Các doanh nghiệp FDI ngành bán lẻ đã và đang đạt được rất nhiều thành tựu tại thị trường Việt Nam, với doanh thu tăng lên theo cấp số nhân trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn gặp phải rào cản trong quá trình hoạt động, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến hóa đơn. Hóa đơn điện tử chính là giải pháp tốt nhất giúp các chuỗi bán lẻ giải quyết những rào cản này.

1. Toàn cảnh về các chuỗi bán lẻ FDI tại Việt Nam

Theo báo cáo của Trung tâm WTO, tính đến cuối năm 2015 cả nước có 1.735 dự án có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) vào lĩnh vực bán buôn, bán lẻ và sửa chữa xe máy, ô tô với tổng vốn đăng ký đạt hơn 4.6 tỉ USD. Số liệu cũng cho thấy rằng mặc dù chỉ chiếm một lượng rất nhỏ trong tổng vốn FDI, các chuỗi bán lẻ có doanh thu và hiệu quả nổi bật hơn hẳn so với hệ thống siêu thị và chuỗi bán lẻ của các doanh nghiệp quốc nội trên toàn quốc. Doanh số tại một điểm bán lẻ của khối FDI cao gấp 3-4 lần, thậm chí cao hơn 7-8 lần so với doanh số một siêu thị nội với doanh thu ước tính năm 2016 là 2,67 triệu tỷ đồng.

 Các chuỗi bán lẻ FDI chiếm vai trò quan trọng trong nền kinh tế Việt Nam. 

Mặc dù đạt được những thành công nhất định tại thị trường Việt Nam, nhiều doanh nghiệp FDI vẫn gặp phải một số rào cản trong quá trình vận hành. Một trong những vướng mắc mà các chuỗi bán lẻ FDI thường gặp phải là quá trình tạo lập, xuất và báo cáo hóa đơn với cơ quan vẫn chưa thực sự thuận lợi. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp FDI không thể tận dụng đối đa lợi thế về nguồn lực và công nghệ quản lý tiên tiến như CRM (Customer Relationshop Management – Quản trị quan hệ khách hàng), ERP (Enterprise resource planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)…, về lâu dài dẫn đến sự kém đồng bộ trong quy trình hoạt động.
Đó chính là lí do mà ngày càng nhiều doanh nghiệp bán lẻ FDI cân nhắc chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử để thay thế cho hình thức hóa đơn giấy.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Những lợi ích ưu việt của hóa đơn điện tử đối với các chuỗi bán lẻ FDI

Để có thể duy trì sự phát triển và mở rộng quy mô tại Việt Nam, các chuỗi bán lẻ FDI phải luôn đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất và hiệu quả trong quy trình vận hành. Hóa đơn điện tử chính là mắt xích quan trọng tạo nên điều đó với những lý do dưới đây:

2.1. Hóa đơn điện tử có thể được tích hợp với hệ thống ERP, CRM của chuỗi bán lẻ FDI

Đây là lợi ích thiết thực nhất thúc đẩy các doanh nghiệp bán lẻ FDI chuyển từ hình thức hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Với nguồn lực khổng lồ cùng những lợi thế về ứng dụng công nghệ để quản lý hoạt động, các doanh nghiệp bán lẻ FDI nói riêng và toàn bộ các doanh nghiệp FDI tại Việt Nam nói chung đều lựa chọn tích hợp phần mềm CRM, ERP hay các phần mềm quản lý nội bộ khác nhằm tối thiểu hóa vai trò thủ công của con người và tự động hóa các công đoạn hoạt động. Sự tồn tại của hóa đơn giấy không còn thích hợp bởi hình thức hóa đơn này không tận dụng được lợi thế mà CRM, ERP mang lại, cũng như không đảm bảo tính nhất quán trong định hướng tự động hóa của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử, mặt khác, lại là lựa chọn rất phù hợp với các chuỗi bán lẻ FDI. Hóa đơn điện tử cho phép tích hợp sâu vào hệ thống CRM, ERP của doanh nghiệp nhằm tự động hóa quá trình xuất hóa đơn, giảm thiểu vai trò của con người và cho phép sử dụng nguồn lực vào mục đích khác. Điều này cũng giúp các chuỗi bán lẻ FDI hạn chế sai sót, thất thoát hóa đơn cũng như tiết kiệm tối đa chi phí.

 Hóa đơn điện tử tích hợp với CRM/ERP của chuỗi bán lẻ FDI mang lại nhiều lợi ích. 

