Kế toán thuế là một vị trí vô cùng quan trọng và không thể thiếu đối với bất kì một doanh nghiệp nào, nhiệm vụ chính của kế toán thuế là xác định cơ sở để tính thuế và thời gian nộp thuế của doanh nghiệp cho nhà nước. Tránh tình trạng nộp thuế chậm trễ ảnh hưởng lớn tới hoạt động của doanh nghiệp và sức cạnh tranh của nền kinh tế. Khối lượng công việc hằng ngày của bộ phận kế toán là rất lớn, nhiều doanh nghiệp đang tìm các giải pháp tối ưu để giảm thiểu tình trạng này. Hóa đơn điện tử xác thực được xem là giải pháp cho vấn đề này.

1. Hóa đơn điện tử xác thực: Giảm thiểu công việc cho kế toán thuế

 Hóa đơn điện tử xác thực: Giảm thiểu công việc cho kế toán thuế.

Mới đây, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm triển khai sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hoá đơn và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. Hóa đơn xác thực là Hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực của Cơ quan thuế và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực tạo thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi, nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

1.1. Hóa đơn điện tử xác thực giúp doanh nghiệp khởi tạo mẫu và phát hành mẫu hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và có thể được chấp nhận ngay trong ngày

  HĐĐT xác thực giúp khởi tạo mẫu và phát hành mẫu hóa đơn ngay tại Doanh nghiệp.

Trước đây, để sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, doanh nghiệp phải hoàn thành mẫu hóa đơn và thông báo phát hành, in ra bản cứng, và mang lên nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, trong thời hạn mười ngày.
Còn hiện nay, để sử dụng mẫu hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký phát hành hóa đơn thông qua internet với mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp muốn sử dụng. Hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày và có thể là ngay lập tức, không cần phải chờ đợi vài ngày như trước đây. Giúp các doanh nghiệp giảm được các thủ tục hành chính và thời gian đi đăng ký phát hành tại cơ quan thuế cho bộ phận kế toán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

1.2. Với hóa đơn điện tử xác thực, việc gửi, nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, sau khi xuất hóa đơn phải gửi hóa đơn giấy tới khách hàng thông qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển,… Việc gửi, nhận theo các hình thức này dễ bị thất lạc và mất hóa đơn, phát sinh thêm nhiều công việc hơn cho bộ phận kế toán và ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp.
Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, sau khi xuất hóa đơn thì doanh nghiệp có thể gửi ngay hóa đơn cho khách hàng thông qua phương tiện điện tử như: email, internet, tin nhắn,… và chủ động trong việc quản lý tình hình gửi hóa đơn cho khách.Khi cần khách hàng có thể truy cập vào Website của bên bán để xem và tải hóa đơn về, không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn. Từ đó, hạn chế được các thủ tục thông báo tới cơ quan thuế và tránh được các mức phạt phát sinh từ cơ quan Thuế.

1.3. Sử dụng Hóa đơn điện tử xác thực doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in, hàng quý kế toán đều phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, để liệt kê chi tiết số lượng hóa đơn mà doanh nghiệp đã sử dụng, số hóa đơn đã xóa, mất, hủy trong quý. Công việc này đòi hỏi nhân viên kế toán phải kiên nhẫn, bỏ thời gian để rà soát lại những hóa đơn đã xuất thì mới có thể lập báo cáo một cách chính xác.

 DN không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi sử dụng HDDTXT.

Hiện nay, theo quy định của Tổng cục Thuế, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì không phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa. Bởi, khi doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực thì hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ lưu trữ luôn thông tin hóa đơn của doanh nghiệp. Vậy nên, tất cả các thông tin như số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã sử dụng, số lượng hóa đơn đã xóa, đã hủy đều được cơ quan thuế nắm rõ. Với việc không phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, giảm thiểu được rất nhiều công sức và thời gian cho bộ phận kế toán.
Xuất phát từ những lợi ích cụ thể này, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn đã xây dựng thành công giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-INVOICE. Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực.Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Mọi chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: Einvoice.vn
• Fanpage: Hóa đơn điện tử Einvoice.