Hóa đơn điện tử với những ưu điểm về tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động đang là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Sử dụng hóa đơn điện tử cũng là cách doanh nghiệp tham gia vào công cuộc cải cách hành chính hay góp phần xây dựng chính phủ điện tử.

1. Hóa đơn điện tử góp phần tăng năng suất lao động như thế nào?

Hóa đơn điện tử được sử dụng thông qua phần mềm hóa đơn điện tử sở hữu nhiều ưu điểm góp phần làm giảm lãng phí, tăng năng suất lao động. Những điều này được thể hiện rõ nét thông qua việc tiết kiệm đáng kể thời gian thực hiện các khâu tương ứng như khi dùng hóa đơn giấy.
Thông thường, khi sử dụng hóa đơn giấy hay hóa đơn đặt in, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục gửi mẫu hóa đơn, chờ cơ quan thuế xác nhận. Thời gian chờ xác nhận của cơ quan thuế có thể mất chừng 3 đến 7 ngày. Kế đến cần thực hiện việc đặt in hóa đơn tại xưởng in và tiếp tục chờ đợi thêm 3 – 7 ngày để nhận hóa đơn đem về sử dụng.
Việc sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy cũng khá công phu khi doanh nghiệp phải thực hiện thủ công toàn bộ quá trình xuất hóa đơn, báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn hàng tháng, lập báo cáo thuế. Làm giải trình với cơ quan thuế trình nếu không may bị thất lạc hóa đơn.
 

 
Hóa đơn giấy bộc lộ nhiều nhược điểm trong quá trình sử dụng.
 

Thông thường, để xuất một tờ hóa đơn giấy một cách gián tiếp cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ phải cần khoảng 15 – 20 phút chuẩn bị giấy than, viết tay, xin chữ ký giám đốc và đóng dấu. Kế đến, hóa đơn này mất thêm thời gian để đóng phong bì rồi gửi cho nhân viên thư tín hoặc doanh nghiệp phải mất thời gian di chuyển tới bưu điện để chuyển hóa đơn này.
Nhìn lại quá trình hình thành mẫu hóa đơn và gửi chúng tới tay khách hàng của doanh nghiệp có thể thấy doanh nghiệp đang lãng phí quá nhiều thời gian vào những thủ tục, thao tác rườm rà cho cách làm truyền thống.
Triệt tiêu những lãng phí về mặt thời gian, hóa đơn điện tử đơn giản hóa các thủ tục, thao thác tạo lập và xuất hóa đơn cho doanh nghiệp. Thay vì mất nhiều ngày chờ đợi phê duyệt, in ấn hóa đơn, doanh nghiệp có thể thao tác nhanh chóng với thời gian 1 ngày qua phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối với hệ thống của cơ quan thuế.
Không chỉ tiết kiệm được thời gian, hóa đơn điện tử còn có thể chứa nhiều thông tin của doanh nghiệp bao gồm logo, sologan giúp lan tỏa thông điệp truyền thông rộng rãi hơn. Toàn bộ thông tin của doanh nghiệp và khách hàng sẽ được phần mềm hóa đơn điện tử lưu trên hệ thống do đó việc tạo hóa đơn sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác.
 

 
Phần mềm hóa đơn điện tử nhiều tiện ích và tiết kiệm thời gian thực hiện.
 

Doanh nghiệp cũng không mất thời gian cho việc gửi hóa đơn qua đường bưu điện mà có thể gửi ngay cho khách hàng thông qua email hay các phương tiện truyền dữ liệu qua internet.
Hàng tháng doanh nghiệp sẽ không cần mất nhiều thời gian để làm báo cáo thuế do phần mềm hóa đơn điện tử đã lưu trữ toàn bộ thông tin và có thể tích hợp với phần mềm lập báo cáo thuế.
Triệt tiêu lãng phí, nâng cao quỹ thời gian làm việc là cách giúp doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất lao động hiệu quả. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy cũng tiết kiệm đáng kể chi phí thực hiện.

2. Hóa đơn điện tử tiết kiệm hàng tỷ đồng mỗi năm cho doanh nghiệp

Hiện nay, hóa đơn điện tử đang được sử dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp vừa và lớn ở Việt Nam. Tính đến năm 2016, cả nước có khoảng 800 doanh nghiệp đã tham gia chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Chi phí cho mỗi tờ hóa đơn giấy thường được xem là không đáng kể thực ra lại vô cùng tốn kém. Chi phí cho việc sử dụng hóa đơn điện tử tưởng chừng đắt đỏ thực ra chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.
Khi dùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn chi phí cho phần mềm hóa đơn điện tử và chi phí 1 lần cho chứng thư số. Những chi phí này chia ra theo tháng trong năm hầu như không đáng kể. Trong khi đó hãy thử làm một bài toán chi phí cho mỗi tờ hóa đơn giấy:

• Chi phí in ấn: 1000 đồng
• Chi phí lưu trữ: 1000 đồng
• Chi phí cho nhân viên: 1000
• Chi phí chuyển phát nhanh: 15.000
• Tổng cộng mỗi tờ hóa đơn giấy cần chuyển phát nhanh cho khách hàng sẽ tốn 18.000 đồng.

Trong khi đó các chi phí dành hóa đơn điện tử chỉ tốn chi phí chừng 2000 đồng/hóa đơn tương tương khoảng 1/10.
Với những đơn vị phải xuất nhiều hóa đơn như khối xuất nhập khẩu, siêu thị điện máy…việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng.
Có thể thấy, để tăng được doanh thu cho doanh nghiệp lên 10 – 20% là điều cô cùng khó khăn thông qua các chiến dịch maketing nhưng lại dễ dàng khi triệt tiêu được lãng phí về thời gian, chi phí đầu vào.
Hóa đơn điện tử đang dần chiếm ưu thế hơn so với hóa đơn giấy và sẽ sớm thay thế trong tương lai không xa. Theo lộ trình của cơ quan thuế, từ 2018 – 2020, hóa đơn điện tử sẽ được sử dụng bắt buộc dần đều từ các doanh nghiệp lớn tới doanh nghiệp vừa, nhỏ và cả các hộ kinh doanh gia đình.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
 

 
Phần mềm HĐĐT sẽ song hành cùng công cuộc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
 

Là đơn vị đi đầu trong xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử, công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đang đáp ứng nhu cầu của đông đảo doanh nghiệp tại Việt Nam với với phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice.
Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay trải nghiệm dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm E-invoice, bạn vui lòng liên hệ địa chỉ sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 - Đặng Thùy Trâm - Cầu Giấy - Hà Nội
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: Einvoice.vn