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn gián tiếp giúp các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ kết nối với nhà cung ứng. Phần mềm hóa đơn điện tử khi được tích hợp với hệ thống CRM/ERP cho phép cửa hàng bán lẻ tự động hóa bước đối chiếu đơn đặt hàng, danh mục hàng vận chuyển đến kho và hóa đơn của nhà cung ứng gửi sang. Ngay khi nhận được danh sách hàng hóa được và hóa đơn, hệ thống tích hợp sẽ tiến hành đối chiếu 3 luồng để đảm bảo sự đồng nhất thông tin. Nếu không phát hiện sai sót thì cửa hàng sẽ tiến hành thanh toán.
Dễ thấy rằng toàn bộ các công việc vốn dĩ cần rất nhiều thời gian và công sức của con người đã bị loại bỏ. Chỉ khi phát hiện sai lệch thì phần mềm mới tạo thông báo để nhân viên cửa hàng chuỗi bán lẻ tiến hành kiểm tra.

2.2. Hóa đơn điện tử giảm thiểu thủ tục hành chính, gỡ bỏ rào cản ngôn ngữ

Một trong những trở ngại lớn nhất khiến các nhà đầu tư nước ngoài do dự khi đầu tư vào Việt Nam là các thủ tục hành chính. Các thủ tục về lập, khởi tạo và phát hành hóa đơn vốn cũng không phải là ngoại lệ. Tuy nhiên, với sự xuất hiện của hóa đơn điện tử, 90% thủ tục hành chính rườm rà gây trở ngại cho các doanh nghiệp FDI nói chung và chuỗi bán lẻ FDI nói riêng trước đây đã bị loại bỏ. Từ việc xin cấp phép xuất hóa đơn cho đến báo cáo tình trạng hóa đơn cho Chi cục Thuế đều có thể thao tác thông qua phần mềm hóa đơn điện tử một cách nhanh gọn.
Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn giúp các chuỗi bán lẻ FDI hạn chế tối đa sai sót, nhầm lẫn do cách biệt về ngôn ngữ, văn hóa, pháp luật với nước sở tại. Việc quản lý hóa đơn sẽ giảm thiểu chi phí; hóa đơn cũng có thể chuyển giao một cách dễ dàng thông qua email, máy tính người nhận.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Circle K - Chuỗi bán lẻ FDI điển hình áp dụng thành công hóa đơn điện tử

Circle K có thể xem là chuỗi bán lẻ điển hình sử dụng hóa đơn điện tử và đạt được hiệu quả rực rỡ. Bắt đầu từ năm 1951 tại Texas, Mỹ, Circle K hiện nay đã trở thành một trong những chuỗi bán lẻ uy tín và nổi tiếng với hơn 15,000 cửa hàng trên toàn thế giới. Tại Việt Nam, Cirlce K nằm trong top các chuỗi cửa hàng FDI có doanh thu lớn nhất trong nhiều năm trở lại đây.
Sớm nhận thấy tầm quan trọng và lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử, cùng với việc tham dự tập huấn của cơ quan Thuế với các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, Circle K đã lựa chọn Thái Sơn là nhà cung ứng triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice và tích hợp E-Invoice với phần mềm quản lý doanh nghiệp của SAP cho hệ thống cửa hàng trên toàn quốc.

 
Circle K và Thái Sơn hợp tác tích hợp hóa đơn điện tử vào hệ thống SAP. 

Sau thời gian ngắn chạy thử, vào ngày 1 tháng 10 năm 2017, Circle K đã chính thức sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch. Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp được tích hợp với phần mềm hóa đơn E-Invoice của Thái Sơn hoạt động ổn định, thông tin trên hóa đơn được đảm bảo chính xác, tiện lợi.
Khi triển khai phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, các khách hàng của Circle K có thể chủ động tra cứu, xem và sao lưu hóa đơn điện tử thông qua website hay nhận hóa đơn điện tử qua mail thay vì nhận hóa đơn giấy. E-Invoice giúp chuỗi bán lẻ Circle K loại bỏ chi phí in ấn và gửi hóa đơn truyền thống, tiết kiệm thời gian chờ nhận được hóa đơn, tránh được các rủi ro mất, cháy, nhàu nát hư hỏng hóa đơn; từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ngoài chức năng xuất hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invocie còn hỗ trợ lập báo cáo, thống kê hàng hóa, hỗ trợ đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn và danh mục hàng hóa được nhà cung ứng vận chuyển đến, giúp chuỗi bán lẻ Circle K đảm bảo tiến độ, nâng cao hiệu suất hoạt động.
Bên cạnh Circle K, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice của công ty Thái Sơn cũng đã và đang là đối tác cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho nhiều thương hiệu hàng đầu trong nước như Honda, AEON, Lotte, KFC, Samsung, DHL, Lazada….
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 - Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
• Hotline: 19004767 hoặc 19004768
• Tel: 024.3754.5222
• Website: https://einvoice.vn/