạo, chỉnh sửa, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Một trong những vướng mắc về điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử thường thấy nhất là các doanh nghiệp không đáp ứng đủ các yêu cầu để tổ chức, khởi tạo và sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện của các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, hoặc doanh nghiệp vi phạm quy định về các nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử.  
Đối với những vướng mắc này, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ các điều kiện cần và đủ để áp dụng hóa đơn điện tử, từ đó xác định và giải quyết vấn đề. Nếu hợp tác với các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể yêu cầu bộ phận hỗ trợ khách hàng của bên trung gian hướng dẫn xử lý trực tiếp các vấn đề vướng mắc.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Vướng mắc về thủ tục khởi tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn thay thế nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử.

Vấn đề mà các doanh nghiệp thường quan tâm nhất về thủ tục khởi tạo, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử là thủ tục hủy và cấp lại hóa đơn điện tử trong trường hợp có sai sót. Một số trường hợp mà doanh nghiệp cần lưu ý là:
Trường hợp hóa đơn điện tử chưa gửi cho người mua có phát hiện sai sót: Bên bán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn có sai sót, đồng thời tiến hành lập hóa đơn mới, ký điện tử, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có phát hiện sai sót: Bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót hoặc thông báo về việc hóa đơn có sai sót (nếu sai sót thuộc trách nhiệm của người bán). Tiếp đó, bên bán sẽ tiến hành thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp nhận được thông báo phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử của cơ quan thuế: Trong vòng 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, bên bán cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn có sai sót và lập hóa đơn mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho bên mua.
Để giải quyết các vướng mắc khi triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử trực tiếp và kịp thời nhất, doanh nghiệp nên hợp tác sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do các nhà cung cấp uy tín phát triển. Phần mềm E-Invoice do Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn với chất lượng và tính năng ưu việt đã và đang được nhiều doanh nghiệp lớn như Honda Việt Nam, hệ thống rạp chiếu phim CJ CGV, KFC Việt Nam, chuỗi nhà hàng Golden Gate, bệnh viện Xanh Pôn, công ty bảo hiểm ngân hàng Viettinbank…  tin tưởng và sử dụng.

Phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice đã được thẩm định bởi Tổng cục Thuế.

Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn sẵn sàng giải đáp và giúp đỡ doanh nghiệp giải quyết các vướng mắc khi áp dụng hóa đơn điện tử.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.