Chỉ còn 2 tháng theo dự thảo Nghị định về hóa đơn mà Bộ Tài chính chuẩn bị trình Chính phủ, hóa đơn điện tử sẽ được đưa vào sử dụng bắt buộc với nhiều đối tượng. So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử có chi phí chỉ bằng 1/10 và tiết kiệm đáng kể thời gian thực hiện.

1. Hóa đơn điện tử là giải pháp thông minh, tiết kiệm thời đại số

Hóa đơn điện tử kể từ sau khi được áp dụng lần đầu vào năm 2011 đã dần trở nên phổ biến và hữu ích trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp. Việc thay thế hóa đơn giấy đang có nhiều tồn tại trong thiết lập và bảo quản hóa đơn đã đem lại hiệu quả về kinh tế và thời gian, đồng thời tạo bước đệm cho doanh nghiệp khi muốn gia nhập vào thế giới thương mại điện tử.
Khi sử dụng hóa đơn giấy đồng nghĩa với việc cơ quan, doanh nghiệp đang làm việc theo phương thức truyền thống với văn phòng giấy tờ cồng kềnh, quản lý thông tin còn khá thủ công. Từ bước thiết lập hóa đơn tới khi nhập liệu để làm báo cáo thuế, tất cả đều phải trải qua một quá trình số hóa dữ liệu tốn nhiều thời gian của doanh nghiệp.
Chẳng hạn khi doanh nghiệp tạo một hóa đơn giấy cho khách hàng thường cần phải làm nhiều thao tác như chuẩn bị giấy than, viết tay các thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ hiện có. Quá trình này tốn khoảng 5 – 10 phút thực hiện nếu không có sai sót. Vào những ngày cuối tháng, kế toán doanh nghiệp sẽ phải nhập liệu toàn bộ thông tin trong hóa đơn giấy vào máy tính.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Với những doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm, lượng hóa đơn cần nhập liệu có thể phải tốn vài ngày chỉ để đưa các thông tin từ trong hóa đơn giấy vào máy tính. Trong khi đó nếu doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử, mặc định các dữ liệu đã được số hóa, thậm chí đã được hệ thống của cơ quan thuế cập nhật ngay sau khi doanh nghiệp tạo hóa đơn.

Hóa đơn điện tử thiết lập, lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện trên máy tính. 

Những doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, hàng tháng sẽ không cần làm báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn – bớt được một hạng mục công việc. Doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử cũng sẽ hoàn thành báo cáo thuế nhanh chóng, thuận tiện hơn khi có khả năng tích hợp các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp.
Thông thường, khi doanh nghiệp dùng hóa đơn điện tử sẽ chỉ tốn 1 phút để thiết lập hóa đơn, thời gian làm báo cáo thuế cũng sẽ được rút ngắn ít nhất một nửa so với khi dùng hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp thông minh tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp thời đại số.
Bên cạnh khả năng tiết kiệm về thời gian, hóa đơn điện tử cũng giảm đáng kể chi phí so với dùng hóa đơn giấy. Đây là điều khiến nhiều doanh nghiệp ngỡ ngàng khi thực hiện chuyển đổi vì trước đó luôn cho rằng dùng hóa đơn điện tử sẽ tốn kém.
Có thể tính ra chi phí của hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy thông qua 1 bài toán chi tiết như sau: Để xuất 6000 hóa đơn giấy mỗi tháng, doanh nghiệp cần ít nhất 2 kế toán. Mỗi hóa đơn giấy cần phải chuyển phát nhanh cho khách hàng cần tốn ít nhất 15.000 phí vận chuyển, 2.000 tiền in hóa đơn, 1.000 phí lưu trữ, 2000 cho nhân lực viết hóa đơn. Như vậy, mỗi tờ hóa đơn tốn 20.000 đồng, với hóa đơn không cần vận chuyển, doanh nghiệp tốn 5.000 đồng.
Nếu dùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn 2000 đồng/hóa đơn trả chi phí cho phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn sau khi được tạo trên máy tính sẽ được chuyển luôn cho khách hàng qua mạng internet.
Như vậy, so với hóa đơn giấy, chi phí một tờ hóa đơn điện tử bỏ ra chỉ bằng 1/10 trong trường hợp khách hàng ở xa và khoảng 1/3 với khách hàng lấy hóa đơn ngay tại thời điểm đó.

2. Phần mềm hóa đơn điện tử nào doanh nghiệp nên sử dụng?

Để thực hiện chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử. Hiện tại, có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử với những đặc trưng khác nhau.
Riêng với phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đã được cơ quan thuế thẩm định và lựa chọn sử dụng thí điểm từ năm 2011. Phần mềm hiện đang được sử dụng rộng rãi trong hơn 50.000 doanh nghiệp khai thuế và Hải quan, đơn cử như: Chuỗi nhà hàng Warp & Roll, Công ty cổ phần Cấp nước Hải Phòng, Công ty Vàng bạc Đá quý Sài Gòn – SJC, Bệnh viện Đa khoa Xanh Pôn, chuỗi nhà hàng như SUMO BBQ, GOGI, KiChiKiChi…

Phần mềm E-Invoice được Tổng cục thuế thẩm định và nhiều DN lựa chọn. 

Công ty phát triển Thái Sơn đã có trên 10 năm đồng hành cùng doanh nghiệp trong lĩnh vực thuế và Hải quan. Đơn vị đã 3 năm liên tiếp đạt giải thưởng sao khuê trong lĩnh vực thuế và Hải quan. Đặc biệt, công ty Thái Sơn luôn có một đỗi ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng 24/7 sẵn sàng giải đáp các vấn về doanh nghiệp cần hỗ trợ khi dùng hóa đơn điện tử.
Mọi chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 - 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/