Phát hành hóa đơn là thủ tục quan trọng với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, vì một số lý do nhất định mà các doanh nghiệp sẽ phải hủy thông báo phát hành hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn cập nhật theo mẫu mới nhất 2022.

Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn.

1. Các trường hợp phải thực hiện hủy hóa đơn

Hóa đơn là bảng liệt kê danh sách hàng hóa cùng các thông tin liên quan đến hàng hóa và việc chuyển giao từ bên giao cho bên nhận. Hóa đơn có thể phân chia thành các loại như: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…và thường được thể hiện bằng hình thức như hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in.

Trường hợp nào cần hủy hóa đơn?

Theo quy định, nếu phát hiện hóa đơn có sai sót, kể cả khi đã được phát hành thì phải tiến hành hủy bỏ. Cụ thể, cần hủy bỏ hóa đơn trong một số trường hợp sau:
- Hóa đơn đã lập, và giao cho người mua nhưng chưa thực hiện giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, nhưng người bán và người mua vẫn chưa thực hiện nhiệm vụ kê khai thuế, nếu phát hiện có sai sót thì nhanh chóng hủy bỏ.
- Hóa đơn đã lập, giao cho người mua hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã thực hiện kê khai thuế nhưng sau đó phát hiện có sai sót thì cả hai bên vẫn cần thực hiện hủy hóa đơn theo đúng quy định.
- Bên cạnh đó, nếu hóa đơn đặt in bị sai, bị in trùng, không tiếp tục sử dụng hóa đơn nữa thì cần làm các thủ tục để hủy hóa đơn; cùng với đó, các hóa đơn đã lập của kế toán cũng sẽ bị hủy theo đúng quy định.
Tóm lại, cả bên bán và bên mua đều có thể hủy hóa đơn sau khi phát hành nếu nằm trong các trường hợp trên. Tuy nhiên, cần phải sử dụng mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hồ sơ để hủy hóa đơn nếu phát hiện sai sót

Khi bắt buộc phải thực hiện hủy hóa đơn, bên cạnh việc làm theo mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn, các doanh nghiệp cần chú ý hoàn thiện hồ sơ hủy hóa đơn.
Theo Điều 29, Thông tư 39/2014 về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm:
- Thành lập hội đồng hủy hóa đơn
- Bảng kiểm kê chi tiết hóa đơn cần hủy: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy
- Biên bản hủy hóa đơn
Ngoài ra: Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần có đầy đủ các thông tin của hóa đơn muốn hủy như: loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn cần hủy từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu, ký do hủy, ngày giờ hủy và phương pháp hủy.
Lưu ý: Hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu trữ tại doanh nghiệp, thông báo kết quả hủy cần lập thành 2 bản, doanh nghiệp giữ lại 1 bản và 1 bản gửi lên Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Thời gian chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện việc hủy hóa đơn).

Hồ sơ để hủy hóa đơn bao gồm những gì?

Hóa đơn được xác nhận hủy trong 2 trường hợp sau:
- Hóa đơn in thử, in sai, in trùng, in hỏng; bản phim, bản kẽm hoặc các công cụ có tính năng tương tự nhằm tạo ra hóa đơn đặt in được xác định là đã hủy khi hóa đơn không còn nguyên dạng hoặc không còn chữ trên tờ hóa đơn để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục giống như nguyên bản.
- Hóa đơn tự in được xác định là hủy xong nếu trên phần mềm tạo hóa đơn được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn mới.

3. Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn

Để hủy thông báo phát hành hóa đơn, kế toán cần phải nộp công văn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn bao gồm những nội dung sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Là phần quan trọng không thể thiếu trong mọi văn bản chính quy, trừ trường hợp có quy định đặc biệt. Tiếp theo là ngày, tháng, năm…
- Kính gửi: Đối tượng gửi đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết (Ở đây là Chi cục thuế)
- Tên công văn viết bằng chữ in hoa có dấu, căn giữa văn bản.Ví dụ: CÔNG VĂN VỀ VIỆC HỦY THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN.
- Thông tin của doanh nghiệp: Tên doanh nghiệp, tên người đại diện theo pháp luật, chức vụ, địa chỉ trụ sở chính của công ty, MST, tên ngành nghề đăng ký kinh doanh.
- Nội dung công văn: Trình bày ngắn gọn, cụ thể, đảm bảo chính xác thông tin về lý do viết công văn hủy hóa đơn. Tránh tình trạng dài dòng, không đúng trọng tâm.
Ví dụ:
Công ty chúng tôi xin trình bày như sau: Ngày 14/11/2021, công ty chúng tôi có thông báo phát hành hóa đơn…Mẫu…; Ký hiệu…;từ số… đến số… và bắt đầu sử dụng từ ngày… tháng… năm.
Nay công ty chúng tôi làm công văn này để xin hủy thông báo phát hành hóa đơn ngày… tháng… năm… với lý do sai ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Tôi cam kết nội dung trong công văn là chính xác và xin chịu mọi trách nhiệm về những thông tin đó.
- Cuối công văn, người đại diện pháp luật ký và ghi rõ họ tên.

Trên đây là mẫu công văn hủy thông báo phát hành hóa đơn cập nhật 2022. Hy vọng bài viết đã giải đáp được những thắc mắc về các trường hợp hủy hóa đơn, hồ sơ hủy hóa đơn và hướng dẫn soạn mẫu công văn mới nhất.
Để được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
Ngoài ra, để được tư vấn miễn phí về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.