Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc xác định tính pháp lý của hóa đơn là vô cùng quan trọng đối với tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh, người bán và cả khách hàng. Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 đã có quy định cụ thể về việc thế nào là hóa đơn điện tử không hợp pháp.

1. “Nhận diện” hóa đơn điện tử không hợp pháp

Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ quy định xác định tính pháp lý của hóa đơn.

Theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không hợp pháp khi không đáp ứng đầy đủ các quy định sau:
Khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Nội dung hóa đơn điện tử: gồm đầy đủ các thông tin:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Đối với bán hàng hóa:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với cung cấp dịch vụ:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Định dạng hóa đơn điện tử:

• Theo quy định của Bộ Tài chính về định dạng chuẩn dữ liệu
• Hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin

Chỉ cần vi phạm một trong các nguyên tắc trên, hóa đơn điện tử sẽ được coi là không hợp lệ.

Sai phạm trong sử dụng hóa đơn khiến hóa đơn đó trở nên không hợp pháp

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng sẽ không hợp pháp nếu thuộc trường hợp quy định tại khoản 9, khoản 10 Điều 3 Nghị định 119, cụ thể:

• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử khi chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; gửi hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế cho người mua sau khi có thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
• Lập khống hóa đơn điện tử; dùng hóa đơn điện tử của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; lập hóa đơn điện tử phản ánh giá trị thanh toán thấp hơn thực tế phát sinh; dùng hóa đơn điện tử quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông.

Với những thông tin, quy định trên, doanh nghiệp có thể chủ động đối chiếu, so sánh để xác định tính hợp pháp của hóa đơn hoặc tra cứu trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/.

Hóa đơn điện tử không hợp pháp khi hiển thị không đầy đủ các trường thông tin.

Sau khi thực hiện các bước tra cứu, kết quả trả về nếu hiển thị đầy đủ các nội dung trong cả hai mục là Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ và thông tin hóa đơn thì hóa đơn đang tra cứ hợp pháp, ngược lại, nếu thiếu một trong hai trường thông tin trên thì hóa đơn đó không hợp pháp.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp, đầy đủ tính pháp lý

Nhằm giúp các đơn vị thuận lợi hơn trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice. Phần mềm E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định, chứng nhận, đồng thời phần mềm còn phù hợp với đa dạng quy mô, loại hình, lĩnh vực kinh doanh của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ Hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, E-Invoice giúp khách hàng dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử. Phần mềm còn chinh phục khách hàng bởi nhiều tính năng cao cấp như: Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp; Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn; Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS; Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con, giữa các điểm xuất hóa đơn và doanh nghiệp…
Hàng nghìn khách hàng đang triển khai E-Invoice, trong đó tiêu biểu có thể kể đến: Honda, Samsung, Lotte, Circle K, KFC, Aeon Mall, Golden Gate…
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/